Desk Sharing gehört zu den wichtigsten Trends der modernen Arbeitswelt, wobei bereits 66% der Unternehmen dieses Konzept nutzen oder dessen Einführung planen. Tatsächlich zeigen Umfragen, dass fast 60% der Mitarbeitenden mit diesem Modell zufrieden sind, allerdings würde knapp die Hälfte einen festen, persönlichen Arbeitsplatz vorziehen.
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Inhaltsverzeichnis
Desk Sharing: Eine Definition und was Unternehmen wirklich wissen müssen
Was ist Desk Sharing genau? Das Desk Sharing Konzept bezeichnet die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen ohne feste Zuordnung zu bestimmten Mitarbeitern. Diese Desk Sharing Definition umfasst sowohl die räumliche Organisation als auch die damit verbundenen Prozesse und Regeln. Für Sie als Führungskraft bietet dieses Modell erhebliche Vorteile: signifikante Kosteneinsparungen durch reduzierte Büroflächen sowie eine Steigerung der Produktivität und Kreativität durch wechselnde Arbeitsumgebungen. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts besteht zudem ein direkter Zusammenhang zwischen der Büroumgebung und der Motivation sowie Leistung Ihrer Mitarbeitenden.
Desk Sharing erfolgreich gestalten: Die Rolle der Führungskraft
Als Führungskraft tragen Sie eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Implementierung von Desk Sharing in Ihrem Unternehmen. Der Erfolg dieses Konzepts hängt maßgeblich von Ihrem Engagement und Ihrer Vorbildfunktion ab.
Vorbild sein statt Ausnahmen machen
Eine Umfrage des Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) belegt, dass fast die Hälfte der Unternehmen sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte Ausnahmen vom Desk Sharing zulässt. Besonders kritisch ist, dass rund 30% der Befragten vor allem Führungskräften einen festen Arbeitsplatz vorbehalten – ein Vorgehen, das rasch zu Unmut führen kann und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz widerspricht. Arbeitspsychologin Franziska Grellert empfiehlt deshalb, dass Führungskräfte ihre eigene Bürosituation hinterfragen und auf Sonderrechte verzichten. Sind Ausnahmen dennoch erforderlich, müssen sie transparent und gut begründet kommuniziert werden.
Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen
Ebenso wichtig ist es, die Belegschaft rechtzeitig einzubeziehen: Die Betroffenen sollten ernsthaft und frühzeitig am Einführungsprozess beteiligt werden, doch lediglich rund 30% der Mitarbeitenden berichten, dass sie diese Möglichkeit tatsächlich hatten. Am wirkungsvollsten ist es, wenn das Management lediglich die angestrebte Desk Sharing Quote vorgibt und den Teams selbst überlässt, ein tragfähiges und akzeptiertes Modell zu entwickeln.
Teams zusammenhalten
Beim Desk Sharing besteht die Gefahr, dass Teams räumlich auseinanderdriften. Um dem vorzubeugen, sollten für jedes Team klar zugeordnete Bereiche eingerichtet werden, sodass sich die Mitarbeitenden nicht im gesamten Gebäude verteilen. Ergänzend empfiehlt es sich, regelmäßige Präsenztreffen zu organisieren, um den direkten Austausch zu fördern.
Klare Regeln etablieren und durchsetzen
Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, braucht es klare Richtlinien, die von allen Mitarbeitenden akzeptiert und konsequent umgesetzt werden. Führungskräfte stehen in der Verantwortung, diese Regeln vorzuleben und ihre Einhaltung aktiv zu fördern. Ermutigend ist, dass sich mehr als die Hälfte der Befragten von ihrer direkten Führungskraft dabei gut unterstützt fühlen.
Gesundheit im Blick behalten
Gesundheitsaspekte dürfen beim Desk Sharing nicht vernachlässigt werden. Um möglichen Beschwerden durch häufig wechselnde Arbeitsplätze vorzubeugen, sollten Führungskräfte grundlegende Hinweise zur ergonomischen Einrichtung direkt in Schulungen und Unterweisungen integrieren.
Psychologische und kulturelle Aspekte beim Desk Sharing
Die psychologische Bindung an einen persönlichen Arbeitsplatz ist tiefer als oft angenommen. Für viele Mitarbeitende fungiert der eigene Schreibtisch als persönliches Territorium, das Sicherheit und Stabilität vermittelt. Beim Wechsel zum Desk Sharing Konzept zeigen daher nicht wenige Beschäftigte Widerstand – besonders Führungskräfte, die den Verlust ihres eigenen Büros fürchten.
Eine umfassende Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zeigt: Fast 60% der Befragten sind mit Desk Sharing überwiegend zufrieden, während knapp 20% wenig oder gar nicht zufrieden sind. Dennoch würde etwa die Hälfte der Befragten einen festen, persönlichen Arbeitsplatz vorziehen. Bei den gesundheitlichen Auswirkungen sahen 60% keine Beeinflussung ihrer Gesundheit durch Desk Sharing, während etwa ein Viertel negative und 15% positive Effekte wahrnahmen.
Bemerkenswert sind die unterschiedlichen Perspektiven: Je ein Drittel der Befragten störte es, keinen eigenen Arbeitsplatz zu haben bzw. täglich einen Platz suchen zu müssen, während über die Hälfte dies nicht als Problem empfand. Etwa 25% der Mitarbeitenden berichten zudem von häufigen Störungen durch vorbeilaufende Personen – ein wichtiger Einflussfaktor auf Produktivität und Wohlbefinden.
Die erfolgreiche Einführung von Desk Sharing erfordert deshalb einen tiefgreifenden Kulturwandel. Die tägliche Rotation bringt zwar Abwechslung in den Arbeitsalltag und beugt langweiligen Routinen vor, kann aber auch Stress verursachen. Gleichzeitig schafft dieses Modell flachere Hierarchien, was das Teamgefühl stärken kann. Der Verlust an Individualität und die Clean-Desk-Policy werden allerdings oft als belastend empfunden.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist eine sorgfältige Change-Management-Strategie unerlässlich. Binden Sie Mitarbeitende frühzeitig ein, um ihnen das Gefühl zu geben, nicht überrumpelt zu werden. Betonen Sie die positiven Aspekte: Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen fördert Zusammenarbeit und Geselligkeit. Mitarbeitende berichten über die unterschiedlichen Perspektiven, die sie durch das Wechseln von Arbeitsplätzen gewinnen – viele schätzen diese Vielfalt und erleben ein gesteigertes Gefühl von Freiheit und Flexibilität.
Praktische Umsetzung: Tools, Regeln und Best Practices
Die erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing erfordert eine durchdachte technische Infrastruktur und klare Regelungen. Zunächst benötigen Sie ein zuverlässiges digitales Buchungssystem, das den Kern jedes funktionierenden Desk Sharing Konzepts bildet.
✔️ Digitale Buchungssysteme als Fundament
Eine geeignete Desk Sharing Software ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, Arbeitsplätze mit wenigen Klicks zu reservieren, bietet Echtzeiteinblicke in die Büroauslastung und visualisieren die Anwesenheit über digitale Raumpläne. Darüber hinaus können Sie individuelle Buchungsregeln festlegen und durch Auslastungsanalysen erhebliche Kosten einsparen. Manche Anbieter versprechen sogar Kosteneinsparungen von bis zu 80% bei den Büromietkosten.
Bei der Auswahl der Software sollten Sie auf folgende Merkmale achten:
- Einfache und schnelle elektronische Reservierung
- Hohe Aktualität des Systems mit Echtzeit-Anzeige freier Plätze
- Integration in bestehende IT-Infrastruktur
- Analyse-Dashboards zur Optimierung der Kapazitätsnutzung
✔️ Clean Desk Policy und Datenschutz
Eine klar definierte Clean Desk Policy ist besonders wichtig für das Desk Sharing. Sie regelt, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung sauber und frei von persönlichen Gegenständen hinterlassen werden. Dies dient nicht nur der Sicherheit, sondern ist auch für die Einhaltung der ISO 27001-Norm für Informationssicherheit relevant und trägt maßgeblich zum Datenschutzkonzept bei.
✔️ Ergonomie und Arbeitsschutz
Für Desk Sharing Arbeitsplätze gelten dieselben ergonomischen Anforderungen wie für fest zugeordnete Bildschirmarbeitsplätze. Besonders wichtig: Die Arbeitsplätze müssen einfach an die körperlichen Besonderheiten jedes Nutzers anpassbar sein. Stellen Sie höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und flexibel einstellbare Monitore bereit. Eine Gefährdungsbeurteilung sollte neben dem Mobiliar auch Aspekte wie Bewegungsfreiheit, Lärmbelastung und psychische Faktoren berücksichtigen.
✔️ Zonierung und Activity-Based Working
Eine sinnvolle Ergänzung zum Desk Sharing ist das Activity-Based Working (ABW). Hierbei teilen Sie Ihr Büro in verschiedene Zonen ein, die für unterschiedliche Tätigkeiten optimiert sind. Schaffen Sie Bereiche für konzentriertes Arbeiten, kreative Meetings und informellen Austausch. Durch zonenbasiertes Desk Sharing können Ihre Mitarbeitenden den Arbeitsplatz wählen, der zu ihrer aktuellen Aufgabe passt.
Folglich ist die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing weit mehr als nur die Einführung geteilter Schreibtische – es ist ein ganzheitliches Konzept, das mit den richtigen Tools, klaren Regeln und durchdachten Raumkonzepten zu einer produktiveren und flexibleren Arbeitsumgebung führt.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend bietet Desk Sharing als modernes Arbeitsplatzkonzept sowohl erhebliche Chancen als auch einige Herausforderungen. Unbestreitbar kann dieses Modell zu signifikanten Kosteneinsparungen führen und gleichzeitig die Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden fördern. Dennoch erfordert die erfolgreiche Umsetzung mehr als nur die Abschaffung persönlicher Schreibtische.
Vor allem müssen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel vorangehen, statt sich selbst von den Regelungen auszunehmen. Darüber hinaus sollten Sie den psychologischen Aspekt nicht unterschätzen – der Verlust eines persönlichen Arbeitsplatzes bedeutet für viele Mitarbeitende auch den Verlust eines Stücks Identität und Sicherheit. Daher ist es besonders wichtig, frühzeitig einen offenen Dialog zu führen und klare Regeln zu etablieren.
Die technische Infrastruktur bildet das Fundament eines funktionierenden Desk Sharing Konzepts. Ein zuverlässiges Buchungssystem, durchdachte Raumkonzepte und ergonomische Arbeitsplätze sind hierbei unerlässlich. Grundsätzlich gilt: Je besser Sie die Balance zwischen Flexibilität und Struktur finden, desto höher wird die Akzeptanz unter Ihren Mitarbeitenden sein.
Letztendlich kann Desk Sharing bei richtiger Implementierung zu einer produktiveren, kostengünstigeren und moderneren Arbeitsumgebung führen. Allerdings nur dann, wenn der Mensch im Mittelpunkt der Planung steht – nicht die Einsparung von Quadratmetern. Mit diesem Ansatz wird Desk Sharing nicht nur ein vorübergehender Trend bleiben, sondern sich als nachhaltige Arbeitsplatzstrategie für die Zukunft etablieren.
FAQs
Welche Vorteile bietet Desk Sharing für Unternehmen?
Desk Sharing ermöglicht signifikante Kosteneinsparungen durch reduzierte Büroflächen und kann die Produktivität sowie Kreativität der Mitarbeiter durch wechselnde Arbeitsumgebungen steigern. Zudem fördert es Flexibilität und kann zu einer moderneren Arbeitsumgebung führen.
Wie können Führungskräfte die Akzeptanz von Desk Sharing fördern?
Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie selbst am Desk Sharing teilnehmen. Wichtig sind auch eine transparente Kommunikation, die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess und die Etablierung klarer Regeln für alle Beteiligten.
Welche technischen Voraussetzungen sind für erfolgreiches Desk Sharing notwendig?
Ein zuverlässiges digitales Buchungssystem ist entscheidend. Die Software sollte eine einfache Reservierung ermöglichen, Echtzeit-Anzeigen freier Plätze bieten und in die bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein. Zusätzlich sind Analyse-Dashboards zur Optimierung der Kapazitätsnutzung hilfreich.
Wie lässt sich der Teamzusammenhalt beim Desk Sharing aufrechterhalten?
Es ist ratsam, für jedes Team feste Bürobereiche zu schaffen, damit es sich nicht im gesamten Gebäude zerstreut. Regelmäßige Präsenztreffen sollten organisiert werden, um direkten Austausch zu ermöglichen. Zudem kann Activity-Based Working mit verschiedenen Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten den Zusammenhalt fördern.
Welche Rolle spielt Ergonomie beim Desk Sharing?
Ergonomie ist beim Desk Sharing besonders wichtig. Die Arbeitsplätze müssen einfach an die körperlichen Besonderheiten jedes Nutzers anpassbar sein. Empfohlen werden höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und flexibel einstellbare Monitore. Eine Gefährdungsbeurteilung sollte neben dem Mobiliar auch Aspekte wie Bewegungsfreiheit und Lärmbelastung berücksichtigen.
