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Digitale Personalakte und Datenschutz – das sollten Sie beachten

01.03.2019
Datenschutz und Digitale Akte
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Digitale Personalakte und Datenschutz – das sollten Sie beachten

01.03.2019

Personalverantwortliche stehen vor einer großen Herausforderung: Die seit Mai 2018 gültige europäische Datenschutzrichtlinie, in Deutschland als Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und international als General Data Protection Regulation (GDPR) bekannt, birgt erhebliche Haftungsrisiken mit möglichen Strafen von bis zu 10 Millionen Euro oder vier Prozent des Konzernumsatzes, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden.

Eine aktuelle Marktstudie der Anwaltskanzlei DLA Piper zeigt, dass Firmen in der EU in fast 60.000 Fällen gegen die Datenschutzrichtlinien in den letzten acht Monaten verstoßen haben und dies den Behörden gemeldet wurde. In 12.600 Fällen waren deutsche Unternehmen betroffen. 64-mal wurden Strafen von bis zu 68.000 EUR gegen Firmen in Deutschland verhängt. Es ist zu erwarten, dass die Zahl der Geldbußen stark ansteigt, sobald die Datenschutzbehörden die Antragsflut bewältigt haben.

Digitale Personalakte und Datenschutz

Wie sollen Personalverantwortliche nun sicherstellen, dass ihre eigene Arbeit datenschutzkonform ist? Grundsätzlich müssen Unternehmen auf Verlangen personenbezogene Daten löschen. Personalverantwortliche sollten vor allem den Paragraph 26 des neuen Datenschutzgesetzes beachten, der den Beschäftigtendatenschutz regelt. Darin ist festgehalten: „Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden“. Allerdings gibt es einige Einschränkungen.

Eine aktuelle Digitale Personalakte kann helfen, den Anforderungen der DSGVO zu genügen. Sie kann in personenbezogenen Feldern Rechtsgrundlagen und den Zweck der Verarbeitung dokumentieren, Löschpflichten und Informationspflicht erfüllen sowie dem Auskunftsrecht Genüge tun. Nicht alle Lösungen für Human Resources erfüllen die Anforderungen der DSGVO in vollem Umfang. Sie sollten deshalb bei der Auswahl strenge Kriterien anlegen.

rexx systems Digitale Personalakte ist datenschutzkonform

Die digitale Personalakte von rexx systems ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die individuellen Daten jedes Mitarbeiters. Sie ist ein wesentlicher Teil der rexx HR Software und mit zahlreichen Spezialfunktionen ausgestattet. Die rexx workflow engine sorgt für eine effiziente Daten-, Fristen- und Terminverwaltung. Diverse Statistiken – beispielsweise zum Krankenstand, zur Arbeitszeitverteilung oder zu Weiterbildungsmaßnahmen – lassen sich durch das rexx HR Data Warehouse schnell und unkompliziert erstellen. Zeugnisse und andere Personaldokumente werden direkt im System erzeugt und in der digitalen Personalakte gespeichert. Für einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen Digitalsystemen in der Firma sorgt die rexx Human Resources API.

Durch den Betrieb in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland oder on premise beim Kunden ist sichergestellt, dass die Personaldaten den Gültigkeitsbereich der DSGVO nicht verlassen und damit den gesetzlichen Auflagen Genüge getan wird.

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