Onboarding-Software
Verkürzen Sie die Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeitenden und steigern Sie deren Zufriedenheit
Onboarding-Software von Rexx
Wenn Unternehmen Mitarbeitende geplant und strukturiert onboarden, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit.
Die Rexx Onboarding-Software unterstützt den Einstiegs-Prozess durch umfangreiche Funktionen. Beginnend bei der Bereitstellung der Ausstattung für einen neuen Mitarbeitenden bis zu organisatorischen Maßnahmen wie Onboarding-Gespräche nach der ersten Arbeitswoche.
Definieren Sie mit dem Modul der Rexx Onboarding-Software einen konkreten Workflow, der verbindlich festlegt, wer was zu welchem Zeitpunkt bereitstellt und was erledigt werden muss. Das System überprüft die festgelegten Timelines und erinnert die Verantwortlichen an die jeweiligen Aufgaben.
Strukturierte Onboarding‑Workflows
Definieren Sie klare Abläufe und Checklisten, damit jede Aufgabe termingerecht erledigt wird.
Schnellere Time‑to‑Productivity
Verkürzen Sie die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender durch automatisierte Schritte und Erinnerungen.
Stärkere
Mitarbeitenden Bindung
Steigern Sie Zufriedenheit und Loyalität, indem Sie neuen Kollegen von Tag 1 klare Orientierung bieten.
Der Onboarding-Prozess: Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
Ein strukturierter Onboarding‑Prozess führt neue Mitarbeitende Schritt für Schritt in die Aufgaben, Abläufe und Unternehmenskultur ein, damit sie schnell selbstständig und sicher agieren können. Dabei ersetzt Onboarding die zufällige Einarbeitung durch klare Checklisten, Verantwortlichkeiten und Termine – im Gegensatz zum Offboarding, das den geordneten Austritt regelt.
Was sind die Ziele einer Onboarding-Software?
Eine Onboarding‑Software sorgt dafür, neue Mitarbeitende schnell handlungsfähig zu machen, ihre Arbeitsmotivation früh zu wecken und sie langfristig an das Unternehmen zu binden. Durch strukturierte Abläufe steigert sie:
- Integration und Zugehörigkeitsgefühl, damit Neuzugänge sich von Tag 1 als wertvolle Teammitglieder fühlen
- Mitarbeitermotivation und Produktivität, indem klare Einstiegsschritte und Feedback‑Loops Unsicherheiten beseitigen
- Fehlervermeidung in der Einarbeitungsphase durch automatisierte Checklisten und Erinnerungen
- Mitarbeiterbindung und geringere Fluktuationsrate, was Recruiting‑ und Ausbildungskosten senkt
- Employer Branding, da zufriedene Mitarbeitende positive Empfehlungen aussprechen
Informationsübergabe in der Onboarding Software
Über die Rexx Blogs und dem sog. Informations-Stream werden über die Software zentrale oder fachspezifische Informationen für die neuen Mitarbeitenden im Portal bereitgestellt. Oft sind für ein eingespieltes Team viele Dinge selbsterklärend, die ein neuer Mitarbeitender noch nicht verstehen kann.
Durch automatische Hinweise auf aufgabenspezifische Blogs oder Dokumente und Erinnerungen an allgemein relevante Pflicht-Informationen werden Lücken in der Kommunikation geschlossen und ein reibungsloses Onboarding sichergestellt.
Mit dem HowTo Bot, dem kleinen Bruder des KI-Assistenten Rai, haben Sie die Möglichkeit, eine interne Wissensdatenbank und -verwaltung für Ihr Unternehmen zu erstellen. Wiederkehrende Fragen des neuen Personals können so schnell und verlässlich beantwortet werden.
Emotionale Aspekte beim Onboarding
Neben den funktionalen Aspekten spielen bei Rexx Onboarding auch die emotionalen Aspekte eine wichtige Rolle. Hierbei unterstützt Rexx HR Software z. B. durch Social-Media-Funktionen in seinem Enterprise Social Network. Der neue Mitarbeitende kann sich schon vor Antritt einen Eindruck über die Kommunikation im Unternehmen, die Kollegen sowie fachliche Themen verschaffen und bereits am Austausch mit den neuen Kollegen teilnehmen.
DSGVO-konformes Onboarding Tool
Die Onboarding-Funktionen stehen den neuen Mitarbeitenden direkt im Self Service-Portal des sozialen Unternehmens-Netzwerks zur Verfügung. So können die neuen Leute bequem von zu Hause oder unterwegs an der digitalen Corporate Communikcation und am Wissensaustausch teilhaben oder spielerisch das Team kennenlernen. Oder sie benutzen die Selfservice-Funktionen, um ihre Stammdaten oder Skills zu ergänzen und Anträge zum Beispiel für Einführungsveranstaltungen zu stellen.
Für uns sind Qualität, Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO unverhandelbar. Darüber hinaus sind wir auch ISO 27001:2022 zertifiziert.
Unsere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz gewährleisten die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen und sind zudem ebenfalls ISO-zertifiziert.
Spielerische Elemente der Onboarding Software
Gamification-Elemente unterstützen die emotional positive und frühzeitige Einbindung der neuen Mitarbeitenden. Zum Beispiel über das Team-Quiz, bei dem anhand der Fotos die Namen der Teammitglieder zugeordnet werden, um dann in deren Profil mehr über sie zu erfahren.
Onboarding und Talent Management
Ein regelmäßiger, strukturierter Dialog mit dem neuen Mitarbeitenden ist ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Onboardings. Unsere Software erlaubt, formalisierte Bögen für spezielle Onboarding-Mitarbeitergespräche zu hinterlegen und Timelines zur Durchführung der Gespräche zu definieren.
Das rexx Talent Management erinnert Vorgesetzte und den Mitarbeitenden automatisch an festgelegte Feedback-Gespräche und überwacht die Ergebnisdokumentation. Aufgrund der komfortablen Auswertungsmöglichkeiten wird eine negative Entwicklung schnell deutlich – Gegenmaßnahmen können ergriffen werden.
Weitere Funktionen der rexx Suite:
Das Bewerbermanagement-Universum von Rexx Systems:
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 25 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerbenden beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement-Tool ein umfangreiches „Ökosystem“ entwickelt, das wir als das „Rexx Universum“ bezeichnen. Den Kern bildet das rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
Das sagen unsere Kunden zur Onboarding-Software:
„Das Bewerbermanagement von Rexx Systems ist eines unserer größten Benefits. Wir haben dadurch alles zentral an einem Ort und alle Kosten im Blick.“
Lisa Hübsch, HR Excellence Manager bei Solarwatt
Damit mehr Zeit für andere sehr wichtige Aufgaben bleibt, entschied sich Theo Förch für die Digitalisierung durch eine innovative HR- Software von Rexx Systems.
„Mit Rexx ist es uns ermöglicht worden, die Prozesse in der Personalabteilung generell zu digitalisieren. Die Rexx Mediathek beispielsweise optimiert nicht nur unseren Onboarding-Prozess, sondern auch unseren Arbeitstag.”
Christin Habrock – Personalreferentin,
Blumenbecker Gruppe
„Rexx kam genau zur richtigen Zeit: Die Digitalisierung unserer Personalprozesse und die Transparenz haben unsere tägliche Arbeit verändert: Homeoffice ad hoc und schnelles Wachstum wären in der Kürze der Zeit nicht möglich gewesen.“
Kerstin Gerß, Leitung Personalmanagement
Viebrockhaus
Die Vorteile eines strukturierten Onboarding-Prozesses
Ein durchdachtes Onboarding bindet neue Mitarbeitende schneller ein, steigert Motivation und senkt Fluktuation. Klare Abläufe und festgelegte Meilensteine sorgen dafür, dass Wissen zielgerichtet vermittelt wird und Neuzugänge von Anfang an produktiv werden.
Das bringt Ihnen messbare Vorteile:
- Schnelle Einarbeitung: Reduziert die Zeit bis zu selbstständigem Arbeiten
- Höhere Motivation: Steigert das Engagement durch frühzeitiges Zugehörigkeitsgefühl
- Geringere Fehlerquote: Vermeidet Missverständnisse und Nacharbeiten in der Probezeit
- Längere Bindung: Senkt Kündigungsraten und spart Rekrutierungskosten
- Starkes Arbeitgeberimage: Hält Talente dauerhaft und verbessert Empfehlungen
Die 4 Phasen des Onboardings
Ein strukturierter Onboarding‑Ablauf gliedert sich in 4 Phasen, die neue Mitarbeitende schnell integrieren und langfristig binden.
Phase 1: Preboarding
- Übermittlung wichtiger Unterlagen (Sozialversicherung, Steuer-ID)
- Einrichtung von Arbeitsplatz, IT-Zugängen und Ansprechpartnern
- Versand eines Willkommens-Guides mit Ersttagsplan und Betriebsübersicht (Unternehmensleitbild, Organigramm)
Phase 2: Erster Arbeitstag
- Begrüßungsgespräch und Büroführung
- Übergabe von Schlüssel, Ausstattung und Informationsmappe
- Gemeinsame Pausen oder Team-Café für erstes Kennenlernen
Phase 3: Fachliche Einarbeitung & soziale Integration
- Zuweisung eines Paten als Ansprechpartner
- Angepasster Einarbeitungsplan mit Schulungen und Zielvorgaben
- Teambuilding-Events und regelmäßiges Feedback
Phase 4: Nachhaltige Bindung nach der Probezeit
- Periodische Mitarbeitendengespräche zur Zufriedenheitsabfrage
- Evaluation der Probezeit und Entscheidung über Übernahme
- Übergang in Talent‑Management mit Entwicklungsprogrammen
Mitarbeitende schnell integrieren und langfristig binden mit der Onboarding-Software von Rexx Systems
Die Rexx Onboarding-Software liefert alle Werkzeuge, um neuen Kolleginnen und Kollegen einen perfekten Start zu ermöglichen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Onboarding‑Workflows automatisieren und Verantwortlichkeiten klar festlegen
- Checklisten und Erinnerungen sorgen für lückenlose Ausstattung und Einarbeitung
- Echtzeit‑Statusübersicht verhindert Verzögerungen und hebt Engpässe frühzeitig hervor
- Personalisierte Kommunikation und digitale Willkommenspakete und stärken das Zugehörigkeitsgefühl
- Interaktive Aufgabenpläne begleiten die neue Fachkraft Schritt für Schritt
Mit der Rexx Onboarding-Software verkürzen Sie Einarbeitungszeiten, steigern die Zufriedenheit und schaffen eine vertrauensvolle Basis für langfristige Mitarbeitendenbindung.
Onboarding-Software – Häufige Fragen und Antworten
Eine Onboarding-Software ist eine Online-Plattform, die alle Schritte der Einarbeitung neuer Mitarbeitender in klar strukturierten Workflows, Checklisten und Erinnerungen abbildet. Sie ersetzt manuelle Zettelwirtschaft durch automatisierte Abläufe, sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass keine Aufgabe im Einstiegsprozess vergessen wird.
Im Rahmen des Onboardings geht es darum, neue Mitarbeitende auf der Grundlage eines systematischen Onboarding-Programms in die Organisation zu integrieren. Aus Sicht des Neuzugangs soll Onboarding diese Aufgaben erfüllen:
- Tätigkeiten möglichst rasch erlernen
- Mit der Unternehmensstruktur und den Abläufen vertraut machen
- Kontakte zu Arbeitskollegen und Kunden aufbauen
- Informationsabläufe kennenlernen
- Mit der Unternehmenskultur, den Werten und der Philosophie vertraut machen
- Ziele und Wachstumsstrategie des Unternehmens kennenlernen
- Verantwortungsbereiche und Erwartungen erfahren
Es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende die Abteilung, die Kollegen und die Führungskräfte kennenlernen.
Damit Onboarding funktioniert, sollte das Unternehmen stets persönlich auf neue Mitarbeitende eingehen und dabei die Stärken und Talente berücksichtigen. Eine individuelle Begleitung ist wichtiger als ein fester Einarbeitungsplan, damit sich Neuankömmlinge weder über- noch unterfordert fühlen.
Im Idealfall nutzt das Unternehmen im Onboarding-Prozess zahlreiche Hilfsmittel, um die Einarbeitung zu unterstützen:
- Einarbeitungspläne
- Schulungen, Trainings und Workshops
- Zielvereinbarungen
- Meetings und Video-Konferenzen mit anderen Kollegen
- Informationsbroschüren
- Checklisten als Orientierungshilfe
- Kontaktdaten von Mitarbeitenden
- Onboarding-Software
Zur Unterstützung können Arbeitgeber auf eine Onboarding-Software setzen, die verschiedenste Aufgaben von der Planung über administrative Belange bis zur Kontaktaufnahme vereinfacht.
Um neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern, ist es hilfreich, ihnen einen Buddy oder Mentor an die Seite zu stellen, der gut im Unternehmen verankert ist und bereits längere Zeit hier arbeitet. Ein fester Ansprechpartner kann helfen, Unklarheiten zu beseitigen, interne Abläufe schneller zu begreifen und Kontakte zu knüpfen.
Teambuilding-Maßnahmen unterstützen dabei, Mitarbeitende sozial in das Unternehmen einzugliedern und einen Platz im Team finden zu lassen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Zusammenarbeit mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten aus.
Online-Onboarding bietet neuen Kolleginnen und Kollegen von Tag 1 Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, Schulungsmaterialien und Ansprechpartner, wodurch Unsicherheit minimiert wird. Eine reibungslose, digital unterstützte Einarbeitung führt nachweislich zu höherer Zufriedenheit und geringerer Fluktuation während der Probezeit.
Eine Onboarding-App erlaubt mobilen Zugriff auf To‑do‑Listen, Checklisten und Firmeninfos direkt auf dem Smartphone und erhöht damit die Selbständigkeit neuer Mitarbeitender. Push‑Benachrichtigungen erinnern automatisch an erforderliche Schritte, wodurch Verzögerungen vermieden und der Einstieg beschleunigt wird.
Zeitgemäße Onboarding-Lösungen bieten standardisierte APIs und Plug‑ins, um sich nahtlos mit Bewerber‑Management‑, Zeitwirtschafts- und Payroll-Systemen zu verbinden. So werden Stammdaten nur einmal erfasst, Dubletten vermieden und abteilungsübergreifende Prozesse lückenlos synchronisiert.
Die Rexx Onboarding-Software ermöglicht die Definition verbindlicher Timelines und Eskalationsregeln, die bei Überschreiten automatisch Benachrichtigungen an Verantwortliche versenden. Dank integrierter Checklisten und eindeutiger Aufgabenverteilung entfallen manuelle Koordination und Einarbeitungsfehler.
Die Onboarding-Plattform von rexx systems skaliert problemlos von kleinen Teams mit wenigen Neueinstellungen bis hin zu internationalen Konzernen mit mehreren Tausend Mitarbeitenden. Dank mandantenfähiger Architektur und modularer Lizenzierung passt sich das System Ihren Wachstumsansprüchen an.