rexx Onboarding.

Wenn Unternehmen Mitarbeiter geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit.

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Einstiegs-Prozess
rexx Onboarding unterstützt den Einstiegs-Prozess durch umfangreiche Funktionen. Es fängt bei der Bereitstellung der Ausstattung für einen neuen Mitarbeiter an – beispielsweise Büromöbel, Technik, IT,  Benefits oder organisatorische Maßnahmen wie Onboarding-Gespräche nach der ersten Arbeitswoche.

Definieren Sie mit dem Modul der rexx Talent Management Software einen konkreten Workflow, der verbindlich festlegt, von wem, was, zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt oder erledigt werden muss. Das System überprüft die festgelegten Timelines und erinnert die Verantwortlichen an die jeweiligen Aufgaben.

Workflow

Informationsübergabe
Über die rexx Blogs und dem sog. Informations-Stream werden über die Software zentrale oder fachspezifische Informationen für die neuen Mitarbeiter im Portal bereitgestellt. Oft sind für ein eingespieltes Team viele Dinge selbsterklärend, die ein neuer Mitarbeiter noch nicht verstehen kann. Durch automatische Hinweise auf aufgabenspezifische Blogs oder Dokumente und Erinnerungen an allgemein relevante Pflicht-Informationen werden Lücken in der Kommunikation geschlossen und ein reibungsloses Onboarding sichergestellt.

rexx Blogs / Infostream

Emotionale Aspekte
Neben den funktionalen Aspekten spielen bei rexx Onboarding auch die emotionalen Aspekte eine wichtige Rolle. Hierbei unterstützt rexx HR Software z. B. durch Social-Media-Funktionen in seinem Enterprise Social Network. Der neue Mitarbeiter kann sich schon vor Antritt einen Eindruck über die Kommunikation im Unternehmen, die Kollegen sowie fachliche Themen verschaffen und bereits am Austausch mit den neuen Kollegen teilnehmen.

Collaboration Wissensmanagement

Spielerische Elemente
Spielerische Elemente - die sog. "Gamification" - unterstützen die emotional positive und frühzeitige Einbindung der neuen Leute. Zum Beispiel über das Teamquiz, bei dem man anhand der Fotos die Namen der Kollegen zuordnen muss, um dann in deren Profil mehr über sie zu erfahren.

Teamquiz

Mobile first
Die Onboarding-Funktionen stehen den neuen Mitarbeitern direkt im Selfservice-Portal des sozialen Unternehmens-Netzwerks zur Verfügung. So können die neuen Leute bequem von zu Hause oder unterwegs an der digitalen Unternehmens-Kommunikation und am Wissensaustausch teilhaben oder spielerisch das Team kennenlernen. Oder sie benutzen die Selfservice-Funktionen, um ihre Stammdaten oder Skills zu ergänzen und Anträge zum Beispiel für Einführungsveranstaltungen zu stellen.

Mobile Onboarding

Onboarding und Talent Management
Ein regelmäßiger strukturierter Dialog mit dem neuen Mitarbeiter ist ebenfalls Bestandteil eines professionellen Onboardings. Unsere Software bietet die Möglichkeit, formalisierte Bögen für spezielle Onboarding-Mitarbeitergespräche zu hinterlegen und Timelines zur Durchführung der Gespräche zu definieren.

rexx Talent Management erinnert den Vorgesetzten und den Mitarbeiter automatisch an festgelegte Feedback-Gespräche und überwacht die Ergebnisdokumentation. Aufgrund der komfortablen Auswertungsmöglichkeiten wird eine negative Entwicklung schnell deutlich – Gegenmaßnahmen können ergriffen werden.

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Definition Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die erfolgreiche und langfristige Integration eines neuen Mitarbeiters in die Belegschaft und die Unternehmenskultur gelingt mit einem gut strukturierten Onboarding-Prozess. Beim Onboarding handelt es sich um systematische Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters durch ein Unternehmen. Der Begriff stammt aus dem Amerikanischen und ist die Abkürzung für „Taking on Board“, was mit „neue Mitarbeiter an Bord holen“ übersetzt oder synonym auch mit „Willkommen heißen“ oder „Einführung“ bezeichnet werden kann. Das Gegenteil ist das sogenannte Offboarding, mit der der professionelle Trennungsprozess beschrieben wird, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt.

Ziele und Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses

Wenn Unternehmen Mitarbeiter geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter möglichst schnell einzuarbeiten, ihn für seinen neuen Job zu motivieren und ihn als qualifizierte Fachkraft mit all seinem Wissen und Know-how im Unternehmen zu halten. Gerade in der Probezeit und im ersten Arbeitsjahr ist die Fluktuationsrate recht hoch. Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass sich der Mitarbeiter von Beginn als vollwertiges Mitglied des Betriebes fühlt und bleibt. Gelingt das, profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht:

  • intrinsische Mitarbeitermotivation steigt: der Mitarbeiter ist motiviert sich gewinnbringend in das Unternehmen einzubringen
  • je schneller und besser er in das Unternehmen integriert ist, desto eher trägt er dazu bei, die Produktivität des Betriebs zu steigern
  • Fehleranfälligkeit reduziert sich in der Anfangszeit
  • langfristige Mitarbeiterbindung
  • keine neue Personalbeschaffung notwendig, was Zeit und Kosten spart
  • zufriedene Mitarbeiter sprechen Empfehlungen aus, die das Employer Branding stärken

Was macht gutes Onboarding aus? Die 4 Phasen der Einarbeitung

Der Onboarding-Prozess startet bereits mit der Jobzusage des neuen Mitarbeiters, spätestens jedoch mit der Vertragsunterzeichnung. Je nach Komplexität der Arbeit, dauert das Onboarding mehrere Wochen oder Monate und endet frühestens mit dem Abschluss der Probezeit. Eine systematische und strukturierte Einarbeitung lässt sich in vier Phasen einteilen, die sich zeitlich und inhaltlich überschneiden können.

  1. Preboarding-Phase: Kontakthalten vor dem Arbeitseintritt
  2. Begrüßung und Einführung in das Unternehmen
  3. fachliche Einarbeitung und soziale Integration
  4. Mitarbeiterbindung nach der Probezeit (Talentmanagement)

Preboarding-Phase erfolgreich gestalten

Mit Vertragsunterzeichnung beginnt der Onboarding-Prozess: Bereits vor dem ersten Arbeitstag kann der Arbeitgeber gezielt dafür sorgen, ein positives Verhältnis zum neuen Angestellten aufzubauen. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen:

  • Bereitstellen von wichtigen Dokumenten durch den Arbeitnehmer, z.B. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Steuer-ID
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes mit allen notwendigen Berechtigungen
  • Benennen von Ansprechpartnern
  • Willkommensschreiben mit Ablaufplan für den ersten Arbeitstag (Onboarding-Guide)
  • wichtige Informationen und Einblicke ins Unternehmen (Unternehmensleitbild, Organigramm)

Begrüßung und Einführung während des Onboardings

Der erste Arbeitstag startet für den neuen Mitarbeiter mit einem Einführungsgespräch, zum Beispiel durch die Führungskraft. Neben organisatorischen Dingen, wie dem Überreichen der Schlüssel und einer Informationsmappe mit dem Einarbeitungsplan, ist auch das Überreichen eines kleinen Willkommenspakets und der Visitenkarten denkbar. Gerade der erste Arbeitstag sollte ein paar Freiräume enthalten, um Smalltalk mit Paten und Teamkollegen zu ermöglichen, beispielsweise während einer gemeinsamen Mittagspause. Auch ein Firmenrundgang und Einzelgespräche mit wichtigen Personen, wie Team- und Abteilungsleiter, können eingeplant werden, um den neuen Kollegen einzuführen. Sinnvoll ist ebenfalls ein Feedbackgespräch in Verbindung mit einer Einführung durch den Vorgesetzten. In den folgenden Tagen kann der Mitarbeiter systematisch mit wichtigen Abläufen (z.B. Urlaubsantrag) oder Sicherheitsvorschriften vertraut gemacht und mit Informationen und wichtigen Dokumenten versorgt werden. Um Überforderung zu vermeiden, sollte er keineswegs am ersten Tag mit einer Vielzahl von Informationen überhäuft werden.

Fachliche Einarbeitung und soziale Integration in der Probezeit

Um den neuen Mitarbeiter während der Probezeit schnellstmöglich einzuarbeiten, kann ein Patensystem hilfreich sein. So steht ihm ein direkter Ansprechpartner bei fachlichen, persönlichen oder organisatorischen Fragen jederzeit zur Verfügung. Die systematische fachliche Einarbeitung und soziale Integration ins Team gelingt am besten anhand eines individuellen Einarbeitungsplans, der vorab erstellt wird und der Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele dokumentiert. Wichtiges Wissen kann durch interne oder externe Fortbildungen und Schulungen vermittelt werden. Einführungsveranstaltungen helfen dabei, den neuen Kollegen mit dem Unternehmen vertraut zu machen, Teambuilding-Events oder Betriebsausflüge außerhalb der Arbeitszeiten helfen bei der Eingliederung ins Team.

Mitarbeiterbindung nach der Probezeit

Bereits während der Einarbeitung sind Feedbackgespräche sinnvoll, die sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Orientierung bieten und klären, wie zufrieden beide Seiten sind und wo es noch Unterstützung bedarf. Sowohl das Team als auch der Pate und die Vorgesetzten sollten stets ein offenes Ohr haben, um mögliche bestehende Unsicherheiten abzufangen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und strukturierte Notizen in allen Phasen helfen schließlich dabei zu entscheiden, ob der neue Mitarbeiter nach der Probezeit übernommen wird oder nicht. Bei einer Übernahme geht das Onboarding direkt ins Talentmanagement über, um den Mitarbeiter Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

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