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Was kann HR-Software in 2021?

12.02.2021
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Was kann HR-Software in 2021?

12.02.2021

Das Jahr 2020 war für den deutschen Mittelstand voller Herausforderungen. Doch nicht alles ist negativ: Durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie hat etwa die Digitalisierung einen enormen Schub bekommen. Für Unternehmer bedeutet dies jedoch, dass sie in Sachen digitale Softwarelösungen einiges aufzuholen haben. Seit große Teile der Belegschaft im Homeoffice sitzen, wächst der Bedarf an intelligenten, digitalen Softwarelösungen für den HR-Bereich, die den Personalbereich von zeitraubender Routine entlasten und Ressourcen für die Kernkompetenzen von HR freigeben.

Die Studie HR-Software 2021 des Hamburger Beratungshauses SoftSelect hat die abgedeckten Funktionen von 126 HR-Lösungen in den Fokus genommen. Die Ergebnisse zeigen eindrücklich, welche Funktionalitäten in den HR-Lösungen heute schon Standard sind, welche Trends sich abzeichnen und wo noch Aufholbedarf besteht. Die wichtigsten Insights aus der Studie werden im Folgenden zusammengefasst:

Für jeden Arbeitgeber eine geeignete HR-Softwarelösung

Die Studie zeigte, dass der HR-Softwaremarkt mittlerweile so breit aufgestellt ist, dass für nahezu jede Unternehmensgröße geeignete Lösungen zur Verfügung stehen. Rund zwei Drittel der untersuchten Softwareprodukte werden auch für kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern angeboten, sodass auch KMU eine für sie geeignete Lösung finden können. Deutlich mehr Auswahl haben größere Unternehmen – 95 Prozent der Produkte richten sich an Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern.

Die meisten Lösungen sind universell für verschiedenste Branchen einsetzbar – 93 Prozent der Anbieter stufen ihre HR-Software als branchenneutral ein. Etwas schwacher vertreten sind Lösungen, die die Anforderungen besonderer Branchen wie dem öffentlichen Dienst (83 Prozent) und der Landwirtschaft (82 Prozent) abdecken.

Auch bei der Art der Bereitstellung zeichnen sich in den letzten Jahren Veränderungen ab. Während 2017 noch 81 Prozent der HR-Software als Inhouse-Lösungen konzipiert waren, setzt sich der SaaS immer mehr durch. Der Bezug von Software über das Internet hat seit 2017 von 73 auf 80 Prozent aufgeholt und Inhouse-Lösungen mit 72 Prozent auf den zweiten Platz verdrängt. Verantwortlich zeugt dafür sicher auch die höhere Akzeptanz seitens der Personaler, weil die strengen Vorgaben des DSGVO das Vertrauen in die Sicherheit der Datenübertragung fördern. Das reine Mietmodell ASP (Application Service Providing) ist ebenso leicht rückläufig wie die vollständige Auslagerung von Geschäftsprozessen durch Business Service Providing (BPO).

Der Funktionsumfang von HR-Software: zwischen Allrounder und Spezialist

Der HR-Softwaremarkt teilt sich in Allrounder und Spezialisten auf. 74 Prozent der Lösungen decken die Personalverwaltung und ein HR-/Mitarbeiterportal ab. Funktionen wie Lohnabrechnung, Zeitwirtschaft oder Skillmanagement offerieren nur etwa die Hälfte der Lösungen. Am Markt gibt es zahlreiche spezialisierte HR-Softwarehersteller, die sich etwa rein auf das Angebot ausgeklügelter Lösungen für das Bewerbermanagement und Recruiting konzentrieren oder Lohnsoftware offerieren, die wirklich jeden möglichen Abrechnungsfall abbilden können.

Arbeitgeber haben so die Wahl zwischen gut miteinander verzahnten Insellösungen oder Allround-Lösungen, die bei Bedarf durch vereinzelte Spezialsoftware ergänzt wird. Dies gilt besonders dann, wenn sie speziellere Bereiche abdecken wollen, etwa die Fuhrparkverwaltung oder das Reisekostenmanagement. E-Learning-Lösungen sind nur in 23 Prozent der untersuchten HR-Software enthalten und können überwiegend von Spezialanbietern bezogen werden.

Die wichtigsten Fakten der Studie im Überblick

Die Studie erfasst in zahlreichen Teilbereichen den aktuellen Stand der Software-Landschaft:

Personalmanagement: Der Teufel steckt im Detail

Ob Personalstatistiken, digitale Personalakte, Mitarbeiterverwaltung oder Bewerberverwaltung, beim generellen Personalmanagement lohnt es sich, den Funktionsumfang bis ins kleinste Detail zu vergleichen. 78 Prozent der Anbieter geben etwa an, eine digitale Personalakte umgesetzt zu haben. Das Modul eignet sich jedoch nur selten tatsächlich dafür, um vollständig auf Papier zu verzichten. Vielmehr soll damit die betriebsinterne Zusammenarbeit erleichtert werden, ohne jedoch die Umsetzung des papierlosen Büros für sich zu beanspruchen.

Employee Self Services: mehr Selbstständigkeit für die Mitarbeiter

Employee Self Services ermöglichen es den Arbeitnehmern, Änderungen an ihren Daten eigenverantwortlich vorzunehmen. Dies entlastet HR von zeitraubenden Routineaufgaben und gibt den Mitarbeitern das Gefühl, jederzeit die Kontrolle über die beim Arbeitgeber gespeicherten Daten zu haben. Tatsächlich bieten 86 Prozent der untersuchten Lösungen Employee Self Services an, über die Mitarbeiter ihre Stammdaten bearbeiten, Abwesenheiten erfassen oder Urlaubsanträge stellen können. Insbesondere von Genehmigungsprozessen geht ein hohes Zeitsparpotenzial aus – lassen sich die Lösungen individuell konfigurieren, können über die Systeme selbst komplexe Genehmigungsverfahren wesentlich beschleunigt werden.

Payroll: Es kommt auf die Anforderungen an

Standards wie eine Personalstandstatistik, Auszahlungslisten, die Bruttolohnabrechnung oder Rückrechnungen ermöglicht fast jede HR-Lohnsoftware.

Der Teufel steckt jedoch im Detail, wenn es um die Lohnabrechnung spezieller Lohnarten wie Heimarbeiterlohn (68 Prozent) oder die Anforderungen bestimmter Branchen wie dem öffentlichen Dienst oder dem Baulohn (48 Prozent) geht. Wer spezielle Anforderungen hat, sollte den Funktionsumfang umso genauer prüfen. Dabei sollten sie auch künftige Abrechnungsszenarien berücksichtigen, die etwa durch eine Expansion des Unternehmens oder durch Kurzarbeit auftreten könnten.

Personalcontrolling: zuverlässige Prognose zukünftiger Daten

Personalcontrolling bietet Unternehmen ein Instrument, um nicht nur aktuelle Daten der Personal- und Kostenplanung zu betrachten, sondern auch die zukünftige Entwicklung zu prognostizieren. 90 Prozent der Lösungen, die ein Personalcontrolling-Modul beinhalten, decken die wichtigen Plan-/Ist-Vergleiche ab und können quantitative Personalkennzahlen verarbeiten. Immerhin noch vier von fünf Lösungen bieten eine Personalbestandsplanung, eine Personalkostenplanung und die Berücksichtigung qualitativer Personalkennzahlen.

Was jedoch noch eher schleppend anläuft, ist die Einbettung des Personalcontrollings in den Rahmen des Risikomanagements – nicht einmal jede zweite Lösung deckt diesen Bereich ab.

Personaleinsatzplanung: Verteilung der personellen Kapazitäten auf Stellen

Im Rahmen des Workforce-Managements verteilt man softwaregestützt das bestehende Personal auf offene Positionen und kann Einsatzgebiete sinnvoll verteilen. Nicht einmal drei von vier Softwarelösungen können die Wünsche oder Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigen. Die vollautomatische Einsatzplanung, die im operativen Betrieb viel Zeit sparen kann, bieten nur 30 Prozent der Softwarehersteller an – immerhin, mit 54 Prozent ist die halbautomatische Einsatzplanung in jeder zweiten Lösung vertreten. Auch Module wie die Karriere-, Nachfolge- und Weiterbildungsplanung gehören nur in jeder zweiten Software zum Standard.

Zeitwirtschaft: spezielle Funktionen bedürfen Speziallösungen

Im Bereich der Personalzeiterfassung decken fast alle Softwareanbieter die gängigen Funktionen wie Urlaubsplanung, eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Fehlzeiten- und Feiertagsverwaltung ab. Schwieriger wird es schon bei spezielleren Anforderungen wie der Besucherverwaltung (35 Prozent) oder der Maschinendatenerfassung (44 Prozent).

Bewerbermanagement: gezieltes Recruiting mit Nachholbedarf

Im Bereich des Bewerbermanagements tummeln sich sehr viele Spezialanbieter, die sich auf den Recruiting-Bereich konzentrieren. Bereits 85 Prozent bieten mittlerweile einen qualifizierten Bewerberpool an.

Vier von fünf Lösungen können geeignete Kandidaten via Matching aufstöbern. Damit sind bereits zwei wichtige Schritte auf dem Weg zu schnelleren Stellenbesetzungen gemacht. Nur rund zwei Drittel der Recruiting-Lösungen bieten jedoch eine direkte Schnittstelle zu Jobportalen und Social Networks, um Stellen- und Bewerberprofile automatisiert abzugleichen. Auch beim automatisierten Auslesen von Lebensläufen (Parsing) und der Einbindung von Talentmanagement gibt es noch Nachholbedarf.

Reisekostenmanagement: integriertes Genehmigungsmanagement erleichtert Alltag

Beim Reisekostenmanagement sind die meisten Anbieter in ihrem Funktionsumfang gut aufgestellt – was sicherlich auch mit der Vielzahl an Speziallösungen in diesem Bereich zusammenhängt. Besonders praktisch ist das bei 80 Prozent verfügbare Genehmigungsmanagement, das die Genehmigung von Dienstreisen automatisiert. Jeder zweiten Software fehlt jedoch eine direkte Schnittstelle zum Online-Banking und auch die automatische Berechnung der Diäten ist nur bei 58 Prozent der Lösungen selbstverständlich.

Personalentwicklung: Fokus auf Mitarbeitergesprächen

Im Bereich der Personalentwicklung punkten die HR-Softwarehersteller mit einem breitgefächerten Funktionsangebot. Meist liegt der Fokus auf der Beurteilung von Mitarbeitern und damit einhergehenden Funktionen wie Zielvereinbarungen oder Selbsteinschätzungen durch die Mitarbeiter. Dazu gesellen sich Soll-/Ist-Kompetenzvergleiche und die Beantragung und Evaluation von Weiterbildungsmaßnahmen.

E-Learning: überwiegend Speziallösungen

Generalistisch aufgestellte HR-Software umfasst den Block E-Learning oft nur rudimentär und kommt selten über eine reine Seminarverwaltung hinaus. Umso facettenreicher sind jedoch die E-Learning-Suiten spezialisierter Softwareanbieter.

Sie unterstützen neben der Kursverwaltung auch Veranstaltungshistorien, Online-Buchungssysteme oder die Raum- und Materialverwaltung.

Wollen Arbeitgeber auf eine fundierte E-Learning-Software zurückgreifen, sollten sie die Funktionen genauestens unter die Lupe nehmen. Speziellere Funktionen wie Audio- und Video-Conferencing, ein Authoring Tool, Test-Generatoren oder Virtual Classrooms bieten nur 30 bis 40 Prozent der Lösungen.

rexx Suite: Die All-in-One-Lösung für alle HR Aufgaben

Mit der rexx Suite gewinnen Arbeitgeber eine breit aufgestellte Software-Lösung für die Personalarbeit auf allen Ebenen. Ob Personalmanagement, Talent-Management oder Recruiting, die praktisch umgesetzten Funktionen und ausgeklügelten und miteinander vernetzten Prozesse machen rexx Suite zu einer der besten HR-Lösungen für alle Branchen. Dabei ist die Softwarelösung modular aufgebaut und kann auf die individuellen Anforderungen des Kunden angepasst werden. Vielleicht bietet rexx systems aktuell nicht ganz die eierlegende Wollmilchsau – aber wir sind verdammt nah dran.

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