Nicht jeder Arbeitnehmende nutzt seine ihm gesetzlich zur Verfügung stehenden Urlaubstage im laufenden Jahr. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden erlauben, den Resturlaub ins Folgejahr mitzunehmen. Dafür müssen sie jedoch eine Urlaubsrückstellung bilden und in der Jahresbilanz erfassen.

In den Finanzabteilungen werden diese Urlaubsrückstellungen als “Aufwandskosten an Rückstellungen” Jedem Arbeitnehmenden stehen pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage zur Verfügung, in vielen Fällen sind es je nach Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sogar 30 Urlaubstage. Doch nicht jeder Arbeitnehmende nimmt den ihm gesetzlich oder vertraglich zustehenden Urlaub. Einer Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB) zufolge lässt jeder dritte Angestellte seinen Urlaubsanspruch verfallen und arbeitet stattdessen. Für Arbeitnehmende bedeutet das weniger Erholung im laufenden Jahr, was sich schlimmstenfalls auf die Gesundheit auswirkt. Für Arbeitgeber bedeuten nicht eingelöste Urlaubstage einen Erfüllungsrückstand.

Wann wird eine Urlaubsrückstellung gebildet?

Mit der Urlaubsrückstellung erfasst der Arbeitgeber die Urlaubstage, die der Arbeitnehmende im laufenden Jahr nicht genommen hat. Der Arbeitnehmende hat das Recht, die nicht konsumierten Urlaubstage mit ins Folgejahr zu nehmen. Die rechtliche Grundlage bildet § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG), in dem es zwar heißt, dass der Urlaub „im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden“ muss. Dort ist aber ebenfalls geregelt, dass der Urlaub auf das nächste Kalenderjahr übertragen und „in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden“ kann. Das heißt, Arbeitnehmende müssen ihren Resturlaub bis spätestens 31. März des Folgejahres nehmen, damit dieser nicht verfällt.

Für nicht eingelöste Urlaubstage und Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto müssen am Ende des Geschäftsjahres Rückstellungen gebildet werden. Die Urlaubsrückstellung ist für Arbeitgeber eine „ungewisse Verbindlichkeit“, denn es ist nicht absehbar, ob Angestellte ihre restlichen Urlaubstage in Anspruch nehmen oder sich diese gegebenenfalls auszahlen lassen. Die nicht genommenen Urlaubstage verbucht der Arbeitgeber in der Jahresbilanz bis zum Bilanzstichtag. In den Finanzabteilungen werden diese Urlaubsrückstellungen als „Aufwandskosten an Rückstellungen“ verbucht. Somit reduziert sich der Gewinn des Abschlussjahres und zugleich erfolgt der Transfer des Betrags über die Position Rückstellungen in das neue Geschäftsjahr. Dafür muss jedoch die Höhe der Rückstellung berechnet werden, die sich nach dem Urlaubsentgelt der Angestellten und der Anzahl der Resturlaubstage richtet.

Bedeutung der Urlaubsrückstellung für Arbeitnehmende

Mit der Urlaubsrückstellung können nicht konsumierte Urlaubstage erfasst bzw. vermerkt werden, sodass der Arbeitnehmende seinen rechtmäßigen Urlaubsanspruch konsumieren kann. Das heißt, Mitarbeitende können ihren ungenutzten Urlaub im Folgejahr nehmen oder sich auszahlen lassen. Allerdings ist eine Auszahlung nur bei einer Kündigung des Arbeitnehmenden oder der Insolvenz des Arbeitgebers möglich, da der Angestellte seinen Urlaub nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine Urlaubsrückstellung, sondern eine Urlaubsabgeltung in Form eines monetären Ersatzes von nicht gewährtem oder genommenem Urlaub. Der Arbeitgeber ist im Falle einer fristlosen oder ordentlichen Kündigung bzw. einer Insolvenz des Unternehmens dazu verpflichtet, dem scheidenden Angestellten den Resturlaub auszuzahlen. Berechnungsgrundlage ist gemäß §11 BUrlG der Durchschnittsverdienst der vergangenen 13 Wochen bzw. eines Quartals. Eine freiwillige Auszahlung des Resturlaubs an den Arbeitnehmenden ist dagegen nicht möglich, denn der Urlaub dient der Erholung und hat stets Vorrang.

Warum sind Rückstellungen schlecht für Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber, der die Urlaubsrückstellungen in seiner Bilanz aufführt, profitiert von der Urlaubsrückstellung, insofern er einen genauen Überblick über die Urlaubstage und damit verbundene finanzielle Aufwendungen erhält. Auf diese Weise kann das Unternehmen zukünftige finanzielle Belastungen besser einplanen und darüber hinaus die Personalplanung erleichtern, indem zukünftige Abwesenheiten berücksichtigt werden. Allerdings bedeutet sie für das Unternehmen auch eine finanzielle Belastung, da sich für die Urlaubsrückstellung gegen Jahresende hohe Beträge ansammeln. Umso wichtiger ist es, dass Arbeitgeber den Überblick über die Urlaubsansprüche ihrer Angestellten behalten und gegebenenfalls auf ungenutzte Urlaubstage hinweisen.

Urlaubsrückstellung berechnen: Individual- und Durchschnittsberechnung

Um die Höhe der Urlaubsrückstellung zu berechnen, stehen Arbeitgebern zwei verschiedene Methoden zur Verfügung, die Individualberechnung und die Durchschnittsberechnung. Für welche sie sich entscheiden, ist zweitrangig. Wichtig ist nur, dass sie gemäß § 252 (1) Nr. 6 Handelsgesetzbuch (HGB) bei der Methode bleiben, für die sie sich einmal entschieden haben. Da ein Wechsel nur in Ausnahmefällen möglich ist, sollten Unternehmen die Wahl sehr sorgfältig treffen. Bei beiden Berechnungsmöglichkeiten sind der Stundenlohn und das Arbeitszeitmodell die Berechnungsgrundlage. Die nicht genommenen Arbeitstage werden basierend auf dem Arbeitszeitmodell in Arbeitsstunden umgerechnet, die wiederum mit dem Brutto-Stundenlohn bewertet werden. Anschließend sind die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung hinzuzurechnen.

Die Rechenformel ist für beide Berechnungsmethoden gleich:

maßgebliches Urlaubsentgelt/tatsächliche Arbeitstage*offene Urlaubstage.

Der Unterschied ist, dass Arbeitgeber bei der Individualberechnung die Urlaubsrückstellung für jeden einzelnen Mitarbeitenden berechnen. Bei der Durchschnittsberechnung werden alle Angestellten zusammengefasst und Durchschnittswerte der Stundenlöhne und Arbeitszeitmodell gebildet. Beide Methoden haben sowohl Vor- als auch Nachteile. Die individuelle Berechnung ist realitätsnah und der Rückstellungswert lässt sich sehr exakt berechnen. Allerdings ist sie sehr kompliziert und mit einem hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand verbunden, was bei einer hohen Mitarbeiterzahl kaum tragfähig ist. Sie ist eher für kleinere Unternehmen geeignet, die nur wenige Angestellte haben.

Bei der Durchschnittsberechnung werden die Arbeitnehmenden anhand der Gehaltsstrukturen in Gruppen eingeteilt, zum Beispiel Lohn- oder Gehaltsempfänger, Minijobber oder Geschäftsführer. Durch die Gruppierung ist der benötigte Arbeits- und Rechenaufwand deutlich geringer, weshalb sich die Berechnungsmethode eher für große Unternehmen eignet. Bei Unternehmen mit stark schwankenden Lohnstrukturen ist die durchschnittliche Berechnung jedoch weniger empfehlenswert, da die Wahrscheinlichkeit von Über- und Unterbewertungen sehr hoch ist.

Allerdings besteht bei beiden Methoden eine prognostische Unsicherheit, die es zu berücksichtigen gilt. Es ist nicht vorherzusagen, was mit dem zurückgestellten Urlaub geschieht. Arbeitgeber wissen in der Regel nicht, ob Arbeitnehmende ihren Resturlaub im Folgejahr tatsächlich nehmen oder sich auszahlen lassen. Das heißt, es können zusätzliche Kosten entstehen, die in der Berechnung keine Berücksichtigung finden.

Urlaubsrückstellung im Handels- und Steuerrecht

Steuer- und Handelsrecht behandeln die Urlaubsrückstellungen jeweils anders. Im Handelsrecht gilt laut § 249 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) die Passivierungspflicht, das heißt, die Urlaubsrückstellung wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. In der Steuerbilanz gilt dagegen gemäß § 5 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EstG) der Maßgeblichkeitsgrundsatz. Das bedeutet, die Wertansätze der Handelsbilanz sind in der Steuerbilanz zu berücksichtigen. Beim Rückstellungsbetrag handelt es sich hierbei um jenen Betrag, den das Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres für den Resturlaub an den Arbeitnehmenden auszahlen müsste. Zur Berechnung in der Steuerbilanz werden folgende Lohn- und Gehaltsdaten benötigt:

Jahres-Bruttoarbeitsentgelt
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, d.h. Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung
Weihnachts- und Urlaubsgeld
Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Für die Berechnung der Handelsbilanz sind zusätzlich die vermögenswirksamen Leistungen, die Zuführungen zu Pensionsrückstellungen und Jubiläumsrückstellungen zu berücksichtigen. Die folgenden Positionen dürfen steuerrechtlich hingegen keine Berücksichtigung finden:

Ausbezahlte Tantiemen
13. bzw. 14. Monatsgehalt
Weihnachtsgeld in Form von Sondervergütungen
Altersvorsorgeleistungen
Überstundenververgütungen
Pensionsrückstellungen.