Sonderurlaub

Ein plötzlicher Todesfall, die eigene Hochzeit oder die Geburt eines Kindes – manche Ereignisse im Leben machen eine Auszeit von der Arbeit unausweichlich. In solchen Momenten kann Sonderurlaub gewährt werden, damit Beschäftigte sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Familie, Gesundheit oder persönliche Verpflichtungen.

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist eine zusätzliche Freistellung, die unabhängig vom regulären Erholungsurlaub gewährt wird. Die gesetzliche Grundlage bildet § 616 BGB. Danach behalten Beschäftigte ihren Anspruch auf Vergütung, wenn sie kurzzeitig und ohne eigenes Verschulden wegen eines persönlichen Ereignisses nicht arbeiten können.

Typische Beispiele sind eine eigene Hochzeit, der Todesfall naher Angehöriger, die Geburt eines Kindes oder ein berufsbedingter Umzug. Der Sonderurlaub ist somit eine kurzfristige Auszeit für private Ausnahmefälle, die außerhalb des Einflussbereichs der Beschäftigten liegen.

Gesetzliche Regelungen und Abweichungen im Tarifvertrag beim Sonderurlaub

§ 616 BGB gilt, wenn eine beschäftigte Person kurzzeitig und ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist. Allerdings kann diese Regelung durch Arbeits- oder Tarifverträge eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Daher sollten Beschäftigte immer prüfen, welche Vereinbarungen in ihrem Vertrag gelten.

Was regelt § 616 BGB zum Sonderurlaub?

Nach § 616 BGB behalten Beschäftigte ihren Anspruch auf Vergütung, wenn sie „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ aus persönlichen Gründen nicht arbeiten können. Das umfasst meist Zeiträume von einigen Stunden bis zu wenigen Tagen.

Wichtig: Es handelt sich dabei um eine Kann-Bestimmung, die vertraglich ausgeschlossen werden kann.

Wichtige Gründe für Sonderurlaub

Es gibt viele unterschiedliche Anlässe, die als Begründung für Sonderurlaub zulässig sind. Neben besonderen Ereignissen im Leben eines Beschäftigten gehören dazu auch Ausnahmesituationen, die es ihm unmöglich machen, seiner Arbeitspflicht konzentriert nachzugehen. Das sind die häufigsten Gründe für Sonderurlaub auf einen Blick:

Wann schließt der Arbeitsvertrag Sonderurlaub aus?

Viele Arbeitsverträge enthalten heute eine Klausel, die § 616 BGB ausdrücklich ausschließt. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Arbeitgebende können dennoch freiwillig freistellen, dann vorwiegend ohne Lohnfortzahlung.

Beschäftigte sollten prüfen, inwiefern im Vertrag oder in einer Betriebsvereinbarung spezielle Regelungen für familiäre Ereignisse enthalten sind.

Tarifverträge mit festen Sonderurlaubsansprüchen

In einigen Branchen ist der Anspruch auf Sonderurlaub verbindlich im Tarifvertrag geregelt. Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) legt bspw. konkrete Anlässe und Zeiträume fest, etwa:

• 1 Tag Sonderurlaub bei eigener Eheschließung
• 2 Tage beim Tod naher Angehöriger
• 1 Tag bei einem Umzug aus dienstlichen Gründen
  

Auch in anderen Tarifverträgen, etwa im Baugewerbe, dem Metall- oder Gesundheitswesen, finden sich ähnliche Regelungen. Beschäftigte, die unter einen Tarifvertrag fallen, sollten diese Bestimmungen immer zuerst prüfen.

Abweichungen in Betriebsvereinbarungen

In größeren Betrieben können Betriebsvereinbarungen zusätzliche Freistellungsmöglichkeiten festlegen. Diese dürfen jedoch nicht zu Ungunsten der Mitarbeitenden von Tarifverträgen abweichen.

Oft enthalten sie genauere Vorgaben zu:

• der Dauer der Freistellung,
• der Erforderlichkeit von Nachweisen,
• und der Lohnfortzahlung bei bestimmten Ereignissen.
  

So kann bspw. geregelt sein, dass Beschäftigte beim Tod eines Elternteils automatisch zwei freie Tage erhalten, unabhängig von einer Einzelfallprüfung.

Was gilt beim Sonderurlaub bei längerer Abwesenheit?

Sonderurlaub gilt nur für kurzfristige persönliche Ereignisse. Dauert die Abwesenheit länger, greifen andere gesetzliche Regelungen, die über den Rahmen des § 616 BGB hinausgehen:

• Pflegezeitgesetz (PflegeZG) bei Pflege eines Angehörigen
• Mutterschutzgesetz (MuSchG) bei Schwangerschaft und Geburt
• Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) bei Elternzeit
• Bildungsurlaubsgesetze der Länder bei Weiterbildungen
  

In welchen Fällen gibt es Sonderurlaub?

Sonderurlaub kann gewährt werden, wenn Beschäftigte kurzzeitig aus persönlichen Gründen nicht arbeiten können. Die typischen Fälle orientieren sich an Rechtsprechung, Tarifverträgen (z.B. TVöD) und betrieblichen Regelungen. Meist handelt es sich um ein bis zwei bezahlte Tage, abhängig vom Anlass und der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Sonderurlaub bei Hochzeit oder Lebenspartnerschaft

Für die eigene Hochzeit oder eingetragene Lebenspartnerschaft erhalten Beschäftigte in der Regel einen Tag bezahlten Sonderurlaub. Auch Jubiläen wie die Silber- oder Goldhochzeit der Eltern können Anlass für einen freien Tag sein, häufig auf freiwilliger Basis des Arbeitgebers.

Sonderurlaub bei Todesfall in der Familie

Beim Tod eines nahen Angehörigen, etwa Eltern, Partner oder Kind, sind ein bis zwei Tage Sonderurlaub üblich. Die genaue Dauer hängt oft vom Arbeits- oder Tarifvertrag ab. Bei entfernteren Verwandten liegt die Freistellung im Ermessen des Arbeitgebers.

Sonderurlaub bei Geburt, Umzug oder Pflege

Ein bezahlter Tag zur Geburt ihres Kindes ist für Väter durch Tarif- oder Betriebsvereinbarungen mitunter möglich, jedoch besteht kein automatischer Rechtsanspruch auf Vaterschaftsurlaub. Bei Müttern greift automatisch der Mutterschutz.

Häufig wird ein Tag Sonderurlaub bei Umzug gewährleistet, wenn Beschäftigte aus betrieblichen Gründen umziehen müssen. 
Bei der Pflege naher Angehöriger kann kurzfristiger Sonderurlaub gewährt werden. Für längere Pflegezeiten gelten jedoch andere gesetzliche Regelungen, vor allem das PflegeZG und das Familienpflegezeitgesetz (FPfZG). Wenn ein Kind erkrankt, greifen zusätzlich die Bestimmungen des § 45 SGB V, die Anspruch auf Freistellung und Kinderkrankengeld regeln.

Sonderurlaub für Arzttermine, Religion oder Ehrenamt

Nicht verschiebbare Arzttermine während der Arbeitszeit gelten in vielen Fällen als Grund für eine bezahlte Freistellung.

Auch gerichtliche Ladungen, religiöse Feiertage oder Einsätze im Katastrophenschutz können einen Anspruch auf Sonderurlaub begründen, häufig ohne Lohnfortzahlung.

Sonderurlaub für Weiterbildung oder Qualifizierung

In 14 Bundesländern besteht ein Anspruch auf Bildungsurlaub für berufliche oder politische Weiterbildung. Beschäftigte dürfen dafür bis zu fünf Arbeitstage pro Jahr mit Lohnfortzahlung freinehmen.

In Bayern, Sachsen, Thüringen und Baden-Württemberg gilt kein gesetzlicher Anspruch.

Wie viele Tage Sonderurlaub sind üblich?

Unterschiede zwischen Sonderurlaub und Erholungsurlaub

Der Erholungsurlaub dient der Regeneration und ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Sonderurlaub dagegen deckt unaufschiebbare persönliche Ereignisse ab. Diese Tage werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet und bleiben damit ein zusätzlicher Anspruch.

Voraussetzungen für Sonderurlaub: Wann haben Arbeitnehmende Anspruch?

Arbeitnehmende, die sich in einer privaten Ausnahmesituation befinden, können sich direkt auf § 616 BGB berufen. Sie haben das Recht, Sonderurlaub bei ihrem Arbeitgebenden zu beantragen. Entsprechend dem Gesetzestext ist der Urlaub an drei Bedingungen geknüpft:

1. die Dauer der Verhinderung ist „nicht erheblich“
2. der Grund liegt in der Person des Beschäftigten
3. die Situation hat der Arbeitnehmende nicht selbst verschuldet

Arbeitnehmenden wird Sonderurlaub gesetzlich gewährt, wenn die Verhinderung zeitlich überschaubar ist. Entsprechend der aktuellen Rechtsprechung trifft das auf die Dauer von wenigen Stunden bis zu maximal fünf Tagen zu. Diese Zeit können Mitarbeitende als Sonderurlaub in Anspruch nehmen. Bei längeren Zeiten ist unbezahlter Urlaub möglich. 

Beschäftigte können dagegen keinen Sonderurlaub beantragen, wenn die Verhinderung durch äußere Umstände verursacht wurde. Beispiele sind etwa ein Stau oder Naturkatastrophen.

Wie wird Sonderurlaub beantragt?

Damit Sonderurlaub rechtskonform gewährt wird, müssen Beschäftigte den Antrag formell korrekt und rechtzeitig stellen. Arbeitgebende dürfen die Freistellung verweigern, wenn keine ausreichende Begründung oder kein Nachweis vorliegt. Eine sorgfältige Vorbereitung verhindert Missverständnisse und sorgt für klare Verhältnisse auf beiden Seiten.

Wann sollte Sonderurlaub beantragt werden?

Der Antrag sollte so früh wie möglich gestellt werden, sobald der Anlass absehbar ist, etwa bei einer geplanten Hochzeit oder einem Umzug.

Bei unvorhersehbaren Ereignissen wie einem Todesfall oder einem medizinischen Notfall reicht eine nachträgliche Information an die Arbeitgebenden. In jedem Fall ist eine schriftliche Mitteilung empfehlenswert, um die Absprache zu dokumentieren.

Welche Angaben gehören in den Antrag auf Sonderurlaub?

Ein vollständiger Antrag auf Sonderurlaub enthält:

• Name, Abteilung und Zeitraum der beantragten Freistellung
• Konkreter Grund (z.B. Hochzeit, Todesfall, Geburt)
• Angabe, ob es sich um bezahlten oder unbezahlten Sonderurlaub handelt
• Ggf. Nachweise wie Urkunden, Atteste oder Einladungen
  

Beschäftigte können sich dabei auf § 616 BGB oder auf geltende Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag beziehen.

Kann der Antrag auf Sonderurlaub abgelehnt werden?

Ja, wenn der Grund für Sonderurlaub nicht im persönlichen Verantwortungsbereich liegt oder keine Nachweise vorliegen, dürfen Arbeitgebende den Antrag ablehnen.

Auch wenn der Arbeitsvertrag § 616 BGB ausschließt, besteht kein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. In diesem Fall kann eine unbezahlte Freistellung vereinbart werden.

Rückmeldung und Dokumentation bei Sonderurlaub

Nach der Genehmigung sollte die Freistellung schriftlich bestätigt werden. Arbeitgebende können den Sonderurlaub in der Personalakte oder im Zeiterfassungssystem dokumentieren.

Beschäftigte müssen nach Ablauf des Sonderurlaubs pünktlich zurückkehren oder bei unvorhergesehenen Verzögerungen (z.B. durch Pflege eines Angehörigen) Rücksprache halten.

Sonderurlaub rechtskonform und transparent verwalten

Sonderurlaub sorgt in der Praxis oft für Rückfragen und Abstimmungsaufwand. Mit Rexx Systems behalten Personalabteilungen den Überblick: Von der Antragstellung über die Genehmigung bis zur Dokumentation läuft alles digital, nachvollziehbar und DSGVO-konform. So werden Freistellungen korrekt erfasst und Missverständnisse vermieden.

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Sonderurlaub – Häufige Fragen und Antworten