Mit der Einführung einer digitalen Personalakte befinden sich bereits viele Personalabteilungen auf dem Weg zur papierlosen Personalverwaltung. Vor der Implementierung sind jedoch ein paar Dinge zu beachten.
Wenn alle relevanten Personaldokumente, wie Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, Spesenabrechnungen u.v.m. digital vorliegen, haben Aktenordner ausgedient. Doch die Digitale Personalakte schafft nicht nur mehr Platz. Moderne HR Software Lösungen sind mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die die Mitarbeiterverwaltung von Routineaufgaben entlastet und so Zeit und damit Geld sparen. Vor der Einführung sollten sich Unternehmen aber mit verschiedenen Aspekten, die beim Führen einer digitalen Personalakte zu berücksichtigen sind auseinandersetzen. Dazu gehört der Datenschutz genauso, wie Zugriffsaspekte.
Bei der Einführung einer Digitalen Personalakte Datenschutz beachten
Wenn sensible, personenbezogene Daten durch automatische Verfahren verarbeitet werden, müssen Arbeitgeber das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten. Die Datenverarbeitung im Rahmen einer elektronischen Personalakte unterliegt einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich. Mitarbeiter müssen ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten in der Regel schriftlich erteilen. Das kann auch im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen – muss dann aber im Vertragstext besonders hervorgehoben werden. Empfehlenswert ist, dies grundsätzlich so zu praktizieren, damit nicht im konkreten Einzelfall die Einwilligung jedes Arbeitnehmers später eingeholt werden muss.
Das BDSG erlaubt von vornherein die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, wenn eine anderweitige Rechtsvorschrift dies vorsieht. Darunter fällt zum Beispiel eine Betriebsvereinbarung. Das BDSG verlangt, dass personenbezogene Daten korrigiert werden müssen, wenn sie nicht stimmen.
In der Digitale Personalakte finden Sie alle relevanten Daten eines Mitarbeiters in einer komfortablen Übersicht.
Eine weitere Frage des Datenschutzes betrifft die Wahl zwischen einer Cloud und einer Inhouse-Installation, die jeweils von der Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens, sowie auch von den individuellen Anforderungen und der IT-Infrastruktur vor Ort abhängig ist. In jedem Fall sollte sichergestellt sein, dass die sensiblen Mitarbeiterdaten gut verschlüsselt sind und sowohl rechts- als auch revisionssicher für einen langen Zeitraum abgelegt werden können. Darüber hinaus sollten die Zugriffsrechte klar definiert sein. Im Sinne des Datenschutzes sollte in einem sogenannten „Rollenkonzept“ ganz genau festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Informationen erhält. Denn die digitale Personalakte hat u.a. den Vorteil, dass nicht nur, wie bei der Papierakte, eine Person, sondern mehrere Personen von unterschiedlichen Standorten aus zeitgleich Zugriff haben.
Aufbau einer sinnvollen Ordnerstruktur noch vor der Implementierung
Zeitgleich mit der E-Akte sollte für eine sinnvolle Struktur der Dokumente gesorgt werden. Welche Kategorisierung (z.B. nach Weiterbildungsanträgen, Dienstvertrag, Elternzeit, Verpflegungskosten etc.) ist sinnvoll und erleichtert das spätere Auffinden? Speziell für größere Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nur die wichtigsten Informationen wie Zielvereinbarungen, den Arbeitsvertrag oder Leistungsbeurteilungen zu scannen und den „Rest“ weiterhin in Papierform zu archivieren; neue Vorgänge hingegen werden von Anfang an vollständig elektronisch erfasst.
Mitbestimmung des Betriebsrats beachten
Dem Betriebsrat steht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendungen von technischen Einrichtungen zu, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Damit bedarf die Umstellung auf elektronische Personalakten grundsätzlich nicht der Zustimmung des Betriebsrats. Dennoch empfiehlt sich die Einbeziehung in der Regel.
Etwas anderes gilt, wenn mit der elektronischen Personalakte allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden. Darunter fallen Regelungen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen, wie zum Beispiel Führungsrichtlinien. In Abstimmung mit dem Betriebsrat ist dann die Einführung der elektronischen Personalakte für alle Mitarbeiter gleichzeitig möglich.
Was gehört in die Digital Personalakte
In der Digitalen Personalakte finden Sie alle relevanten Daten eines Mitarbeiters in einer komfortablen Übersicht. Doch nicht alles darf hinein. Folgende Unterlagen gehören in eine Digitale Akte:
Bewerbungsunterlagen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung (berufliche Entwicklung, Personalfragebögen, ärztliche Beurteilungen, Einstellungsbeurteilungen, Eignungstests usw.)
- Arbeitsvertrag inklusive späterer Änderungen
- Unterlagen des Werkschutzes
- Berichte über Arbeitsunfälle
- Führungs- und Leistungsbeurteilungen
- Unterlagen über Qualifizierung
- Zeugnisse, auch über Fortbildungsmaßnahmen
- Lohn- und Gehaltsänderungen
- Krankheitsbescheinigungen
- Urlaubsanträge und -bewilligungen
- Darlehen und Pfändungen
- Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer beziehungsweise Dritten
- Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
- Aufzeichnungen des Betriebsarztes, soweit dem Arbeitgeber ein Unterrichtungsanspruch zusteht
- Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
- Abmahnungen
- Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag, Schlusszeugnis
- Stellungnahmen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte
- Gegendarstellungen
… und was darf nicht in die Digitale Akte?
Manche Aufzeichnungen bzw. Dokumente hingegen sind tabu. Diese Dinge gehören auf keinen Fall in eine Digitale Personalakte:
- Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes
- Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt ist wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne
- Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmers
- Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
- Prozessakten des Prozessvertreters des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer
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