HRMS: Software für Recruiting, Payroll und Management

Ein Human Resource Management System (HRMS) bündelt alle Mitarbeiterdaten und dient dazu, den gesamten Zyklus, den Mitarbeitende im Unternehmen durchlaufen, zu begleiten,  von der ersten Bewerbung über die Lohnabrechnung bis hin zur langfristigen Personalentwicklung.

Welche Funktionen bietet ein HRMS?

Ein zeitgemäßes HRMS bündelt die digitale Personalakte, Lohnabrechnung, Zeiterfassung sowie Recruiting und Talent Management. Es dient als Datenbank, die den gesamten Zyklus der Arbeitnehmenden im Unternehmen abbildet und Abläufe automatisiert.

Die Architektur eines HRMS ist in der Regel modular aufgebaut, damit der Funktionsumfang auf die Struktur des Unternehmens abgestimmt werden kann, also für Mittelständler genauso passend funktioniert wie für international agierende Konzerne.

1. Digitale Personalakte: Sie bündelt Verträge, Zeugnisse und Gehaltsdaten. Zugriffsrechte steuern, wer welche Daten sehen darf, was die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben ohne manuellen Prüfaufwand sicherstellt.
2. Bewerbermanagement (ATS): Diese Funktion digitalisiert den Weg vom Stellenangebot bis zum Vertragsabschluss. Die Software unterstützt beim Abgleich von Anforderungsprofilen mit den Skills der Bewerbenden.
3. Zeitwirtschaft: Hier erfassen Arbeitnehmende ihre Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden direkt im System. Das Modul berechnet automatisch Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit und gleicht diese mit den jeweiligen Arbeitszeitmodellen ab.
4. Entgeltabrechnung: Das System führt die Brutto-Netto-Berechnungen durch, erstellt die Lohnsteueranmeldung und übermittelt die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger. Gesetzesänderungen werden durch regelmäßige System-Updates sofort wirksam.
5. Employee Self-Service (ESS): Über ein Portal oder eine mobile App können Mitarbeitende Urlaubsanträge stellen, Krankmeldungen hochladen oder ihre Adresse ändern. Dies verringert Rückfragen per E-Mail oder Telefon an die Personalabteilung.
6. Talent- und Performance-Management: Hier werden Mitarbeitergespräche dokumentiert und persönliche Entwicklungsziele definiert.

Wer setzt HRMS-Software ein?

Ein HRMS stellt sicher, dass Daten und Feedback abteilungsübergreifend ausgetauscht werden. Ein HRMS wird von HR-Teams, Recruitern, Führungskräften, Beschäftigten und externen Bewerbern eingesetzt, um die Personalprozesse zu steuern und den Datenaustausch zwischen allen Beteiligten zu ermöglichen.

• HR-Teams: Sie nutzen das HRMS für das gesamte Spektrum der Personalarbeit. Dies reicht von der Stammdatenpflege und dem Zugriff auf die digitale Personalakte bis hin zur Erstellung komplexer Berichte für die Geschäftsführung. Zudem automatisieren sie hiermit das anspruchsvolle Talentmanagement.
• Recruiter: Für sie bietet das HRMS ein Portal, um Stellenanforderungen zu veröffentlichen, Kandidaten durch den Auswahlprozess zu begleiten und das Onboarding neuer Mitarbeitender zu steuern.
• Führungskräfte: Mithilfe der Software behalten sie den Überblick über ihre Teamstruktur. Sie verfolgen Zeiten sowie Abwesenheiten, genehmigen Urlaubsanträge und überwachen die Leistung ihrer Teammitglieder. So identifizieren sie, ob Unterstützung oder Feedback zum Erreichen der gesetzten Ziele notwendig ist.
• Beschäftigte: Über ein einheitliches Employee Self-Service Portal verwalten Arbeitnehmende ihre persönlichen Daten eigenständig. Sie können Organisationsdiagramme einsehen, Zeiten erfassen, Schulungszuweisungen prüfen und ihre persönlichen Karriereziele sowie Entwicklungspläne managen.
• Bewerber: Externe Talente erhalten Zugriff auf Portale, um nach offenen Positionen zu suchen, den Status ihrer Bewerbung zu verfolgen und Vertragsangebote mittels elektronischer Signatur rechtssicher anzunehmen.

Durch diese Vernetzung wird das HRMS zur Single Source of Truth für das gesamte Unternehmen. Jede Interaktion zahlt auf die Datenbasis ein, die manuelle Doppelarbeit verhindert und die Datenqualität massiv erhöht.

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines HRMS achten?

Bei der Auswahl eines HRMS sollten Sie auf die Skalierbarkeit der Software, die Einhaltung der Datenschutzstandards (DSGVO) sowie die Tiefe der Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Systeme achten. Ein geeignetes System muss in der Lage sein, sowohl aktuelle rechtliche Anforderungen wie das Entgelttransparenzgesetz abzubilden als auch zukünftige technologische Entwicklungen, etwa KI-gestützte Prozessautomatisierung, zu integrieren.

• Hosting und Datenschutzstandort: Prüfen Sie, ob die Daten auf Servern innerhalb der EU (idealerweise in Deutschland) gespeichert werden. Dies vereinfacht die DSGVO-Konformität erheblich. Fragen Sie zudem nach Zertifizierungen wie ISO 27001, die einen hohen Standard bei der Informationssicherheit belegen.
• Schnittstellen und API-Offenheit: Achten Sie darauf, dass das System über offene Schnittstellen (APIs) verfügt, um Daten mit anderen Programmen auszutauschen, etwa mit Ihrer Finanzbuchhaltung, dem Zeiterfassungsterminal in der Produktion oder dem Active Directory Ihrer IT.
• Mobile Verfügbarkeit und Nutzererfahrung: Ein System wird nur dann akzeptiert, wenn es einfach zu bedienen ist. Testen Sie, ob Mitarbeitende ohne Schulungsaufwand via Smartphone Urlaub beantragen oder Entgeltnachweise einsehen können. Eine schlechte User Experience (UX) führt dazu, dass Self-Service-Funktionen ungenutzt bleiben und die HR-Abteilung weiterhin manuell unterstützen muss.
• Prozessänderungen: Unternehmensstrukturen ändern sich durch Wachstum oder Umstrukturierungen. Das HRMS sollte es Ihnen ermöglichen, neue Standorte anzulegen, Organigramme anzupassen oder Genehmigungsworkflows (z. B. mehrstufige Urlaubsfreigaben) eigenständig zu konfigurieren, ohne für jede Änderung eine externe Programmierung beauftragen zu müssen.

Rexx Systems als Human Resource Management System (HRMS)

Rexx Systems bietet mit der Rexx Suite ein HRMS, das den gesamten Employee Lifecycle abbildet. Alle Personalprozesse, von der Stellenausschreibung bis zum Austritt von Mitarbeitenden, werden in einer Datenbank abgebildet.

• Da alle Module auf dieselbe Datenbank zugreifen, müssen Informationen nur einmal eingegeben werden. Änderungen an Mitarbeiterdaten werden automatisch in der Entgeltabrechnung, der Zeitwirtschaft und der digitalen Akte übernommen.
• Automationen: Das System stößt Prozesse wie die Probezeit-Überwachung oder Jubiläumsbenachrichtigungen selbstständig an. Verantwortliche werden automatisch an Fristen erinnert.
• KI-Unterstützung Rai: KI für das Matching von Bewerberprofilen mit Stellenanforderungen, Erstellung von Zeugnissen oder Reports.
• Standort Deutschland und DSGVO-Konformität: Das Hosting erfolgt in zertifizierten deutschen Rechenzentren. 
• App rexx Go: Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Zeitbuchungen sind in der App verfügbar.
  

HRMS – Häufige Fragen und Antworten