Das Full-Time-Equivalent (FTE) ist eine zentrale Kennzahl, um Personalressourcen vergleichbar und planbar zu machen. Sie bildet die Grundlage für zuverlässige Personal- und Budgetplanung, weil sie verschiedene Arbeitszeitmodelle auf eine einheitliche Basis bringt.
Was bedeutet FTE?
Die Abkürzung FTE steht für Full-Time-Equivalent (Vollzeitäquivalent). Es zeigt, wie viele volle Stellen durch die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden abgedeckt werden. Teilzeitkräfte oder projektbezogene Arbeitszeiten werden dabei anteilig in Vollzeitstellen umgerechnet.
Mit dem FTE sollen Personalressourcen unabhängig von verschiedenen Arbeitszeitmodellen vergleichbar gemacht werden. Statt die reine Mitarbeiterzahl zu nennen, wird mit dem FTE dargestellt, wie viele volle Stellen ein Team, eine Abteilung oder ein Projekt tatsächlich abdeckt.
Beispiel für FTE:
Ein Betrieb beschäftigt drei Vollzeitmitarbeiter (je 1,0 FTE) und zwei Teilzeitkräfte mit jeweils 50% Arbeitszeit (je 0,5 FTE). Die Gesamtzahl beträgt 4,0 FTE, obwohl fünf Personen angestellt sind.
Wie wird das FTE berechnet?
Die Berechnung des FTE ist einfach, sofern die Bezugsgröße klar definiert ist. In den meisten Firmen entspricht 1,0 FTE der vertraglichen Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft, z.B. 40 Stunden. Teilzeitkräfte werden anteilig umgerechnet.
Grundformel zur FTE-Berechnung
Beispiel:
- Vollzeitstunden: 40 Stunden pro Woche
- Mitarbeitender A: 20 Stunden pro Woche
- Rechnung: 20 / 40 = 0,5 FTE
Praxisbeispiele für die Berechnung von Vollzeitäquivalenten
| Mitarbeitender | Vertragsstunden pro Woche | Vollzeitstunden | FTE |
| A | 20 | 40 | 0,5 |
| B | 30 | 40 | 0,75 |
| C | 40 | 40 | 1 |
Gesamt-FTE: 0,50 + 0,75 + 1,00 = 2,25 FTE
Schritte zur Berechnung des FTE
- Vollzeitstunden definieren
Beispiel: 40 Stunden pro Woche oder 160 Stunden pro Monat. - Jeweilige Arbeitszeit erfassen
Tatsächliche oder vertraglich vereinbarte Stunden der Person. - Berechnung durchführen
Arbeitszeit der Person durch Vollzeitstunden teilen. - Summierung für Gesamt-FTE
Für mehrere Mitarbeitende alle Einzel-FTE-Werte addieren.
Hinweis:
Für Jahresberechnungen wird häufig die gesamte Arbeitszeit in Stunden oder Tagen pro Jahr verwendet, um saisonale Schwankungen zu beachten.
Spezielle Berechnungsszenarien beim FTE
- Projektbezogene FTE: Ermittlung nur für die Stunden, die auf ein bestimmtes Projekt entfallen.
- Jahres-FTE: Berechnung auf Basis von Arbeitstagen im Jahr (unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit oder Elternzeit).
- FTE im internationalen Vergleich: Unterschiedliche Vollzeitstunden (z.B. 35 vs. 40 Wochenstunden) müssen auf eine einheitliche Basis gebracht werden.
Weitere wichtige HR-Kennzahlen im Überblick
Neben dem FTE nutzen Unternehmen weitere HR-Kennzahlen, um Personalbestand, Effizienz und Kosten im Blick zu behalten. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten KPIs mit Nutzen und Praxisbeispielen:
| Kennzahl | Was sie misst | Warum ist sie wichtig | Praxisbeispiel |
| Headcount | Anzahl der Mitarbeitenden (egal ob Teilzeit/Vollzeit) | Einfacher Überblick, Reporting, Management-Reports | „Wir haben 120 Mitarbeitende, aber nur 95 FTE.“ |
| FTE (Full-Time-Equivalent) | Normierte Vollzeitstellen | Vergleichbarkeit von Arbeitskapazität | „Für das Projekt brauchen wir +3,5 FTE.“ |
| Kapazitätsstunden (Soll/Ist) | Geplante vs. tatsächlich verfügbare Stunden | Personal- & Schichtplanung | „Geplant: 2.400 Stunden, verfügbar: 2.100.“ |
| Abwesenheitsquote | % der nicht verfügbaren Arbeitszeit (Krankheit, Urlaub) | Zeigt real nutzbare vs. theoretische FTE | „100 FTE schrumpfen durch 8 % Krankheit auf effektiv 92.“ |
| Überstunden | Gearbeitete Stunden über Soll hinaus | Frühindikator für Unterbesetzung | „+300 Überstunden/Monat → Bedarf für +2 FTE.“ |
| Produktive Stunden / Utilization | Anteil der wirklich wertschöpfenden Zeit | Bewertung der Effizienz | „Von 38 h/Woche sind nur 30 h produktiv nutzbar.“ |
| Personalkosten pro FTE | Gesamtkosten je Vollzeitstelle | Budget- und Kostencontrolling | „Ein FTE kostet im Schnitt 65 000 € p.a.“ |
| Fluktuationsrate (pro FTE) | Anteil ausscheidender Mitarbeitenden | Zeigt Bindung & Nachbesetzungsbedarf | „Bei 12 % Fluktuation verlieren wir 6 FTE im Jahr.“ |
| Capacity Ratio | Verhältnis von Kapazität zu Bedarf | Bewertung von Über- oder Unterdeckung | „Unsere Linie läuft aktuell nur zu 85 % der geplanten Kapazität.“ |
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Was sind typische Einsatzbereiche des FTE in der Personalabteilung?
- Feinabstimmung der Personalplanung:
Nicht nur Soll-Ist-Vergleich, sondern auch Simulation verschiedener Szenarien, etwa bei geplanter Arbeitszeitverkürzung oder Wachstum. - Ressourcensteuerung in Projekten:
Präzise Verteilung von Kapazitäten auf Projektphasen, ohne dass es zu Engpässen in anderen Bereichen kommt. - Controlling mit Frühwarnfunktion:
FTE-Entwicklung im Zeitverlauf beobachten, um Trends wie steigende Teilzeitquoten früh zu erkennen. - Benchmarking über Zeit und Standorte:
Auslastung und Effizienz zwischen Teams oder Niederlassungen vergleichen, unter Berücksichtigung der jeweiligen Arbeitszeitmodelle.
FTE im Reporting und Controlling
Das Full-Time-Equivalent ist gerade bei Reporting- und Controlling-Prozessen ein wichtiges Werkzeug. Es ermöglicht, Personalkapazitäten vergleichbar darzustellen, unabhängig davon, inwieweit die Belegschaft aus Vollzeit-, Teilzeit- oder befristeten Kräften besteht.
Warum ist der FTE wichtig für das Controlling?
- Vergleichbarkeit: Standardisierte Darstellung der Arbeitszeit, auch bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen.
- Budgetplanung: Realistische Zuordnung von Personalkosten zu Projekten oder Abteilungen.
- Kapazitätsanalyse: Ermittlung, inwiefern genügend Ressourcen für geplante Vorhaben vorhanden sind.
Integration des FTE in Berichte
Viele Firmen erfassen die FTE-Werte monatlich oder quartalsweise und integrieren sie in:
- Personal- und Ressourcenreports
- Monats- und Jahresabschlüsse
- Kennzahlenberichte für das Management
Praxis-Tipp:
Eine konsistente Definition der Arbeitszeit in der Vollzeitarbeit ist wichtig, um FTE-Werte über mehrere Zeiträume oder Standorte hinweg sinnvoll vergleichen zu können.
Häufige Fehler und Missverständnisse bei FTE
Trotz der einfachen Formel werden Berechnungen des Full-Time-Equivalent in der Praxis oft falsch angewendet oder interpretiert. Diese Fehler können zu falschen Kapazitätsplanungen, Budgetabweichungen und verzerrten Reportings führen.
Falsche Definition der Vollzeitstunden
Ein häufiger Fehler ist, dass die zugrunde liegende Arbeitszeit einer Vollzeitkraft nicht einheitlich definiert wird. Wenn z.B. in einer Abteilung 40 Stunden pro Woche und in einer anderen 38 Stunden als Vollzeit gelten, führt das zu falschen FTE-Werten.
Headcount mit FTE verwechseln
Häufig wird die Anzahl der Beschäftigten (Headcount) mit der FTE-Zahl gleichgesetzt. Ein Betrieb kann 10 Mitarbeitende beschäftigen, die zusammen aber nur 7,5 FTE ergeben, wenn einige Teilzeitarbeit verrichten.
Urlaubs- und Ausfallzeiten nicht berücksichtigt
Manche Berechnungen basieren auf vertraglicher Arbeitszeit, ohne Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit einzubeziehen. Für eine realistische Kapazitätsplanung sollten diese Umstände einkalkuliert werden.
Unterschiedliche Zeiträume vermischen
Ein weiteres Missverständnis entsteht, wenn FTE-Werte für unterschiedliche Zeiträume addiert oder verglichen werden, ohne die Dauer zu beachten. Eine FTE-Berechnung muss immer den definierten Bezugszeitraum klar benennen (z.B. Monat, Quartal, Jahr).
FTE in der Praxis mit Rexx Systems umsetzen
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Vorteile für Ihre Personal- und Projektplanung
- Automatische FTE-Berechnung auf Basis aktueller Personaldaten
- Erfassung aller Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten in einem System
- Echtzeit-Übersicht über verfügbare Kapazitäten
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FTE – Häufige Fragen und Antworten
Wie viele Stunden entspricht 1 FTE
In Deutschland wird 1 FTE meist mit 40 Stunden pro Woche definiert. Je nach Tarifvertrag oder Betrieb können es auch 35 oder 38 Stunden sein.
Wie viele FTE sind 30 Stunden?
Bei einer 40-Stunden-Basis entsprechen 30 Stunden 0,75 FTE. Formel: 30 ÷ 40 = 0,75.
Wie viel FTE entspricht ein Minijobber?
Das hängt von der Wochenarbeitszeit ab. Bei 10 Stunden pro Woche auf einer 40-Stunden-Basis entspricht ein Minijob 0,25 FTE.
Worin liegt der Unterschied zwischen Headcount und FTE?
Headcount zählt die Zahl der Beschäftigten, unabhängig von deren Arbeitszeit. FTE hingegen rechnet Teilzeit- und Vollzeitkräfte auf eine einheitliche Bezugsgröße um.
Welche Daten sind für eine präzise FTE-Berechnung nötig?
Erfasst werden sollten vertragliche Stunden, Überstunden sowie Abwesenheiten wie Elternzeit oder Sabbaticals. Nur so spiegelt der Wert die tatsächliche Kapazität wider.
Kann das FTE für Projektkalkulationen genutzt werden?
Ja, das FTE ist besonders hilfreich in der Projektplanung. Es zeigt, wie viele Vollzeitäquivalente real verfügbar sind, und macht Personalbedarf und Kosten kalkulierbar.
Wie unterstützt Rexx Systems die FTE-Planung?
Mit Rexx Systems werden Arbeitszeitmodelle, Vertragsdaten und Abwesenheiten automatisch in die FTE-Berechnung einbezogen. Das reduziert den manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass Personal- und Budgetentscheidungen jederzeit auf aktuellen Zahlen basieren.
