Desksharing – bei diesem Wort richten sich selbst bei so manchem Verfechter der hybriden Arbeitskultur die Nackenhaare auf. Wer gibt schon gerne seinen festen Arbeitsplatz auf, nur um sich zukünftig mit Kollegen um die besten Arbeitsplätze zu raufen, ähnlich wie beim Wühltisch am Discounter? Was Arbeitnehmern jedoch oft nicht klar ist: Desksharing ist so viel mehr als nur den Schreibtisch mit den Kollegen zu teilen. Es eröffnet eine ganz neue Welt des Arbeitens und Arbeitgebern zugleich die Chance, Kosten für Büroflächen einzusparen.
Hybride Arbeitsmodelle erfordern neue Raumkonzepte
Schon vor der COVID19-Pandemie waren Büroflächen in Unternehmen meistens weit von der vollen Belegung entfernt. Leerstände durch nicht besetzte Stellen sowie Abwesenheiten von Mitarbeitern durch Urlaub, Dienstreisen oder Erkrankungen zeichnen dafür verantwortlich, dass selbst in reinen Präsenzbüros regelmäßig große Teile der Kapazität ungenutzt bleiben. Noch stärker trat dieser Umstand während des verstärkten Homeoffice der letzten zwei Jahre zu Tage – ganze Großraumbüros waren verwaist, nur einzelne Mitarbeiter am Schreibtisch, um die Stellung zu halten.
Arbeitgeber wie Arbeitnehmer tendieren aktuell dazu, hybride Arbeitsmodelle in der Kombination aus In- und Homeoffice als Dauerlösung zu etablieren. Die Konstanzer Homeoffice-Studie, durchgeführt von der Universität Konstanz, hat gezeigt, dass mit 68 Prozent mehr als zwei Drittel der Arbeitnehmer hybride Arbeitsmodelle bevorzugen. 29 Prozent der Arbeitgeber wollen Büroflächen abbauen – und 17 Prozent haben dies bereits getan.
Die Mitarbeiter arbeiten in hybriden Modellen zum Teil von zu Hause aus und kommen für bestimmte Aufgaben ins Büro, etwa für die Arbeit im Team, kreative Ideenfindungsprozesse oder den persönlichen Austausch. Der Charakter des Büros verändert sich ebenso wie die Art der Zusammenarbeit. Dies muss sich auch in veränderten Raumkonzepten ausdrücken, die den neuen Anforderungen gerecht werden.
Activity-Based-Working: wenn sich Räume an Aufgaben anpassen
Der Begriff des Desksharings legt nahe, dass sich zwei oder mehr Mitarbeiter denselben Arbeitsplatz teilen. Doch dies ist nur ein kleiner Teil des großen Ganzen. Unter diesem Begriff fasst man nämlich – zugegebenermaßen ein wenig oberflächlich – alle Möglichkeiten zusammen, um ein modernes Arbeitsumfeld mit mehr Dynamik und Individualität zu schaffen. So kann Desksharing neben dem Teilen eines Arbeitsplatzes noch viel mehr bedeuten, etwa:
- Änderung bestehender Büroflächen in Desksharing-Zonen, in denen sich die Mitarbeiter für Präsenztage „einmieten“ können
- Einrichtung von Interaktions- und Kommunikationsflächen
- Fokusräume für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten
- Angebot von Rückzugsorten
- Lounge-Ecken für Treffen in lockerer Atmosphäre
Man spricht von Task- oder Activity-Based-Working: Die Organisationsstruktur beruht darauf, starre Raumkonzepte aufzulösen und durch variable, mitwachsende Elemente zu ersetzen, die sich an den anstehenden Aktivitäten und Aufgaben orientieren. Deshalb gibt es auch nicht das eine Raumkonzept, das zu allen Unternehmen passt. Es ist zwingend erforderlich, es an die individuellen Anforderungen der Teams und die Gewichtung der Aufgaben anzupassen.
Angst vor Veränderungen blockiert Desksharing-Modelle
Der größte Feind moderner Desksharing-Arbeitsmodelle sind Vorbehalte und Angst. Die Auflösung klassischer Strukturen bringt vielfältige Veränderungen mit sich, auf die die Mitarbeiter häufig zurückhaltend oder sogar kritisch reagieren. Im schlimmsten Fall lehnen sie das neue Raumkonzept vollständig ab, was in der Summe zwingend zum Scheitern führen muss. Verstehen sie Desksharing lediglich als wechselnden Arbeitsplatz, können sie die Vorzüge des hybriden Arbeitsmodells nur teilweise nutzen – und verschenken so wertvolles Potenzial.
Doch wie lässt sich die Angst vor dem Unbekannten besiegen? Ein neues Raumkonzept sollte den Mitarbeitern nicht von oben übergestülpt, sondern von ihnen mitgestaltet werden. Wichtigste Basis sind dafür detaillierte Mitarbeiterbefragungen. Diese können in eine Art von Testphase übernommen werden. So lässt sich in einem isolierten Rahmen (z. B. eine Abteilung oder ein Großraumbüro) ein Test durchführen. Im laufenden Betrieb werden Schwächen eines Raumkonzepts schnell sichtbar. Erneute Befragungen der Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, das Feedback direkt in das finale Raumkonzept einfließen zu lassen und es so noch besser an die Anforderungen der Mitarbeiter anzupassen.
Entscheidend sind also die richtige Kommunikation und Transparenz. Nur wenn die Arbeitnehmer verstehen, welche Veränderungen kommen und welche positiven Seiten diese mit sich bringen werden, können sie diese mittragen und gestalten. Ist dies nicht der Fall, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich die Arbeitnehmer mit der Situation unwohl fühlen und im schlimmsten Fall sogar den Arbeitgeber wechseln, weil ihnen der feste Rahmen ihres früheren Arbeitsplatzes fehlt.
Desksharing mithilfe von Software auf ein sicheres Fundament stellen
Ziel moderner Raumkonzepte ist einerseits, die Mitarbeiter bestmöglich in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, andererseits aber auch Büroflächen einzusparen. Für die Mitarbeiter stellt sich jedoch die Frage, wie sie es schaffen, einen geeigneten Arbeitsplatz zu ergattern. Immerhin ist es wenig erfreulich, morgens schon eine Stunde eher kommen zu müssen, weil es sonst vielleicht keinen freien Stuhl mehr gibt.
Bei der Organisation des Desksharings sollten Arbeitgeber auf eine professionelle Workspace-Management-Software setzen. Diese ermöglicht es, die bestehenden Kollaborationsflächen, Besprechungsräume und nicht zuletzt einzelne Arbeitsplätze im Voraus fest zu buchen. So weiß der Mitarbeiter schon am Tag zuvor, welchen Schreibtisch er am nächsten Tag ansteuern darf. Dies unterstützt die Mitarbeiter bei der Planung ihrer Präsenz-Arbeitstage und den Arbeitgeber dabei, Leerstände zu reduzieren und eine volle Auslastung bei einem gleichzeitig geringeren Bedarf an Büroflächen zu realisieren.
Alternative Raumkonzepte für jedes Unternehmen?
Ob sich die Überarbeitung des bestehenden Raumkonzepts für ein Unternehmen lohnt, ist eine höchstindividuelle Entscheidung. So kommt es etwa auf die Raumverhältnisse und deren Auslastung ebenso an wie auf den Anteil an hybrid arbeitenden Teammitgliedern und deren bevorzugte Arbeitszeiten. Nicht für jedes Unternehmen sind Modelle wie Desksharing geeignet. Arbeitgeber sollten zunächst auf eine Mitarbeiterbefragung setzen. So finden sie heraus, von welchen Wünschen und Bedürfnissen ihre Mitarbeiter getrieben sind und mit welchen Maßnahmen sie diesen entgegenkommen könnten.
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