Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale ermöglicht es Arbeitnehmenden und Selbstständigen, regelmäßige Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte steuerlich anzusetzen. Maßgeblich ist die einfache Strecke, unabhängig vom Verkehrsmittel. Im Fokus stehen dabei stets die aktuellen Sätze, die Berechnung der Pendlerpauschale und der korrekte Eintrag in der Steuererklärung.

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale oder Fahrtkostenpauschale, mindert das zu versteuernde Einkommen für Fahrten zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte. Zu beachten ist die einfache Wegstrecke, wobei es keine Rolle spielt, ob der Arbeitsweg mit Auto, Fahrrad, öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß zurückgelegt wird. Die tatsächlichen Fahrtkosten wie Benzin oder Ticketpreise sind für die steuerliche Anrechnung nicht maßgeblich.

Die Pendlerpauschale wird pro Arbeitstag angesetzt und ist Bestandteil der Werbungskosten bei Arbeitnehmenden bzw. der Betriebsausgaben bei Selbstständigen.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2025?

Im Jahr 2025 gelten weiterhin erhöhte Kilometerbeträge für längere Arbeitswege. Die Berechnung folgt einem festen Satz pro Kilometer:

• Für die ersten 20 Kilometer: 0,30€ pro Entfernungskilometer
• Ab dem 21. Kilometer: 0,38€ pro Entfernungskilometer

Diese Regelung gilt sowohl für Arbeitnehmende als auch für Selbstständige. Maßgeblich ist stets die kürzeste verkehrsübliche Strecke, es sei denn, eine längere Route ist nachweislich schneller.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2026?

Ab dem 1. Januar 2026 soll die Pendlerpauschale in Deutschland vereinheitlicht werden. Anstelle der bisherigen Staffelung von 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer gilt dann ein einheitlicher Satz von 0,38 Euro pro Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer.

Wie wird die Pendlerpauschale berechnet?

Die Berechnung der Pendlerpauschale basiert auf einem festen Betrag pro einfachem Entfernungskilometer und der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage im Büro. Die tatsächlichen Kosten für Benzin, Tickets oder Reparaturen sind dabei irrelevant.

Ist die Pendlerpauschale gedeckelt?

Ja, die Pendlerpauschale ist grundsätzlich auf 4.500€ pro Jahr begrenzt. Eine Ausnahme gilt für Fahrten mit eigenem Pkw oder einem Dienstwagen, hier ist der Ansatz unbegrenzt möglich. Höhere Kosten können aber nur dann berücksichtigt werden, wenn sie nachgewiesen werden.

Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale steht grundsätzlich allen steuerpflichtigen Personen zu, die regelmäßig von ihrer Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte fahren. Dabei ist es nicht wichtig, inwiefern Sie angestellt oder selbstständig tätig sind. Wichtig ist, dass die Fahrten beruflich veranlasst sind.

Voraussetzungen für die Pendlerpauschale

• Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte: Absetzbar sind nur Wege zwischen Wohnung und festgelegtem Arbeitsort. Auch bei Teilzeit oder unregelmäßigen Fahrten zählen ausschließlich die tatsächlich gefahrenen Arbeitstage.
• Entfernungskilometer: Es gilt die einfache Strecke, also nur der Weg in eine Richtung. Maßgeblich ist die kürzeste verkehrsübliche Route, außer eine längere Strecke ist nachweislich schneller.
• Arbeitstage pro Jahr: Maximal können rund 230 Arbeitstage berücksichtigt werden. Wer weniger arbeitet, muss die Zahl entsprechend anpassen.
• Werbungskosten-Pauschbetrag: Die Entfernungspauschale bringt nur dann einen steuerlichen Vorteil, wenn die gesamten Werbungskosten über dem Pauschbetrag von aktuell 1.230€ liegen.

Besonderheiten der Pendlerpauschale

• Wechselnde Arbeitsorte: Bei mehreren festen Einsatzorten wird nur die Fahrt zur vom Arbeitgeber festgelegten ersten Tätigkeitsstätte über die Entfernungspauschale berücksichtigt.
• Homeoffice-Tage: Für diese Tage kann keine Pendlerpauschale angesetzt werden. Stattdessen kann – sofern zutreffend – die Homeoffice-Pauschale genutzt werden.
• Verkehrsmittel: Der Ansatz ist unabhängig vom genutzten Transportmittel möglich. Auch Fußwege oder Fahrradfahrten zählen.

Abgrenzung der Pendlerpauschale zu anderen Fahrtkosten

Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten, Dienstreisen oder Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung werden gesondert abgerechnet. Sie gehören somit in die Reisekostenabrechnung und fallen nicht unter die Pendlerpauschale.

Wie setze ich die Pendlerpauschale steuerlich richtig an?

Die Pendlerpauschale (fachlich: Entfernungspauschale) geben Sie in der Steuererklärung an. Wichtig ist, ob der Weg tatsächlich beruflich veranlasst ist und inwiefern es sich um die anerkannte erste Tätigkeitsstätte handelt. Dadurch unterscheidet sie sich von Reisekosten oder privaten Fahrten.

Von der Pendlerpauschale absetzbar

• Einfache Entfernung pro Arbeitstag
• Alle Verkehrsmittel: Auto, Motorrad, Fahrrad, ÖPNV, zu Fuß
• Verkehrsbedingte Umwege, sofern diese nachweislich die schnellste Strecke darstellen
• Kombinierte Fahrten mit Auto und Bahn: Die gesamte einfache Strecke wird berücksichtigt

Von der Pendlerpauschale nicht absetzbar

• Hin- und Rückfahrt gleichzeitig: Nur eine Richtung pro Tag wird angesetzt
• Fahrten an Wochenenden oder Feiertagen, wenn keine Arbeit stattfindet
• Privatfahrten oder Umwege aus persönlichen Gründen
• Fahrten im Rahmen von Dienstreisen oder doppelter Haushaltsführung werden über Reisekosten bzw. spezielle Pauschalen abgerechnet

Zusätzliche Kosten

Kosten für Benzin, Versicherung oder Wartung können nicht zusätzlich über die Pendlerpauschale geltend gemacht werden. Sie sind durch die Pauschalbeträge bereits abgegolten.

Wichtig für ÖPNV-Nutzer: Übersteigen die Ticketkosten die Pauschale, dürfen die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Liegen die Ticketkosten jedoch unter der Pauschale, muss der geringere Betrag angegeben werden – auch wenn dies steuerlich nachteilig ist.

Wie wird die Pendlerpauschale in der Steuererklärung richtig angegeben?

Die Pendlerpauschale wirkt sich steuerlich nur aus, wenn sie korrekt in der Einkommensteuererklärung erfasst wird. Sie zählt zu den Werbungskosten bei Arbeitnehmenden und zu den Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Grundlage sind die tatsächlich gefahrenen Arbeitstage und die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte.

Pendlerpauschale für Arbeitnehmende

• Anlage N in der Steuererklärung ausfüllen
• Eintrag in den Zeilen für „Entfernungspauschale“
• Angabe der einfachen Entfernung in Kilometern und der Anzahl der Arbeitstage
• Automatische Berechnung des Gesamtbetrags durch die Finanzsoftware oder das Finanzamt

So geben Selbstständige und Freiberufler die Pendlerpauschale in der Steuer an

• Eintrag in der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
• Geltendmachung als Betriebsausgabe
• Gleiches Berechnungsprinzip wie bei Arbeitnehmenden

Kombination mit Homeoffice-Pauschale

An Tagen, an denen ausschließlich von zu Hause gearbeitet wird, entfällt die Pendlerpauschale. Stattdessen kann die Homeoffice-Pauschale angesetzt werden. Mischformen sind möglich: Fahren Sie an einem Tag ins Büro, zählt die Entfernungspauschale. Bleiben Sie zu Hause, gilt die Homeoffice-Pauschale.

Nachweise und Belege

Das Finanzamt verlangt in der Regel keine Quittungen für Fahrten. Dennoch sollte eine Übersicht der Arbeitstage, eventuelle Dienstpläne oder Arbeitgeberbestätigungen aufbewahrt werden, gerade wenn die Angaben vom üblichen Arbeitsumfang abweichen.

Praxistipps für mehr steuerliche Entlastung mit der Pendlerpauschale

Mit gezielter Planung lässt sich der steuerliche Vorteil der Pendlerpauschale maximieren. Wichtig ist, alle relevanten Arbeitstage realistisch und nachvollziehbar zu erfassen und mögliche Kombinationen mit anderen Werbungskosten zu nutzen.

Arbeitstage realistisch ansetzen

• Ausgangspunkt sind die regulären Arbeitstage pro Jahr (260 bis 280 Tage).
• Abzuziehen sind Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheitstage, reine Homeoffice-Tage.
• Bei Teilzeit entsprechend weniger Tage ansetzen.

Dokumentation führen

• Kalender oder digitale Aufzeichnungen nutzen, um Fahrten zu belegen.
• Bei flexiblen Arbeitsmodellen die Arbeitsverträge oder Einsatzpläne aufbewahren.
• Für längere Umwege Begründungen notieren (z.B. Staus oder Baustellen).

Weitere Werbungskosten einbeziehen

• Arbeitsmittel wie Computer, Büromöbel oder Fachliteratur ergänzen die Entfernungspauschale.
• Fortbildungskosten und Beiträge zu Berufsverbänden erhöhen den Werbungskostenabzug.

Kombination mit Homeoffice-Pauschale

• Tage im Büro = Pendlerpauschale
• Tage im Homeoffice = Homeoffice-Pauschale

Beide Werte können innerhalb eines Jahres kombiniert werden.

Jährliche Überprüfung

• Sätze und Regeln können sich ändern. Daher sollte jedes Jahr geprüft werden, inwiefern sich Anpassungen ergeben.
• Bei höherer Kilometerzahl oder veränderten Arbeitswegen den neuen Betrag sofort in die Steuerplanung aufnehmen.

Mehr Netto sichern – mit der richtigen Verwaltung Ihrer Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale entfaltet ihr Potenzial nur, wenn Entfernungen und Arbeitstage exakt dokumentiert und nahtlos in die Lohn- und HR-Prozesse integriert sind. Genau hier liegt die Stärke von Rexx Systems:

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Pendlerpauschale: Häufige Fragen und Antworten