Digitale Personalakte Software
Über 3.000 Kunden in über 30 Ländern vertrauen auf die Software von Rexx Systems
Digitale
Personalakte
Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse und sparen Sie wertvolle Zeit.
Rechtssicherheit &
Datenschutz
Erfüllen Sie DSGVO- und Compliance-Vorgaben automatisch.
Zentrale
Datenübersicht
Behalten Sie Mitarbeitendendaten im Blick – digital, sicher und standortübergreifend.
Digitale Personalakte von Rexx Systems
- Kontakt- und Vertragsdaten
- Gehaltsdaten und -entwicklung
- Schriftverkehr, E-Mails und gescannte Dokumente
- Aus- und Fortbildungsinformationen
- Skills, Entwicklung und Organisationszugehörigkeit
- Ausstattung, Kostenstellen, Spesenabrechnungen
- Mutterschutz, Eltern- und Fehlzeiten, sowie Urlaubsdaten und Stundensaldo
Welche Vorteile hat eine Software für digitale Personalakten?
Eine digitale Personalaktensoftware bündelt alle Personalunterlagen in einem System und ersetzt manuelle Abläufe durch automatisierte Prozesse.
Effizienzsteigerung:
Dokumente lassen sich per Schlagwortsuche in Sekundenschnelle finden und bearbeiten.
Platz- und Kosteneinsparung:
Wegfall physischer Ordner reduziert Lager‑ und Druckkosten dauerhaft.
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff:
HR‑Teams greifen sicher über Webportal oder App auf alle Daten zu.
Höhere Datensicherheit:
Verschlüsselung, Rollenrechte und Audit‑Trail schützen vertrauliche Informationen.
Automatisierte Routineprozesse:
Fristen‑ und Workflow‑Steuerung erinnert an Aufgaben wie Vertragsverlängerungen und Nachweise.
Compliance und Integrität:
Vollständige Historisierung und revisionssichere Archivierung erfüllen DSGVO‑ und GoBD‑Vorgaben.
Compliance‑Checks deutlich schneller und rechtssicher arbeiten.
Digitale Personalakte Software testen
Vereinfachen Sie Ihre HR‑Prozesse mit einer Software für digitale Personalakten, sodass Sie Zeit sparen und Mitarbeitendendaten stets DSGVO‑konform verarbeiten.
Digitale Personalakte Software: alle Funktionen im Überblick
Die zahlreichen Funktionen in der digitalen Personalakte von Rexx, dem Herzstück unserer HR Software, erleichtern Ihre Mitarbeitendenverwaltung.
Workflow Engine
Dazu gehören das schnelle Auffinden von Dokumenten und Ereignissen über die Search & List Engine oder die automatische Erinnerung an Aufgaben durch die Workflow Engine (Ende der Probezeit, Ablauf der Vertragsbefristung oder Elternzeit).
Digitale Personalakte mit Data Warehouse
Das integrierte Data Warehouse bietet frei konfigurierbare und aussagefähige Auswertungen per Mausklick wie die Krankenstatistik, Wochenstunden oder die Anzahl der Neueintritte, die sich als PDF-Dokument bequem exportieren lassen. Schnittstellen zu Fremdsystemen werden von der Rexx Human Resources API bedient. Integrieren Sie auf diese Weise ganz einfach beliebige Daten in die digitale Personalakte Ihrer Mitarbeitenden.
Personalakten digitalisieren
Über das Formschreibenmodul erzeugen Sie Personaldokumente direkt im digitalen Format und legen sie in der elektronischen Personalakte ab, z. B. Arbeitszeugnisse. Da sich Papier dennoch niemals vollständig vermeiden lässt, unterstützt Sie der Scanmanager bei der effizienten Verarbeitung. Dokumente werden im Serienverfahren digitalisiert und komfortabel den digitalen Akten der jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet.
Die Scans werden bei der Aktenaufnahme indiziert und mit intelligenten Suchmerkmalen versehen. So finden Sie über die Search & List Engine jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
Des Weiteren lassen sich entsprechende Dokumente, wie z.B. Arbeitszeugnisse bequem aus der Software digital signieren und in der elektronischen Personalakte ablegen.
Jetzt Personalakten in der Rexx Software digitalisieren
Optimieren Sie Ihre HR‑Workflows, eliminieren Sie Dateninseln und behalten Sie alle Mitarbeitendendaten DSGVO‑konform im Blick.
Das sagen unsere Kunden zur Digitalen Personalakte von Rexx Systems
„Durch die Digitalisierung unserer Personalakten sparen wir nicht nur viel Platz in den Schränken und wertvolle Zeit, sondern haben die Daten unserer Kolleg:innen jederzeit und ortsunabhängig griffbereit.“
„Mit Rexx HR konnten wir unsere HR-Prozesse deutlich effizienter gestalten. Durch den Self Service und die Dokumentation aller Vorgänge direkt in der digitalen Personalakte erreichen wir eine ganzheitliche Übersicht.“
„Allein die Evolution vom Papierbogen zur Digitalisierung hat uns einen riesigen Nutzen in Bezug auf Vereinheitlichungen und Auswertungen verschafft.“
Weitere Funktionen in
der Rexx Suite:
Die Digitale Personalakte ist Teil der Rexx Suite und lässt sich ganz einfach mit weiteren HR-Modulen verbinden. So werden Feedbacks, Zielvereinbarungen und Entwicklungsschritte direkt in die Personalstrategie eingebunden.
Digitale Personalakte
Stellenplan
Zeiterfassung
Zeugnisbausteine
Workflow Software
Whistleblowing Software
Welche Inhalte enthält
eine digitale Personalakte?
Die Inhalte der elektronischen Personalakte fassen alle relevanten Mitarbeiterdaten zusammen und ersetzen ein papierbasiertes Ablagesystem. Durch eine digitalisierte Personalakte gewinnen HR‑Teams jederzeit strukturierten Zugriff auf:
- Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer
- Vertrags- und Beschäftigungsdaten: Arbeitsvertrag, Einstellungsdatum, Position, Abteilung, Informationen zu Brutto- und Nettogehalt, Arbeitszeitmodelle
- Leistungs- und Feedbackdaten: Leistungs- und Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Feedback
- Qualifikationen und Weiterbildung: Abschlüsse, Zertifikate, Schulungen, Fortbildungsnachweise
- Urlaubs- und Abwesenheitsinfos: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Sonderurlaub
- Karriereereignisse: Versetzungen, Beförderungen, Vertragsänderungen
Mit dieser umfangreichen Datenbasis lassen sich Mitarbeitendendaten schnell finden, aktualisieren und revisionssicher archivieren.
Welche Inhalte gehören nicht in
die digitale Personalakte?
In der Regel sollten sensible oder rechtlich geschützte Daten nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden. Dazu gehören u.a.:
- Gesundheitsdaten: medizinische Diagnosen, Krankheitsgeschichte, genetische Informationen
- Religiöse oder politische Überzeugungen: Angaben zu Konfession oder politischer Haltung
- Strafregisterdaten: Verurteilungen und laufende Strafverfahren
- Sozialdaten Dritter: Informationen zu Familienangehörigen oder Notfallkontakten
- Bewerbungsunterlagen ohne Beschäftigungsbezug: unverlangt eingesandte Zeugnisse oder Referenzen
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Richtlinien und Vorschriften zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten je nach Land und Rechtsordnung unterschiedlich sein können.
Unternehmen sollten sich daher mit den geltenden Datenschutzbestimmungen vertraut machen und sicherstellen, dass sie diese einhalten.
Steigen Sie auf eine Software für digitale Personalakten um
Schicken Sie Ihre analoge Personalakte in den Ruhestand und steigern Sie die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz Ihrer täglichen HR-Arbeit.
Die digitale Personalakte ist die Zukunft der Personalverwaltung. Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Personalakte, wie zum Beispiel:
Zeitersparnis:
Mit einer digitalen Personalakte greifen Sie schnell und einfach auf alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitenden zu. Sie müssen nicht mehr nach Papierakten suchen oder diese von einem Ort zum anderen transportieren.
Effizienz:
Eine digitale Personalakte macht Ihr Personalmanagement effizienter. Sie automatisieren Abläufe und vereinfachen manuelle Prozesse, sodass Sie mehr Zeit für andere Aufgaben gewinnen.
Sicherheit:
Eine digitale Personalakte ist sicher. Ihre Mitarbeitendendaten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie archivieren Ihre Daten revisionssicher und stellen diese jederzeit wieder her.
Verbesserte Compliance:
Mit einer digitalen Personalakte stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur Personalverwaltung einhalten. Dazu zählt u.a. auch die Einhaltung von Fristen.
Schnellere Entscheidungsfindung:
Mit einer digitalen Personalakte treffen Sie schneller fundierte Entscheidungen über Ihre Mitarbeitenden. Sie haben alle wichtigen Informationen zur Verfügung und analysieren diese schnell und einfach.
Hinweis: Wenn Sie in einer Software Personalakten digitalisieren, müssen Sie sicherstellen, dass Metadaten (Datum, Dokumenttyp) korrekt vergeben werden, um sie später wiederzufinden. In einer digitalen Personalakte lassen sich diese Kategorien über Schlagwörter und Ordnerstrukturen abbilden.
So entsteht Übersicht, ohne dass Sie lange in Aktenordnern blättern müssen.
4,8 Tonnen Personalakten digitalisiert – so konnte Hermes seine Arbeitsweise deutlich verbessern
Durch die Zusammenarbeit mit Rexx Systems hat Hermes über 4,8 Tonnen physischer Personalakten automatisiert gescannt und revisionssicher abgelegt. Durch den sofortigen, dezentralen Zugriff auf sämtliche digitalen Akten gewinnt das HR-Team täglich wertvolle Zeit und kann sich auf strategische Aufgaben statt auf manuelle Dokumentensuche konzentrieren.
„Gerade für unsere dezentral aufgestellte Organisation war die Digitalisierung der Personalakten ein wichtiger Schritt, um eine effiziente Arbeitsweise in Deutschland zu ermöglichen. Im Sinne der Nachhaltigkeit ist die Verwendung der digitalen Personalakte und der Einsatz weiterer digitaler Services, die wir mit Rexx für unsere Mitarbeiter anbieten, ein wichtiger Schritt gewesen.“
Herr Thorsten Bültmann Head of HR Services bei Hermes
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für digitale Personalakten testen.
Digitale Personalakte Software –
Häufige Fragen und Antworten
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches System, in dem alle Mitarbeitendendaten – von Stammdaten über Verträge bis zu Leistungsbeurteilungen – strukturiert und durchsuchbar abgelegt werden. Sie ersetzt Papierakten komplett, ermöglicht revisionssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO und bietet HR‑Teams schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Eine Personalakte an sich ist nicht explizit in einem einzelnen Gesetz verankert. Sie ergibt sich jedoch aus verschiedenen Aufbewahrungspflichten aus § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung für Arbeitsverträge, Lohnunterlagen und steuerrelevante Dokumente. Seit 2022 schreibt § 41b Einkommensteuergesetz die digitale Bereitstellung von Entgeltunterlagen vor, was eine digitale Personalakte zur Pflicht für viele Arbeitgeber macht.
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten beträgt je nach Dokumentenart zwischen sechs und zehn Jahren: Abrechnungsbelege mindestens zehn Jahre, steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre. Mit einer elektronischen Personalakte lassen sich Aufbewahrungsfristen automatisch überwachen und Ablagefristen per Workflow steuern.
Welche Vorteile bietet digitale Personalaktensoftware von Rexx Systems?
Rexx Systems bündelt alle HR‑Prozesse in einer Plattform und schafft durch automatisierte Fristen‑ und Workflow‑Steuerung spürbare Verbesserung des Arbeitsalltags. Die Software für digitale Personalakten ermöglicht DSGVO‑konforme Archivierung, rollenbasierte Rechteverwaltung und schnelle Integration in Lohn-, Zeit- und Bewerbermanagement.
Wie funktioniert die Integration der digitalen Personalakte mit anderen HR‑Modulen?
Eine gute digitale Personalaktensoftware verknüpft die Personalakten problemlos mit Modulen für Recruitment, Zeiterfassung und Onboarding, sodass Daten nur einmal erfasst und in allen Systemen aktuell gehalten werden. rexx systems bietet offene APIs und Standard‑Schnittstellen zu DATEV, Zeitwirtschaft und Bewerbermanagement für durchgängige HR‑Prozesse.
Wie kann ich meine Personalakte digitalisieren?
Beim Digitalisieren von Personalakten werden Papierakten per OCR-gestütztem Scan in PDF umgewandelt, indexiert und automatisch mit Metadaten wie Name, Abteilung und Dokumenttyp versehen. Eine zeitgemäße Software ermöglicht Stapelverarbeitung, Qualitätskontrollen und revisionssichere Ablage, sodass Sie manuelle Arbeitsschritte minimieren und den Umstieg reibungslos gestalten.