Jeder Angestellte hat mit Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses Anspruch darauf, von seinem Arbeitgebenden ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen zu lassen. Das Zeugnis spielt eine wesentliche Rolle bei zukünftigen Bewerbungen – umso wichtiger ist die korrekte Formulierung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Definition
Ein Arbeitszeugnis wird vom Arbeitgebenden ausgestellt und gibt Auskunft darüber, wo, wann und wie lange ein Angestellter bei einem Unternehmen gearbeitet hat. In der Regel erhalten Arbeitnehmende oder Auszubildende ein Arbeitszeugnis, wenn ihr Arbeitsverhältnis ausläuft oder sie aus dem Betrieb ausscheiden. Enthält die Urkunde neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmenden und Angaben zu Art und Dauer seiner Beschäftigung eine Bewertung seiner Gesamtleistung, handelt es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Darin haben Arbeitgebende aus gesetzlicher Sicht zusätzliche Angaben zur Leistung, zum Engagement, Sozialverhalten oder Sonderaufgaben und Erfolgen des Angestellten zu machen. Der Arbeitgebende ist dazu verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, wenn der Arbeitnehmende darum bittet.
Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist deutlich umfangreicher, komplexer und höherwertiger als ein einfaches Arbeitszeugnis, das auch als Arbeitsbescheinigung bezeichnet wird. Laut §630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und §109 der Gewerbeordnung (GewO) hat jeder Arbeitnehmende Anspruch auf eine Arbeitsbescheinigung unabhängig vom Arbeitsverhältnis. Arbeitgebende haben darin Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit des Mitarbeiters zu machen, wobei die Tätigkeitsbeschreibung in Stichpunkten erfolgen kann.
Anders als das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält es keine Bewertung. Neben diesen beiden Formen des Arbeitszeugnisses gibt es noch das Zwischenzeugnis, das während eines Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird. Es kann entweder die Form eines einfachen oder eines qualifizierten Zwischenzeugnisses haben.
Wann besteht Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Arbeitnehmende haben nicht nur Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis, sie können auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis von ihrem Arbeitgebenden verlangen. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet ebenfalls §109 GewO und der Rechtsanspruch gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter befristet, in Teilzeit, Vollzeit oder nur kurzfristig angestellt ist. Zu berücksichtigen ist lediglich, dass Mitarbeiter mindestens sechs bis acht Wochen im Betrieb gearbeitet haben, da bei einer kürzeren Beschäftigung zu wenige Erfahrungen für eine umfangreiche Leistungsbewertung vorliegen. In diesem Fall kann der Arbeitnehmende alternativ ein einfaches Arbeitszeugnis erhalten.
Weiterhin haben Angestellte und Arbeitgebende eine Verjährungsfrist zu beachten: Der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht lediglich innerhalb von drei Jahren nach Ausscheiden des Mitarbeiters. Ein einfaches Arbeitszeugnis ist dagegen an keine Frist gebunden.
Die wichtigsten Bewertungskriterien in einem qualifizierten Zeugnis
Während die Angaben im einfachen Arbeitszeugnis und (einfachen) Zwischenzeugnis begrenzt und eindeutig geregelt sind, ist das qualifizierte Arbeitszeugnis deutlich umfangreicher. Entsprechend umfassend sind auch die Bewertungskriterien, anhand derer ein Arbeitgebender den Angestellten beurteilt. Neben den fachlichen Qualifikationen spielen Soft Skills, wie Teamfähigkeit oder Flexibilität, eine wichtige Rolle. Zu den wesentlichen Kriterien, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis Berücksichtigung finden, zählen unter anderem:
- Fachwissen und -kenntnisse
- Aufgabenbereiche und Kompetenzen
- Weiterbildungen
- Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative
- Belastbarkeit und Stressresistenz
- Sozialverhalten und Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Zuverlässigkeit
- Eigenverantwortung
- Wertigkeit der Arbeitsweise und Arbeitsergebnisse
- Gesamtleistung
- Führungsverantwortung (betrifft nur Führungskräfte)
Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus?
Sowohl das einfache als auch das qualifizierte Arbeitszeugnis bzw. Zwischenzeugnis unterliegen rein formellen Vorgaben. Arbeitgebende haben ihrem Angestellten die Urkunde in Papierform mit einer eigenhändigen Unterschrift des (zuständigen) Vorgesetzten auszuhändigen. Alternativ kann ein rechtlicher Vertreter das Dokument mit Namen und Funktion unterschreiben.
Wird das Arbeitszeugnis hingegen als Word- oder PDF-Datei via Mail übermittelt, besitzt es aus rechtlicher Sicht keine Gültigkeit. In der Regel umfasst ein qualifiziertes Arbeitszeugnis maximal zwei DIN-A4-Seiten. Hinsichtlich des Aufbaus ähneln sich das einfache und qualifizierte Zeugnis. Sie enthalten folgende Angaben:
- Ort
- Datum (entspricht der Beendigung des Arbeitsverhältnisses)
- Überschrift
- Kurze Einleitung
- Beschreibung der Position und Aufgabenbereiche
- Branche und Tätigkeiten des Arbeitgebenden
Das einfache Arbeitszeugnis kann mit einem freundlichen Satz enden, mit dem der Arbeitgebende seinem Angestellten Erfolg und Glück für die Zukunft wünscht. Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält darüber hinaus noch weitere Informationen zum Arbeitnehmenden:
- Besondere Fähigkeiten, Kompetenzen, Kenntnisse
- Beurteilung von Leistung, Arbeitsweise, Verhalten und Persönlichkeit
- Schlussformel mit Wünschen für den weiteren Berufsweg
Diese Formulierungen entsprechen den Noten „sehr gut“ bis „ungenügend“
Das qualifizierte Arbeitszeugnis wird vom Arbeitgebenden in der sogenannten Zeugnissprache formuliert, um das Leistungsniveau des Angestellten zu beschreiben. Zudem sind Arbeitgebende vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, das Zeugnis wohlwollend zu formulieren. Eine Wertung wird mit Nuancen, Steigerungsformen, Superlativen oder der Intensität der Formulierungen erreicht, um die Leistung des Mitarbeiters einordnen zu können. Typische Formulierungen bei der Bewertung entsprechen hierbei einer Note:
- stets zu unserer vollsten Zufriedenheit: sehr gut
- stets zu unserer vollen Zufriedenheit: gut
- zu unserer vollen Zufriedenheit: befriedigend
- zu unserer Zufriedenheit: ausreichend
- im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit: mangelhaft
- zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht/bemüht: ungenügend
Eine anderweitige Bewertung ist etwa durch die Verwendung von Formulierungen möglich, die zwar positiv klingen, aber eine negative Bedeutung haben. Laut §109 der Gewerbeordnung sind derartige Formulierungen jedoch unzulässig, werden in der Praxis dennoch häufig eingesetzt. Ein typisches Beispiel ist der Satz „Er/Sie war stets bemüht“, der darauf hindeutet, dass die Bemühungen jedoch leider umsonst waren.
Auch das Weglassen von sonst üblichen Textbausteinen ist eine deutliche Wertung. Fehlt zum Beispiel die Schlussformel, fällt die Gesamtbewertung nur mit „befriedigend“ oder weitaus geringer aus. Auch wenn Arbeitgebende bei Führungskräften nicht auf den Führungsstil des Mitarbeiters eingehen, entspricht das einer negativen Bewertung. Andererseits ist es Arbeitgebenden freigestellt, neben den typischen Formulierungen auch individuelle Sätze einzustreuen, etwa bei einer sehr guten Leistung oder langfristigen Verdiensten.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen: Dos und Don‘ts für Arbeitgebende
Neben der Ausformulierung in der Zeugnissprache müssen sich Arbeitgebende des Weiteren an gesetzliche Vorschriften halten. Das Zeugnis muss nicht nur wohlwollend, klar, verständlich und branchentypisch formuliert sein, sondern ebenfalls wahrheitsgemäß und explizit die Leistung des Mitarbeiters darstellen. Es enthält wesentliche Informationen und ist für den potenziellen neuen Arbeitgebenden verständlich. Um die künftige berufliche Tätigkeit des Mitarbeiters nicht zu gefährden, sollte die Beurteilung der Fairness halber möglichst objektiv sein.
Zudem gibt es Angaben und Informationen, die keinesfalls in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gehören:
- Darstellung des Mitarbeiters in unzutreffender Weise
- Private oder berufsbezogene Details über den Mitarbeiter, z.B. Fehlzeiten durch Krankmeldung, Gehalt oder Tätigkeit im Betriebsrat
- sinnverfälschende Merkmale oder Formulierungen
- Vermutungen
- Anschuldigungen
- Abmahnungen
- Grund für das Ausscheiden, wenn der Mitarbeiter nicht ausdrücklich darum gebeten hat
Arbeitnehmende haben das Recht, bei unrichtigen oder fehlerhaften Formulierungen beim zuständigen Arbeitsgericht eine Verbesserung einzufordern. Bestehen Sie auf einer besseren Note als „befriedigend“, sind sie in der Beweispflicht. Umgekehrt muss der Arbeitgebende beweisen können, warum er die Leistung oder das Verhalten eines Angestellten gegebenenfalls schlechter als mit der Note „befriedigend“ bewertet.
