Spesen sind Kosten, die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte entstehen. Sie fallen typischerweise bei Dienstreisen an und umfassen Ausgaben für Verpflegung, Übernachtung oder Fahrtkosten. Der Arbeitgeber erstattet diese Kosten, weil sie ausschließlich beruflich veranlasst sind und dem Arbeitnehmer kein persönlicher Vorteil entsteht.
Für HR-Abteilungen und Arbeitgeber ist das Thema Spesen aus zwei Gründen relevant: Zum einen müssen Erstattungen korrekt und nachvollziehbar dokumentiert werden, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Zum anderen schafft ein klarer Umgang mit Spesen Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden und reduziert Rückfragen erheblich.
Was sind Spesen? Definition und Abgrenzung
Spesen sind alle Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer im Zuge einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen und die der Arbeitgeber erstattet. Der Begriff wird im deutschen Sprachraum häufig synonym mit Reisekosten verwendet, ist jedoch etwas weiter gefasst: Er schließt neben den eigentlichen Fahrtkosten auch Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten ein.
Spesengeld bezeichnet den Betrag, den der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden für diese Ausgaben auszahlt oder erstattet. Dabei kann die Erstattung auf Basis tatsächlicher Belege erfolgen oder über pauschale Beträge, die das Finanzamt als steuerfrei anerkennt.
Eine Abgrenzung ist wichtig: Spesen entstehen nur bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Fahrten zwischen Wohnung und regulärer Arbeitsstätte zählen nicht dazu, sie werden steuerlich über die Pendlerpauschale abgebildet.
Welche Arten von Spesen gibt es?
Spesen lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:
Verpflegungskosten entstehen, wenn Mitarbeitende aufgrund einer Dienstreise nicht zu Hause essen können. Der Gesetzgeber erkennt hierfür Pauschalen an, den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Maßgeblich ist die Abwesenheitsdauer vom Wohnort oder der ersten Tätigkeitsstätte.
Übernachtungskosten fallen an, wenn eine Dienstreise einen oder mehrere Tage dauert. Sie können über Belege nachgewiesen oder über die gesetzliche Übernachtungspauschale abgerechnet werden.
Fahrtkosten umfassen alle Kosten für die Anreise zum auswärtigen Einsatzort. Dazu zählen Bahntickets, Flüge, Mietwagen oder die Nutzung des Privatwagens, der über eine Kilometerpauschale abgerechnet wird.
Reisenebenkosten sind sonstige beruflich veranlasste Ausgaben, zum Beispiel Parkgebühren, Taxikosten, Gepäckaufbewahrung oder Trinkgelder bei Geschäftsessen.
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Mit dem Reisekosten-Modul von Rexx Systems erfassen Mitarbeitende ihre Spesen digital, Belege werden zentral gespeichert und die Abrechnung läuft gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorgaben automatisch ab.
Spesensätze in Deutschland: Welche Pauschalen gelten?
Das Bundesfinanzministerium legt die steuerlich anerkannten Spesensätze für Deutschland jährlich fest. Sie bilden die Grundlage für eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber.
Verpflegungspauschalen Inland (2026):
| Abwesenheitsdauer | Pauschale |
| Mindestens 8 Stunden | 14 Euro |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | 14 Euro |
Diese Sätze gelten seit 2021 unverändert. Eine Anhebung auf 16 und 32 Euro war im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant, wurde jedoch nicht umgesetzt.
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, wird die Pauschale tagesbezogen gekürzt: Frühstück mindert die Tagespauschale um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.
Übernachtungspauschale Inland: 20 Euro pro Nacht, wenn kein Beleg vorgelegt wird. Bei Vorlage eines Hotelbelegs wird der tatsächliche Betrag erstattet.
Kilometerpauschale: Bei Nutzung des Privatwagens können 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden. Ab dem 21. Kilometer auf derselben Strecke gilt ein erhöhter Satz von 0,38 Euro.
Für Dienstreisen ins Ausland gelten abweichende Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium länderspezifisch festlegt. Zum 1. Januar 2026 hat das BMF die Auslandspauschalen für rund 40 Länder neu bewertet und angepasst. Die aktuellen Werte finden sich im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, Spesen sind innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschalen steuerfrei. Das bedeutet: Erstattet der Arbeitgeber Verpflegungskosten bis zur Höhe der gesetzlichen Tagespauschale, muss der Mitarbeitende diesen Betrag nicht versteuern. Der Arbeitgeber zahlt darauf auch keine Sozialversicherungsbeiträge.
Überschreitet die Erstattung die Pauschale, ist der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Er muss in der Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigt werden. Arbeitgeber können den übersteigenden Betrag alternativ pauschal mit 25 Prozent versteuern und so die Mitarbeitenden von der individuellen Steuerpflicht befreien.
Für den Arbeitgeber sind Spesenzahlungen generell als Betriebsausgaben absetzbar, unabhängig davon, ob sie die Pauschalen über- oder unterschreiten.
Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist die formelle Aufstellung aller Ausgaben, die ein Mitarbeitender auf einer Dienstreise hatte. Sie bildet die Grundlage für die Erstattung durch den Arbeitgeber und muss den steuerrechtlichen Anforderungen genügen.
Eine vollständige Spesenabrechnung enthält folgende Angaben:
- Name des Mitarbeitenden und Abteilung
- Reisedatum, Reiseziel und Zweck der Reise
- Beginn und Ende der Abwesenheit für die Berechnung der Verpflegungspauschalen
- Auflistung aller entstandenen Kosten nach Kategorie
- Belege für Übernachtungen, Fahrtkosten und Reisenebenkosten
- Angabe der gefahrenen Kilometer bei Nutzung des Privatwagens
Fehlende oder unvollständige Angaben führen häufig zu Rückfragen in der Buchhaltung und verzögern die Auszahlung. Ein standardisierter Prozess mit klaren Vorlagen reduziert diesen Aufwand auf beiden Seiten.
Spesen in der Praxis: Worauf Sie als Arbeitgeber achten sollten
Für Unternehmen empfiehlt sich eine interne Spesenrichtlinie, die folgende Punkte regelt:
- Welche Kosten werden erstattet und in welcher Höhe?
- Gelten die gesetzlichen Pauschalen oder gibt es abweichende Betriebsvereinbarungen?
- Bis wann müssen Spesenabrechnungen eingereicht werden?
- Welche Belege sind zwingend erforderlich?
- Wie läuft der Genehmigungsprozess ab?
Eine klare Richtlinie schafft Verbindlichkeit für alle Beteiligten und verhindert, dass Mitarbeitende und HR-Abteilung unterschiedliche Erwartungen haben. Gerade bei Unternehmen mit regelmäßig reisenden Mitarbeitenden lohnt sich der Einsatz einer digitalen Lösung, die Belege, Pauschalen und Genehmigungsprozesse zentral abbildet.
Spesen – Häufige Fragen und Antworten
Was sind Spesen?
Spesen sind beruflich veranlasste Ausgaben, die Mitarbeitenden bei Dienstreisen oder auswärtigen Tätigkeiten entstehen, zum Beispiel für Verpflegung, Übernachtung oder Fahrtkosten. Der Arbeitgeber erstattet diese Kosten.
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, innerhalb der gesetzlich festgelegten Pauschalen sind Spesen steuerfrei. Überschreitet die Erstattung die Pauschale, ist der darüber liegende Betrag lohnsteuerpflichtig.
Was sind die aktuellen Spesensätze in Deutschland?
Für Inlandsreisen gilt eine Verpflegungspauschale von 14 Euro bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro für volle Reisetage. Die Kilometerpauschale für Privatwagen beträgt 0,30 Euro je Kilometer.
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?
Reisekosten bezeichnen im engeren Sinne die Fahrtkosten einer Dienstreise. Spesen ist der umfassendere Begriff und schließen zusätzlich Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten ein.
Wie werden Spesen abgerechnet?
Mitarbeitende reichen eine Spesenabrechnung mit allen relevanten Belegen und Angaben zu Reiseziel, Reisezweck und Abwesenheitsdauer ein. Die Buchhaltung prüft die Abrechnung und erstattet die Kosten.
