Was ist eigentlich die Aufgabe von HR? Einst definierten sich Personaler vorwiegend über verwaltende Tätigkeiten von der Lohnabrechnung bis zur Personalakte. Seit einigen Jahren verändert sich die Rolle von HR zunehmend. Doch obwohl sich die Personaler ihren veränderten Prioritäten durchaus bewusst sind, gehen die Veränderungen nur langsam vonstatten. Der Grund dafür klingt überraschend: Die HR-Manager kümmern sich nicht um die richtigen Aufgaben.
Veränderte Prioritäten im HR-Bereich
Lohnabrechnung, Verwaltung der Mitarbeitenden, Zeitwirtschaft und Ablage – solche Routineaufgaben haben im Personalwesen nicht an Bedeutung verloren. Und doch haben sich die Prioritäten deutlich verschoben. In vielen Branchen ist der Fachkräftemangel eine große Herausforderung und hat neben dem aufwendigen Recruiting auch das Employer Branding und die Optimierung der Mitarbeiterbindung ins Zentrum der Betrachtung gerückt.
Die COVID19-Pandemie hat einige weitere Faktoren in die Waagschale geworfen und die Prioritäten von HR zusätzlich verändert. Wie gelingt es, Mitarbeitende trotz Dauer-Homeoffice ins Team zu integrieren? Wie können wir belastbare, hybride Modelle schaffen, die auch in den Jahren nach der Pandemie Bestand haben?
Der Fokus von HR verschiebt sich zunehmend weg von verwaltenden Tätigkeiten und hin zu strategischen Themen, die das ganze Unternehmen angehen. HR-Manager wären gerne die strategischen Partner anderer Abteilungen. Doch die Realität sieht anders aus.
Immer noch zu hoher Verwaltungsanteil
Studien zeigen, dass der Verwaltungsanteil in deutschen HR-Abteilungen immer noch sehr hoch ist. Während Personaler von strategischen Aufgaben träumen, verlieren sie noch immer einen großen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit für Routineaufgaben.
Freiraum könnte sich HR mit durchdachten Softwarelösungen schaffen, die Routineaufgaben wie die Verwaltung von Urlaubsanträgen, die Stammdatenverwaltung oder das Bewerbermanagement vereinfachen. So lassen sich interne Prozesse straffen und es wird Kapazität frei, die HR in strategische Themen investieren kann.
Digitale Transformation vs. Tagesgeschäft: Es geht schleppend voran
Obwohl sich viele HR-Manager der veränderten Prioritäten von HR durchaus bewusst sind, verharren sie dennoch oft in einer Art von Schockstarre: Um mehr Automatisierung und eine Veränderung der Rolle zu erreichen, ist ein Umdenken erforderlich. Um die Arbeit im Personalbereich zu revolutionieren, müssen sie ins Handeln kommen, ihre eigene Haltung verändern, die digitalen Skills der Mitarbeitenden fördern und auch inner- und außerhalb der Abteilung für die veränderte Rolle von HR werben.
Die Umsetzung dieser höheren Ziele scheitert am Tagesgeschäft. Da können die Ambitionen noch so groß sein – brennt der Termin für die Fertigstellung der Payroll bereits unter den Fingernägeln, müssen die großen Digitalisierungspläne doch noch einmal verschoben werden. Und so kommt es, dass die anfängliche Motivation in vielen Bereichen früher oder später von der Realität eingeholt wird: Eigentlich bleibt im Alltag gar nicht die Zeit, um größere Digitalisierungsprojekte umzusetzen.
Mangels ausreichender Kapazität kommen viele HR-Manager gar nicht dazu, sich um strategische Themen und den Ausbau von HR zum Business-Partner anderer Abteilungen zu kümmern. Doch gerade jetzt sind sie gefragt: Soll sich zukünftig etwas verändern, müssen sie sich jetzt um ein Umdenken bemühen. Der Personalbereich ist hier noch stärker gefordert als andere Abteilungen, da er im Bereich der digitalen Transformation eine Vorreiterstellung und Vorbildfunktion auch für andere Unternehmensbereiche übernehmen soll.
Der Weg zur digitalen Transformation ist zweigeteilt
Doch wie lässt sich die digitale Transformation nun in Gang setzen? Der richtige Weg wäre, zunächst jene Prozesse zu identifizieren, die ein hohes Automatisierungspotenzial bieten und diese Schritt für Schritt durch geeignete Softwarelösungen zu automatisieren. Es wäre allerdings ein Fehler, jeden Prozess isoliert für sich zu sehen und ihn unverändert auf digitale Beine zu stellen.
Thorsten Dirks, der frühere Vorstandsvorsitzende von Telefónica Deutschland, sagte es einst treffend: „Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“
Klare Worte, die jedoch auf einer wichtigen Erkenntnis fußen: Software und Technik alleine machen noch keine digitale Transformation aus.
HR-Manager müssen ihren Fokus deshalb auf zwei Themen richten. Zum einen müssen sie sicherstellen, dass die eingesetzte Software nahtlos ineinandergreift und anstelle zahlreicher autarker Insellösungen ein großes Ganzes entsteht, mit dem die Mitarbeitende effizient und möglichst ablenkungsfrei arbeiten können. Und zum anderen müssen sie sich darauf konzentrieren, die Mitarbeitende auf den digitalen Veränderungsprozess vorzubereiten.
Mitarbeitende im Zentrum (anstelle der Software)
Obwohl intelligente Software für die Digitalisierung unverzichtbar ist, sollte der Fokus im Prozess der digitalen Transformation auf den Mitarbeitern ruhen. Denn sind diese nicht bereit, sich mit neuen Technologien zu beschäftigen, die Veränderungen mitzutragen und die Entfaltung eines digitalen Mindsets zuzulassen, wird selbst die ideale Software nicht den gewünschten Effekt erzielen. HR-Manager übernehmen jetzt die Rolle von Missionaren, die selbst mit gutem Beispiel vorangehen, die Ausbildung digitaler Skills fördern und die Weichen für eine erfolgreiche Veränderung stellen.
Dabei sollten sie einen weiteren Aspekt nicht übersehen, der sich erst in den letzten Jahren verstärkt bemerkbar macht: die Online-Müdigkeit vieler Arbeitnehmer. Viele Online-Meetings, virtuelle Kaffeepausen, die Arbeit am Computer, die ständige Verfügbarkeit und Aufmerksamkeit sogar über die Grenzen der Arbeitszeit hinaus – die vielen Systeme und Onlineveranstaltungen sorgen dafür, dass der Konzentrationsfluss immer wieder unterbrochen wird. Oft nimmt man die Ablenkung nicht einmal wahr, wenn eine E-Mail aufploppt, ein kurzer Anruf erledigt wird oder man sich eben in einer anderen Softwarelösung einloggen muss.
Was heute nur eine kurze Ablenkung, eine kurze Verzögerung darstellt, kann langfristig zu Stress und Frust bis hin zum Burn-out führen. Verstärkt wird dies, wenn die Mitarbeitende häufig zwischen vielen verschiedenen Softwarelösungen wechseln müssen, die unterschiedliche Benutzeroberflächen aufweisen und gesonderte Log-ins erfordern. Man gewöhnt sich dadurch eine fragmentierte Arbeitsweise an, bei der immer nur wenige Minuten Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe verwendet werden können, anstatt sie wirklich fertigzustellen.
HR-Software auswählen: nicht nur eine Frage von Features
Bei der Auswahl von Softwarelösungen sollten die Verantwortlichen deshalb gut hinterfragen, ob diese die Mitarbeitende in ihrer Arbeitsweise unterstützen und die Aufgaben flexibel gestaltbar bleiben, oder ob sie gar eingeschränkt oder regelmäßig durch Benachrichtigungen unterbrochen werden.
Zudem gilt es, den Mitarbeitenden das Potenzial digitaler Prozesse aufzuzeigen. Verstehen sie, an welchen Stellen sie etwa Zeit einsparen oder wie die Lösungen Vorteile liefern, steigt die Akzeptanz. So erreicht das Management, dass die Arbeitnehmer die neuen Lösungen und Prozesse freiwillig nutzen, ohne dass es ihnen auferlegt wurde.
In Zusammenarbeit können neue Prozesse entstehen, in denen die Maschine zeitraubende Routineaufgaben erledigt, während der Mensch im Vordergrund steht – und sollte es idealerweise ja auch sein. Denn Lösungen können nur dann als solche bezeichnet werden, wenn sie den Menschen entlasten und ihn unterstützen, statt ihm noch mehr Zeit zu rauben.
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