Jedem Mitarbeiter steht bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ein Arbeitszeugnis zu. Der Gesetzgeber macht nur recht weitgefasste Angaben zu dessen Inhalt, während sich viele Vorgaben aus dem Richterrecht ergeben. Zudem ist die korrekte Formulierung wichtig: Die Aussagen in Arbeitszeugnissen können nämlich versteckte Botschaften enthalten und zwischen den Zeilen eine andere Bedeutung haben.
Aufbau eines Arbeitszeugnisses
Ein schriftliches Arbeitszeugnis muss neben persönlichen Angaben zum Mitarbeiter und Informationen zum Unternehmen wenigstens Art und Dauer der Tätigkeit benennen. Der genaue Aufbau richtet sich danach, ob ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen ist. Das einfache Arbeitszeugnis erwähnt nur die Tätigkeit und Position des Mitarbeiters im Unternehmen, ohne Leistung und Verhalten zu bewerten. Demgegenüber beinhaltet das qualifizierte Arbeitszeugnis Bewertungen zu Leistung, Verhalten und sozialer Kompetenz.
Aufbau eines einfachen Arbeitszeugnisses
Ein einfaches Arbeitszeugnis ist wie folgt aufgebaut:
- Bezeichnung als Arbeitszeugnis, Zeugnis oder Zwischenzeugnis
- Einleitung mit Name, Geburtsdatum sowie Art und Dauer der Beschäftigung
- Unternehmensbeschreibung
- Tätigkeitsbeschreibung und Aufgaben im Unternehmen
- Ausstellungsdatum und Unterschrift
Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beinhaltet über die Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses hinaus außerdem diese Informationen:
- ausführlichere Tätigkeitsbeschreibung sowie besondere Fähigkeiten und Arbeitserfolge
- Leistungsbeurteilung
- Verhaltensbeurteilung (Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern)
- Schlussformulierung mit Beendigungsgrund und Dankesformel
Bestandteile der Leistungsbeurteilung
Beim qualifizierten Arbeitszeugnis kommt der Leistungsbeurteilung große Bedeutung zu, denn sie verrät dem künftigen Arbeitgeber mehr über den Charakter und die Arbeitsweise des Arbeitnehmers. Insbesondere werden die folgenden Kriterien bewertet:
- für die Arbeit relevantes Fachwissen
- optional Angaben zur Weiterbildungsbereitschaft
- Auffassungsgabe und Denkvermögen (z. B. Verstehen von Zusammenhängen, Finden konstruktiver Lösungen zu bestehenden Herausforderungen)
- Leistungsbereitschaft (Einsatzwillen, Eigeninitiative und Grad des Pflichtbewusstseins)
- Lernbereitschaft (hohe Relevanz vor allem bei Auszubildenden, Studierenden, Trainees und Praktikanten)
- Belastbarkeit (Einsatzwillen bei hohem Arbeitsaufkommen und hohen psychischen Anforderungen)
- Arbeitsweise (Effizienz bei der Arbeit, Sorgfältigkeit, selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein)
- Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit
- Bewertung der erbrachten Leistungen (Arbeitsergebnis)
- optional die Führungsleistung bei Führungskräften (Mitarbeiterführung, Motivation, Konfliktfähigkeit, Überzeugungskraft, Teamsteuerung und Verhandlungsgeschick)
- zusammenfassende Leistungsbeurteilung
Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung gilt als zentraler Punkt, auf den HR-Verantwortliche besonders achten. Die Note dieser zusammenfassenden Beurteilung sollte etwa der Durchschnittsbewertung aller beurteilten Kriterien entsprechen.
Was Geheimcodes in Arbeitszeugnissen bedeuten
Gemäß § 109 Absatz 2 GewO dürfen Arbeitszeugnisse keine Formulierungen beinhalten, die darauf abzielen, eine andere Aussage über den Mitarbeiter zu treffen, als die, die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut erkennbar ist. Unzulässig sind beispielsweise auffällig ironische Formulierungen und die Nutzung von Wörtern außerhalb ihrer Sprachbedeutung als Codewörter im Sinne einer verschlüsselten Zeugnissprache.
In der Praxis gibt es jedoch scheinbar positive Formulierungen, die nach Beurteilung und Expertenansicht einen negativen Beigeschmack haben und daher auf keine gute Beurteilung schließen lassen. Es handelt sich dabei nicht um allgemeingültige Geheimcodes. Beim Lesen von Arbeitszeugnissen ist stets der Kontext zu berücksichtigen. Dennoch sind zwischen den Zeilen oft versteckte Botschaften herauszulesen. Das zeigen beispielsweise diese Zeugnisformulierungen und ihre wahre Bedeutung:
| Formulierung | Wahre Bedeutung |
|---|---|
| Verneinende Formulierung wie „nicht unerhebliche Erfolge“ | Hinweis, dass keine erheblichen Erfolge zu verbuchen sind |
| sich bemühen; bemüht | negative Beurteilung (hat sich bemüht, war damit aber nicht erfolgreich) |
| war tüchtig und verstand es, sich gut zu verkaufen | Wichtigtuer, dem es an Kooperationsbereitschaft mangelt |
| anspruchsvoller und kritischer Mitarbeiter | eigennütziger Mitarbeiter, der anderen gegenüber seine Rechte vertritt und gerne nörgelt |
| war sehr tüchtig und konnte seine eigene Meinung vertreten | war sehr von sich selbst eingenommen und akzeptierte keine sachliche Kritik |
| Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen | Mitarbeiter überspielt sein fehlendes Fachwissen durch große Sprüche |
| führte die ihm übertragenen Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse aus | war zwar sehr bemüht, hat aber nur wenig geleistet |
| zeigte Verständnis für seine Aufgaben | war faul und hat nur wenig geleistet |
| widmete sich allen Aufgaben mit Begeisterung | konnte die Aufgaben nicht erfolgreich erledigen |
| verstand es als Vorgesetzter, die Aufgaben erfolgreich zu delegieren | hat nur wenige Arbeiten selbst erledigt |
| lernt leicht und versteht das Wesentliche | Die Auffassungsgabe reicht zwar aus, das Wesentliche des Lernstoffs zu verstehen. Für weitergehende Inhalte fehlt allerdings das Verständnis. |
| war anspruchsvoll | Hinweis auf ständige Unzufriedenheit |
| war kritisch | ständiges Herumnörgeln |
| war kommunikationsbereit | Hinweis auf häufiges Getratsche mit Kollegen |
| umgängliche Kollegin | bei Kollegen wenig beliebt |
| viel Erfolg für die Zukunft statt weiterhin viel Erfolg für die Zukunft | Hinweis, dass der Erfolg bisher ausgeblieben ist |
| war seinen Mitarbeitern immer ein verständnisvoller Vorgesetzter | konnte sich nicht durchsetzen und wurde nicht respektiert |
| erledigte alle Arbeiten pflichtbewusst und ordnungsgemäß | war eine Bürokratin, ohne Eigeninitiative zu zeigen |
| koordinierte die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter und erteilte klare Anweisungen | beschränkte sich Aufweisungen geben und Aufgaben delegieren |
| erledigte die Aufgaben sehr genau und ordnungsgemäß | arbeitete ineffektiv und bürokratisch |
| war bei Kunden schnell beliebt | machte viele Zugeständnisse, bewies keine Verhandlungsstärke |
Formulierungen, die lediglich eine Bereitschaft ausdrücken, aber keine Erfolge benennen, deuten auf eine negative Beurteilung hin.
Worauf beim Schreiben eines Arbeitszeugnisses noch zu achten ist
Darüber hinaus lassen noch andere Eigenheiten eines Arbeitszeugnisses auf eine nicht ganz so gute Beurteilung schließen:
Wenn ein Zeugnis an Stellen schweigt, wo Aussagen erwartet werden, ist dies als Hinweis auf schwere Probleme zu verstehen. Beispiel: Bei einer Kassiererin wird ihre Ehrlichkeit nicht erwähnt.
- Wenn unwichtige Aufgabenbereiche zuerst genannt werden, wertet dies die Leistung des Mitarbeiters ab (z. B. Ablage vor der Sachbearbeitung).
- Eine fehlende Schlussformulierung mit Dankesworten und Wünschen für die Zukunft ist nach verbreiteter Ansicht als negative Beurteilung zu verstehen. Auf diese Schlussformulierung besteht jedoch seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch.
- Wenn das Beendigungsdatum des Beschäftigungsverhältnisses nicht auf den 15. oder das Monatsende fällt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass das Beschäftigungsverhältnis wegen einer fristlosen Kündigung geendet hat.
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Mitarbeiter haben Anspruch auf ein vollständiges Arbeitszeugnis, das wahr und wohlwollend formuliert ist. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss neben einer ausführlichen Tätigkeitsbeschreibung eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens enthalten. Angesichts der vielfältigen Zeugniscodes ist jedoch nicht so einfach, ein Arbeitszeugnis rechtssicher zu gestalten.
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