Change Management

Um sich den Anforderungen des Marktes anzupassen und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, hat das Change Management inzwischen eine wichtige Funktion in der Unternehmensorganisation. Der rigorose Wandel von Prozessen, Strukturen und Werten birgt enorme Chancen, geht aber ebenfalls mit Herausforderungen und Risiken einher. 

Definition: Was ist Change Management?

In einer sich immer schneller wandelnden Welt müssen auch Unternehmen flexibel auf äußere Veränderungsprozesse reagieren können. Die Ursachen für aktuelle Umbrüche können unterschiedlich sein, ob Internationalisierung und Globalisierung, Digitalisierung und voranschreitender technischer Fortschritt oder Ressourcenknappheit und demografischer Wandel. Beim Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, geht es um die gesamte strategische Neuausrichtung und Organisationsentwicklung eines Unternehmens von einem Ausgangs- zu einem definierten Zielzustand. Die Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen sind tiefgreifend und betreffen in der Regel sämtliche Strukturen, Prozesse, Strategien, Werte sowie Verhaltensweisen im Unternehmen.

Das Change Management organisiert bestimmte Aktivitäten, Aufgaben und Maßnahmen, um eine grundlegende Veränderung in der Unternehmensorganisation zu bewirken. Ziel ist es, den Betrieb auf größere aktuelle oder künftige Umbrüche vorzubereiten und den Wandel in den Unternehmensalltag zu integrieren. Dabei werden neuen Strategien verfolgt, gewachsene Strukturen verändert, Prozesse verbessert, organisatorische Systeme erneuert oder ersetzt sowie Verhaltensweisen von Mitarbeitern verändert. 

Mögliche Gründe für einen Unternehmenswandel

Das Change Management bietet Unternehmen die Möglichkeit, adäquat auf neue Anforderungen des Marktes oder globale Veränderungen einzugehen und mit ihnen statt gegen sie zu arbeiten. Eine Neuausrichtung des Betriebs und die Initiierung von Change-Projekten kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn bestimmte Aspekte die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen oder sich der Unternehmenskurs nicht mehr mit dem Verhalten der Konsumenten deckt. Weitere mögliche Gründe, die einen Wandel im Unternehmen erforderlich machen können, sind:

• Übernahme eines anderen Unternehmens
• Partnerschaften oder Joint Ventures mit anderen Betrieben
• Einführung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsstrategien
• neue Technologien oder Geschäftsmodelle erfordern eine Anpassung
• es müssen Kosten eingespart werden
• das Unternehmen erschließt neue Märkte
• Kundenzufriedenheit verbessern

Das Veränderungsmanagement, sprich die Planung und Einleitung von Veränderungsprozessen, ist sehr zeitintensiv und mit zusätzlichen Kosten verbunden. Daher hat die Geschäftsleitung vorab genau zu prüfen, ob eine strategische Umstrukturierung erforderlich und sinnvoll ist. Unter Umständen gibt es andere Möglichkeiten, ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Welche Change-Management-Modelle und -Arten gibt es?

Die Durchführung des Change Managements ist auf unterschiedliche Arten möglich, wobei es mehrere Modelle gibt, mit denen sich die Veränderungen im Unternehmen besser planen und umsetzen lassen. Das sind die bekanntesten Modelle:

• 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
• 5-Phasen-Modell von Krüger
• 8-Stufen-Modell nach J. P. Kotter
• Top-down- und Bottom-up-Modell

Das 3-Phasen-Modell hat der Psychologe Kurt Lewin in den 1940er Jahren entwickelt. Es beschreibt  drei Ebenen bzw. Phasen, in denen sich der Wandel vollzieht. Als bildliche Vorlage dient ein Eiswürfel, den es neu zu formen gilt:

1. Auftauen (Unfreezing): Ausgehend vom Ist-Zustand geht es darum, über die Veränderungen zu informieren und zu erklären, warum sie notwendig sind. Ziel ist es, bei allen Beteiligten ein Bewusstsein für den bevorstehenden Wandel zu schaffen sowie die ersten Vorbereitungen zu treffen.
2. Verändern (Change): Die geplanten Veränderungsprozesse werden durchgeführt, neue Konzepte getestet und Bereiche umstrukturiert. Auftretende Ängste bei der Belegschaft sind durch eine offene und aktive Kommunikation zu zerstreuen. Es ist sinnvoll, alle Beteiligten bei der Umgestaltung mit einzubeziehen, um Akzeptanz zu schaffen.
3. Festigen (Refreeze): Die neuen Veränderungen werden komplett übernommen und dauerhaft stabilisiert, um sie endgültig zu etablieren. Das heißt, das Change Management wird erfolgreich beendet.

Das Modell von Lewin gilt inzwischen als überholt, da es zu stark vereinfacht ist und Veränderungsprozesse heutzutage deutlich schneller ablaufen. Ein weiteres Change-Management-Modell ist das 5-Phasen-Modell von Krüger, bei dem Veränderungen im Betrieb schrittweise in fünf Phasen umgesetzt werden:

1. Initialisierung: Veränderungsbedarf im Unternehmen feststellen, interne und externe Situations- und Systemanalysen durchführen, zuständige Mitarbeiter und Führungskräfte informieren und aktivieren
2. Konzeption: Ziele definieren sowie Maßnahmen ableiten und festlegen
3. Mobilisierung: die bevorstehenden Veränderungen allen Mitarbeitern kommunizieren und geeignete Maßnahmen vorbereiten
4. Umsetzung: Durchführung der geplanten Veränderungen und Folgeprojekte anstoßen, Überprüfung und Bewertung der eingeleiteten Maßnahmen auf ihren Erfolg hin sowie deren Anpassung, falls sie sich nicht bewähren
5. Verstetigung: Ergebnisse des Veränderungsprozesses verankern und festigen sowie Bereitschaft für künftige Veränderungen sicherstellen

Beim 8-Stufen-Modell nach J. P. Kotter verteilt sich der Wandel auf acht Phasen, die aufeinander aufbauen:

1. „Create a sense of urgency“: Dringlichkeit der Veränderung für alle Beteiligten klarmachen
2. „Create a powerful coalition“: ein Führungsteam aus unterschiedlichen Bereichen zusammenstellen, das die tragende Verantwortung für den Wechsel übernimmt
3. „Form a strategic vision and initatives”: neue Strategien, Visionen und Ziele für die Veränderung entwickeln und formulieren
4. „Enlist a volunteer army”: Kommunikation mit der Belegschaft, um alle Mitarbeitern zu informieren und ggf. zu überzeugen
5. „Enable action by removing barriers”: Widerstände in der Belegschaft ausräumen, indem Zweifel ernst genommen und gewürdigt werden
6. „Generate short-term wins“: erreichbare Teilziele und -erfolge („Quickwins“) sicherstellen, die das Vertrauen stärken sollen
7. „Sustain acceleration“: Veränderungen weiter vorantreiben und Erfolge absichern
8. „Institute change“: Veränderungen in der Unternehmensphilosophie verankern und die Veränderung erfolgreich abschließen

Das Top-down- und Bottom-up-Modell beschreibt einen Unternehmenswandel, der von zwei Ebenen aus eingeleitet werden kann. Entweder gibt die Geschäftsleitung „Top-down“ klare Ziele vor und legt fest, wie sie zu erreichen sind. Oder alle Mitarbeiter regen von der untersten Hierarchieebene „Bottom-up“ mögliche Verbesserungsvorschläge an oder identifizieren Fehlentwicklungen. Unternehmen können mit einem der Modelle oder mit beiden gleichzeitig arbeiten.

Veränderungsmanagement im Unternehmen erfolgreich initiieren mit diesen Tipps

Das Change Management bietet für ein Unternehmen zahlreiche Chancen, ist aber auch mit Risiken verbunden. Falsch umgesetzt, können die initiierten Veränderungsprozesse im schlimmsten Fall scheitern oder Konflikte im Unternehmen schüren. Die Herausforderung besteht in der Regel in der tiefgreifenden Veränderung, wenn ein Unternehmen etwa an einem strategischen Wendepunkt steht. Wird ein Wandel der Unternehmenskultur angestrebt, müssen alle Mitarbeiter nicht nur neue Aufgaben erfüllen, sondern auch ihr Verhalten ändern und neue Werte verinnerlichen. Wird ein Veränderungsprozess eingeleitet, teilt sich die Belegschaft im Allgemeinen in Befürworter, Zurückhaltende bzw. Unentschlossene und Ablehner. Dabei regt sich Widerstand häufig dann, wenn zum Beispiel

• die Veränderungen unerwartet, sehr einschneidend oder mit negativen Konsequenzen für Beteiligte verbunden sind
• ein starkes Vertrauen in den aktuellen Ist-Zustand herrscht
• das Ziel unklar ist oder
• die Belegschaft bereits negative Erfahrungen mit Veränderungen gemacht hat.

Veränderungen können in der Belegschaft für Verunsicherung und Angst sorgen. Umso wichtiger ist es zunächst, einen echten Wandlungsbedarf möglichst frühzeitig zu erkennen und proaktiv anzugehen. Ignoriert das Management erste Krisensignale und schiebt Entscheidungen auf, kann das ebenso fatal sein wie Veränderungen einzuführen, die gar nicht notwendig sind oder für die es alternative Lösungswege gibt. Folgende Dinge sind deshalb bei der Umsetzung unbedingt zu berücksichtigen:

• Veränderungsbedarf erkennen
• klären, warum Veränderungen notwendig sind
• klare Ziele formulieren und Maßnahmen ableiten
• Veränderungen planen, durchführen und überwachen
• rechtzeitig über Veränderungen informieren
• alle Beteiligten einbeziehen und über ihre neuen Aufgaben in Kenntnis setzen
• für neue Aufgaben qualifizieren
• Vor- und Nachteile nachvollziehbar machen
• Kunden und Geschäftspartner in das Änderungsmanagement einbeziehen
• Alle innerbetrieblichen Abläufe einbeziehen
• Veränderung nachbereiten, Ergebnisse benennen und das Change-Projekt beenden (klarer Abschluss)