Man könnte meinen, dass man in Zeiten der Digitalisierung auch oder gerade Personaldaten in Unternehmen längst in digitalen Ordnern verwaltet, worauf von unterschiedlichen Standorten zugegriffen werden kann und Änderungen nur an einer Stelle stattfinden müssen. Die Realität zeichnet ein anderes Bild.
Papier hat ausgedient
In vielen Unternehmen gibt es sie noch, die gute alte Personalakte auf Papier. Dicke Papierstapel, die in irgendeinem Regal in einem HR-Büro stehen. Für jede Änderung – seien es Adressdaten, Gehaltsanpassungen oder z. B. Änderungen der Krankenkasse – muss dieser Ordner aus dem Regal genommen werden und ein HR-Mitarbeiter hat die ehrenvolle Aufgabe, diese Änderungen schriftlich oder zumindest in Papierform zu hinterlegen. Dabei stellen sich viele Fragen wie beispielsweise: Ist es wirklich im Sinne des Datenschutzes, wenn sich jeder eine Papierakte einfach greifen kann? Die Änderungsmitteilung geht telefonisch ein – überträgt der Personalverantwortliche seine handschriftliche Notiz auch wirklich in die Papierakte? Was passiert, wenn einmal etwas nicht korrekt abgelegt wurde?
Die unumgängliche Lösung dieser Fragen heißt: digitale Personalakte! Eine sichere, einfache und datenschutzkonforme Lösung. Durch eine Verschlüsselung kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen vertrauliche Personaldokumente einsehen können. Das ist seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 wichtiger als je zuvor. Auch andere gesetzliche Vorgaben können mit der digitalen Personalakte problemlos bewältigt werden, wie dies beispielsweise durch das Betriebsverfassungsgesetz oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gefordert wird.
Digitale Personalakte verbessert Prozesse
Das Jahr 2019 steht im Zeichen des Fachkräftemangels und strategische Personalplanung ist gefragt. Und auch die Generation der Babyboomer steht kurz vor dem Rentenalter. Der Trend zur vollständigen Digitalisierung ist unaufhaltsam und die Arbeit mit Papierakten passt einfach nicht mehr in unsere Zeit.
Die digitale Personalakte bietet vielfältige Vorteile. Personalverantwortliche können Änderungen leicht und unkompliziert vornehmen. Sie haben weniger Aufwand und müssen nicht Aktualisierungen an vielen verschiedenen Stellen vornehmen, sondern eine Änderung genügt und wird in alle relevanten Dokumente übertragen. Mit einer digitalen Personalakte kann sichergestellt werden, dass alle Personalinformationen vollständig und an einer einzigen Stelle greifbar sind. Die digitale Personalakte wird automatisch mit Schlagworten versehen und ist leicht auffindbar. Wechselt ein Mitarbeiter von einem Standort zu einem anderen, sind seine Informationen auch in der neuen Filiale sofort verfügbar. Das gilt selbst dann, wenn der Umzug in ein anderes Land erfolgt. Und eine digitale Personalakte führt nicht wie eine Papierakte ein isoliertes Eigenleben, sondern kann einfach und vollständig in den HR-Prozess eingebunden werden. Der HR-Prozess wird so deutlich beschleunigt.
Mobile first – auch beim Personalmanagement
In einer digitalen Personalakte können wichtige Personaldokumente revisionssicher, unveränderbar und fälschungssicher abgelegt werden. Neu ist der Trend nicht nur zur digitalen, sondern auch zur mobilen Personalakte. Arbeitnehmer können so beispielsweise ihre Gehaltsabrechnung nicht mehr nur per Brief oder Mail erhalten, sondern auch per Abruf per Self Service im Mitarbeiterportal oder per App direkt auf ihr Smartphone.
Fazit:
Die digitale Personalakte erleichtert Verantwortlichen die Arbeit erheblich und ermöglicht eine moderne Digitalisierungsstrategie. rexx Digitale Personalakte bietet auf einen Blick die Übersicht über Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, gescannte Dokumente, E-Mails, Telefonnotizen, Aus- und Fortbildungsinformationen, Entwicklung, Skills, Organisationszugehörigkeit, Ausstattung, Mutterschutz, Elternzeiten, Vertragsdaten, Fehlzeiten, Urlaubsdaten, Stundensaldo, Kostenstellen, Spesenabrechnungen und vieles mehr. Dokumente und Ereignisse können über die search & list engine gefunden werden. Die workflow engine erinnert automatisch an Aufgaben, wie Ende der Probezeit, Ablauf der Vertragsbefristung oder Elternzeit.
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