Alle Jahre wieder: Kaum ist das neue Jahr gestartet, stehen HR-Abteilungen vor der Frage, welche rechtlichen Änderungen sie konkret betreffen.
Auch 2026 bringt spürbare Neuerungen: von verbindlicher Entgelttransparenz über weitergehende Digitalisierungspflichten infolge des Bürokratieentlastungsgesetzes IV bis hin zu strategischen Herausforderungen wie der Ablösung großer HR-Systeme, dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und der Nachfolgeplanung angesichts der Boomer-Rentenwelle.
Aktuelle Marktforschungen zeigen: Der Fokus vieler HR-Teams liegt weiterhin auf drei Themen, nämlich der strategischen Ausrichtung der Belegschaft, der Nutzung digitaler Technologien (insbesondere KI) sowie der Reduzierung operativer Komplexität. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen. Genau hier setzt dieser Überblick an.
Sieben wichtige arbeitsrechtliche Neuerungen
Legen wir genau darauf den Fokus – schließlich haben Sie hier keine Wahl, sondern müssen in vielen Bereichen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen nachkommen. Das nächste Meeting ruft, Sie haben wenig Zeit? Hier kommt der Überblick, was 2026 für HR-Verantwortliche in Deutschland relevant ist:
1. Bürokratieentlastungsgesetz IV: Weniger Formvorgaben, mehr digitale Prozesse:
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV setzt der Gesetzgeber den Kurs fort, formale Hürden im Arbeitsrecht abzubauen und digitale Prozesse rechtsicher zu ermöglichen. Auch 2026 wirken sich diese Änderungen weiter auf den HR-Alltag aus, weniger durch spektakuläre Einzelregelungen, sondern durch eine grundlegende Verschiebung weg von papiergebundenen Verfahren.
Zentral ist die Abkehr von der strengen Schriftform in zahlreichen arbeitsrechtlichen Konstellationen zugunsten der Textform. Arbeitsverträge können weiterhin digital geschlossen werden, ebenso können viele arbeitsrechtlich relevante Erklärungen elektronisch übermittelt werden, sofern sie dauerhaft zugänglich und nachvollziehbar sind. Damit entfällt in vielen Fällen die Pflicht zu handschriftlichen Unterschriften und physischer Archivierung.
Für Unternehmen bedeutet das jedoch nicht nur nur Erleichterung, sondern auch neue Anforderungen. Digitale Prozesse müssen so gestaltet sein, dass Inhalte vollständig, eindeutig und reproduzierbar dokumentiert werden können. Verträge, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen müssen strukturiert abgelegt und im Zweifel jederzeit vorgelegt werden können.
2. Mindestlohn und Minijob-Grenze 2026:
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 Euro pro Stunde. Auf dieser Grundlage liegt die monatliche Verdienstgrenze für Minijobs bei 603 Euro. Zum 1. Januar 2027 ist bereits eine weitere Erhöhung des Mindestlohns auf 14,90 Euro pro Stunde vorgesehen.
Zusätzlich wurde die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung angehoben. Im Ersten Ausbildungsjahr beträgt sie 2026 724 Euro brutto. Diese Anpassungen wirken sich unmittelbar auf bestehende Vergütungsmodelle, Arbeitszeitberechnungen und Vertragsgestaltungen aus.
Besonders bei geringfügigen Beschäftigungen besteht weiterhin das Risiko, dass Überstunden, Zuschläge oder saisonale Schwankungen unbeabsichtigt zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung führen. Die korrekte Einordnung bleibt damit ein dauerhaft relevantes Thema.
3. Arbeitszeit und Zeiterfassung:
Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung ist spätestens 2026 gelebte Realität. Der rechtliche Rahmen ist gesetzt, der Fokus liegt nun auf der praktischen Umsetzung und der Nachweisfähigkeit im Alltag.
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen müssen zuverlässig erfasst werden, unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Büro, im Homeoffice oder mobil erbracht wird. Flexible Arbeitszeitmodelle erhöhen dabei die Anforderungen an Transparenz und Kontrolle.
Arbeitszeitdaten gewinnen zudem über die reine Pflichterfüllung hinaus an Bedeutung. Sie sind Grundlage für die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstundenregelungen und spielen eine zentrale Rolle bei Prüfungen und Streitfällen
4. Entgelttransparenz wird Pflicht:
Das wohl wichtigste Thema für HR 2026: Die Entgelttransparenzrichtlinie greift nun verbindlich.
Unternehmen müssen:
- geschlechtsunabhängige, objektive Entgeltkriterien definieren,
- Gehaltsstrukturen dokumentieren,
- Auskunftsansprüche von Mitarbeitenden rechtssicher beantworten können.
Darüber hinaus entstehen dokumentations- und teilweise berichtspflichtige Anforderungen, insbesondere in größeren Unternehmen. Entgeltstrukturen, Vergütungslogiken und Gehaltsentwicklungen müssen konsistent abgebildet und erklärbar sein.
Gerade für Kunden von Rexx Systems ist dies ein zentrales Handlungsfeld. Ohne strukturierte Daten, saubere Rollenmodelle und nachvollziehbare Vergütungslogiken ist Entgelttransparenz kaum umsetzbar.
Mehr als Arbeitsrecht: Strategische HR-Themen 2026
5. Künstliche Intelligenz und der EU AI Act:
Mit dem EU AI Act wird der Einsatz Künstlicher Intelligenz erstmals umfassend reguliert. Ab 2026 betrifft dies auch zahlreiche Anwendungen im Personalbereich, insbesondere dort, wo KI Entscheidungen vorbereitet oder beeinflusst.
Dazu zählen unter anderem KI-gestützte Bewerbervorauswahl, Profilanalysen, Skill-Matching, Leistungsbewertungen oder Prognosen zur Personalplanung. Solche Systeme unterliegen erhöhten Anforderungen an Transparenz, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Risikobewertung.
Die Suche nach Automatisierungspotenzialen durch KI nimmt weiter zu, etwa bei:
- Analyse von Gehaltsstrukturen (Entgelttransparenz)
- Unterstützung im Recruiting
- Automatisierte Workflows und Auswertungen
Der EU AI Actsetzt hierfür neue regulatorische Rahmenbedingungen, die HR-Systeme berücksichtigen müssen.
6. Berichtspflichten und interne Transparenz:
Neben individuellen Auskunftspflichten gewinnen auch unternehmensweite Berichtspflichten an Bedeutung. Vergütungsstrukturen, Entgeltgleichheit und personelle Zusammensetzung müssen zunehmend systematisch ausgewertet und dokumentiert werden.
Diese Anforderungen betreffen nicht nur externe Prüfungen, sondern auch interne Entscheidungsprozesse, etwa im Rahmen von Unternehmenssteuerung, Mitbestimmung oder strategischer Personalplanung. Transparenz wird damit zu einem dauerhaften Bestandteil moderner Unternehmensführung.
7. Souveränität europäischer Digitalisierung Datenschutz, europäisches Hosting und technologische Unabhängigkeit gewinnen an Bedeutung, insbesondere bei sensiblen HR-Daten. Viele Unternehmen hinterfragen 2026 bewusster, wo ihre Daten liegen und wie souverän ihre Systeme aufgestellt sind.
Fazit: 2026 ist ein HR-Jahr mit klarer Richtung
Weniger Papier, mehr Digitalisierung, aber auch deutlich mehr Verantwortung, Informations-, Auskunfts- und Berichtspflichten, Arbeitszeiterfassung.
Entgelttransparenz und KI-Regulierung greifen 2026 ineinander und erhöhen Anforderungen an Strukturen, Prozesse und Datenqualität.
Für HR-Teams bedeutet das:
- rechtssicher umsetzen,
- strategisch vorausdenken,
- Prozesse digital und transparent aufstellen.
Genau hier entscheidet sich, ob HR zum reinen Umsetzer oder zum strategischen Gestalter wird.
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