Erfreulich ist eine Kündigung nie – aber leider in manchen Fällen unumgänglich. Damit sie dann auch rechtswirksam wird, sollten Arbeitgeber von vornherein darauf achten, dass alle Formalitäten korrekt eingehalten werden. Andernfalls kann ein Arbeitsgericht das Kündigungsschreiben für unwirksam erklären.

Grundlage der Kündigung: das Kündigungsschutzgesetz

Das Kündigungsschutzgesetz, kurz KSchG, besteht in seiner ursprünglichen Fassung bereits seit 1951, wurde seither jedoch viele Male überarbeitet. Es regelt unter anderem diese Punkte:

Wann und in welcher Form darf ein Arbeitgeber kündigen?
Wie kann sich der Arbeitnehmer dagegen wehren (Klage)?
Wann ist eine Kündigung unzulässig bzw. unwirksam?
Wann ist eine Entlassung anzeigepflichtig?
Wann ist eine Abfindung zu zahlen?

Das Kündigungsschutzgesetz definiert, dass Arbeitnehmer nur dann gekündigt werden dürfen, wenn die Kündigung „sozial gerechtfertigt“ ist. Es kommt aber nur zur Anwendung, wenn im Betrieb mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt sind und wenn das Arbeitsverhältnis bereits mindestens sechs Monate bestanden hat.

Soziale Rechtfertigung: personen-, verhaltens- und betriebsbedingte Gründe

Damit eine Kündigung nach dem Kündigungsschutzgesetz wirksam ist, muss ein Grund vorliegen, der entweder im Verhalten oder der Person des Arbeitnehmers oder im Betrieb zu finden ist.

Personenbedingte Kündigung

Ein personenbedingter Kündigungsgrund liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr die gewohnte Arbeitsleistung erbringen KANN. Der Mitarbeiter kann also nicht oder nur eingeschränkt etwas daran ändern. Typische Beispiele:

andauernde Erkrankung
dauerhafte Inhaftierung
Entzug der Arbeitserlaubnis bei Ausländern
Entzug der Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern

Damit eine personenbedingte Kündigung wirksam wird, müssen die folgenden vier Voraussetzungen vorliegen:

Negative Prognose: Es ist nicht abzusehen, dass der Arbeitnehmer zukünftig seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag wieder erfüllen kann (z. B. Abschiebung eines Ausländers). Dies ist besonders bei einer krankheitsbedingten Kündigung oft schwierig nachzuweisen.
Beeinträchtigung: Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass seine betrieblichen oder wirtschaftlichen Interessen beeinträchtigt werden.
Keine Weiterbeschäftigung: Es darf im Unternehmen keinen anderen freien Arbeitsplatz geben, auf dem der Mitarbeiter weiterbeschäftigt werden könnte.
Interessenabwägung: Nach einer Abwägung beider Interessen, die auch die Dauer und den Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses einbezieht, darf die Beschäftigung nicht mehr zumutbar sein.

Eine vorherige Abmahnung ist für eine personenbedingte Kündigung in aller Regel nicht erforderlich, da der Arbeitnehmer den Kündigungsgrund meist nicht selbst abstellen kann.

Verhaltensbedingte Kündigung

Ein verhaltensbedingter Kündigungsgrund liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr die gewohnte Arbeitsleistung erbringen WILL. Typische Beispiele sind etwa:

wiederholtes Zuspätkommen
mangelnde Arbeitsleistung oder Nichtleistung
Verübung von Straftaten
Verstoß gegen ein geltendes Alkoholverbot
eigenmächtiger Urlaubsantritt
Beleidigung oder Mobbing von Kollegen
sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz

Da der Arbeitnehmer bei einem Fehlverhalten durchaus die Möglichkeit hat, etwas daran zu ändern, ist im Vorfeld der Kündigung nahezu immer eine Abmahnung auszusprechen. Diese hat eine Hinweisfunktion: Sie weist den Arbeitnehmer darauf hin, dass sein Verhalten zur Kündigung führen wird, wenn er es fortführt.

Betriebsbedingte Kündigung

Im Fall einer betriebsbedingten Kündigung liegen dringende betriebliche Erfordernisse vor, infolge derer die Weiterbeschäftigung eines Mitarbeiters unmöglich wird. Häufig geht dies mit Massenentlassungen einher, jedoch nicht immer. Betriebsbedingte Kündigungen kommen etwa in diesen Fällen in Frage:

Auftragsmangel
Stilllegung eines Betriebs
Einsparmaßnahmen
Einführung neuer Produktionsabläufe, Maschinen oder Arbeitsmethoden

Ehe eine betriebsbedingte Kündigung ausgesprochen werden kann, muss gemäß Kündigungsschutzgesetz eine Sozialauswahl durchgeführt werden. Dabei wiegt der Arbeitgeber die Interessen der im Betrieb beschäftigten vergleichbaren Mitarbeiter miteinander ab, etwa im Hinblick auf deren Alter, Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung.

Arten von Kündigungen

Es lassen sich zwei Arten von Kündigungen unterscheiden:

Ordentliche Kündigung: Bei der ordentlichen Kündigung sind die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB, aus dem Tarifvertrag und Arbeitsvertrag einzuhalten. Bei entsprechender Betriebsgröße ist ein personen-, verhaltens- oder betriebsbedingter Kündigungsgrund erforderlich.
Außerordentliche Kündigung: Durch eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB wird das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung aufgelöst – es ist aber auch eine Kündigung mit sozialer Auslauffrist möglich. Die fristlose Kündigung muss der Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen aussprechen, sobald er Kenntnis von den Tatsachen erlangt hat, die der Kündigung zugrunde liegen. An eine außerordentliche Kündigung werden in der Praxis sehr hohe Anforderungen gestellt. Erforderlich ist ein wichtiger Grund, ein schwerer Verstoß gegen die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Beispiele: Straftaten gegen den Arbeitgeber, angedrohte Krankmeldung wegen eines nicht genehmigten Urlaubs, Arbeitsverweigerung, eigenmächtiger Urlaubsantritt, grobe Beleidigung oder Tätlichkeiten am Arbeitsplatz. Eine außerordentliche Kündigung sollte immer hilfsweise ordentlich zum nächstmöglichen Kündigungstermin ausgesprochen werden. Stellt ein Arbeitsgericht fest, dass die außerordentliche Kündigung nicht rechtens war, kann sie dann in eine ordentliche Kündigung umgedeutet werden.

Die Form der Kündigung: häufige Fragen rund um das Kündigungsschreiben

Welche Inhalte gehören in das Kündigungsschreiben?

Das Kündigungsschreiben sollte diese Informationen enthalten:

Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Kündigungserklärung
Angabe des genauen Beendigungstermins
bei der fristlosen Kündigung ggf. das Ende mit sozialer Auslauffrist
optional Angabe der Kündigungsgründe
Hinweis auf die Meldepflicht des Mitarbeiters bei der Arbeitsagentur
rechtssichere Unterschrift

Von der Angabe der Kündigungsgründe wird abgeraten, da sie dem Mitarbeiter eine Angriffsfläche für eine etwaige Kündigungsschutzklage bieten. Lediglich bei der fristlosen Kündigung müssen die Gründe auf Anfrage dargelegt werden.

Darf die Kündigung auch mündlich erfolgen?

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist an die Schriftform gebunden. Eine mündliche Kündigung ist nicht möglich. § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, SMS oder WhatsApp ist somit immer unwirksam.

Wer darf das Kündigungsschreiben unterschreiben?

Das Kündigungsschreiben darf vom Geschäftsführer und anderen vertretungsberechtigten Organen des Unternehmens unterschrieben werden. Unterschreibt beispielsweise der Personalreferent, muss dieser eine Einzelvollmacht vorlegen können. Andernfalls darf der Mitarbeiter die Kündigung ablehnen.

Wann gilt die Kündigung als zugegangen?

Ab dem Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer läuft die Kündigungsfrist. Hierfür muss das Schreiben „in den Machtbereich des Empfängers“ gelangen. Hier sind unterschiedliche Konstellationen zu unterscheiden:

Persönliche Übergabe: Der Zugang erfolgt sofort.
Persönliche Übergabe an Angehörige im Haushalt: Der Zugang erfolgt sofort.
Briefkasten: Die Kündigung gilt als zugegangen, sobald mit einer Leerung zu rechnen ist (bei Zustellung am Nachmittag etwa am nächsten Werktag). Dies ist auch dann der Fall, wenn sich der Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaubs oder Umzugs nicht in seiner Wohnung befindet.
Einschreiben: Nimmt der Mitarbeiter das Einschreiben nicht an, wird es bei der Postfiliale hinterlegt. Holt er dieses nicht ab, wird der Zugang in dem Moment angenommen, in dem die Annahme endgültig verweigert wird.

Empfehlenswert ist die persönliche Übergabe und die Quittierung des Empfangs mit Unterschrift auf einer Kopie zur Dokumentation des Zugangs. Es ist sinnvoll, einen unbeteiligten Zeugen hinzuzuziehen.