Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ersetzt stapelweise Papier durch ein einziges Archiv, das Zugriffe dokumentiert und Fristen automatisch verfolgt. Sie ersparen sich wiederkehrende Druck- und Kopierwege, während alle Berechtigten immer den gleichen, aktuellen Datenbestand nutzen. Dabei sorgt die moderne Software dafür, dass gesetzliche Anforderungen, etwa zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen, eingehalten werden.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein IT-gestütztes Archiv, in dem alle personenbezogenen Unterlagen der Mitarbeiter eines Unternehmens strukturiert und filterbar abgelegt werden.

Kernelemente der digitalen Personalakte:

Elektronische Ablage

• Scans bestehender Papierdokumente oder native PDF-Dateien direkt aus der Lohn- und Gehaltssoftware.
• Metadaten wie Name, Abteilung oder Dokumentart sorgen für schnelle Suchergebnisse.

Zugriffssteuerung

• Rollenbasierte Rechte legen fest, wer Akten anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf.
• Automatische Protokollierung dokumentiert jeden Abruf und jede Änderung.

Automatisierte Abläufe

• Erinnerungen an Fristen (Probezeitende, Befristungen usw.) werden per E-Mail oder Systembenachrichtigung versandt.
• Versionierung stellt sicher, dass frühere Fassungen jederzeit abrufbar bleiben.

Unterschiede zur Papierakte

Merkmal	Papierakte	Digitale Personalakte
Suche	Manuell durchsuchen	Schlagwortsuche, Filter
Protokollierung	Handgeschriebene Listen	Automatische Audit-Trails
Fristenkontrolle	Kalender, Post-its	Automatische Erinnerungen
Redundanz	Kein Backup	Zentrales Backup, Versionshistorie
Zugriff außerhalb des Büros	Meist nicht	Web- und App-Zugriff jederzeit möglich

Was steht in der Personalakte?

Eine Personalakte fasst sämtliche Dokumente zusammen, die den Beschäftigungsverlauf und rechtliche Anforderungen abbilden.

Stammdaten und Vertragsunterlagen

• Persönliche Informationen: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID
• Arbeitsvertrag: Anstellungsbedingungen, Befristungen, Zusatzvereinbarungen (z.B. Dienstwagen)
• Änderungsdokumente: Gehaltsanpassungen, Positionswechsel, Homeoffice-Regelungen

Leistungs- und Beurteilungsdaten

• Zeugnisse, Zertifikate, Nachweise über Weiterbildungen
• Protokolle von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen
• Abmahnungen und Disziplinarmaßnahmen

Lohn-, Gehalts- und Abrechnungsunterlagen

• Monatliche Gehaltsabrechnungen
• Steuer- und Sozialversicherungsnachweise
• Spesenabrechnungen und Dokumentation von Corporate Benefits

Abwesenheits- und Gesundheitsdaten

• Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Elternzeit
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (sofern zulässig)
• Schwerbehinderteneinträge oder Befreiungsbescheinigungen

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Eine digitale Personalakte wird nicht generell vorgeschrieben. Eine Pflicht basiert lediglich auf speziellen Vorgaben zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen.

Pflicht zur elektronischen Ablage von Entgeltunterlagen

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber Entgeltbescheinigungen und bestimmte Nachweise elektronisch führen, wenn sie diese den Beschäftigten ohne zusätzliche Papierkopie überlassen.

• Betroffene Dokumente:
  • Gehaltsabrechnungen
  • Bescheinigungen zu Eltern- oder Pflege­zeit
  • Nachweise zu Werkstudenten (Immatrikulationsbescheinigung)
• Rechtsgrundlage:
  • § 41 b Abs. 2 EStG: Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
  • Hinweis: Originale müssen weiterhin aufbewahrt werden, wenn sie nicht nach zertifiziertem Verfahren eingescannt wurden

Aufbewahrungs- und Löschpflichten

Dokumententyp	Frist	Löschung nach Frist möglich?
Entgeltbescheinigungen	10 Jahre	Ja, nach Fristende
Steuer- und Sozialversicherungsbelege	6 Jahre	Ja
Abmahnungen, Disziplinarmaßnahmen	3 Jahre	Ja, nach Fristende
Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen	Dauer des Arbeitsverhältnisses + 10 Jahre	Nein (Original behalten)

Ein Löschkonzept sieht vor, dass personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisiert gelöscht werden. Dabei wird jeder einzelne Löschvorgang komplett protokolliert.

Gesetzliche Vorgaben für die digitale Personalakte

Für eine gesetzeskonforme digitale Personalakte sind drei Bereiche besonders wichtig:

1. Datenschutz nach DSGVO/BDSG
2. Revisionssicherheit nach Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
3. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)

Wenn Sie diese Vorgaben umsetzen, sichern Sie sich rechtlich ab und erfüllen alle Pflichten zur digitalen Personalakte.

Herausforderung klassischer Personalakten

Viele Unternehmen arbeiten noch mit Ordnern, in denen sich wichtige Mitarbeiterunterlagen stapeln. Dieses Vorgehen verbraucht sowohl Zeit als auch Platz und birgt Risiken:

Papierakten erhöhen Aufwand

• Manuelle Ablage: Jede Vertragsänderung und jeder neue Mitarbeitende führt zu mehr Ordnern und manuellem Sortieraufwand.
• Raum und Kosten: Regale füllen sich, Lagerplatz wird knapp, während Ausgaben für Papier, Druck und externe Archivierung steigen.
• Dokumentenverlust: Blätter verschleißen, verschwinden oder werden unkontrolliert weitergegeben. Ohne Backup lassen sich fehlende Unterlagen kaum rekonstruieren.

Datenschutz und fehlende Übersicht

• Zugriffskontrolle: Schlüsselverwaltung und handschriftliche Listen sind fehleranfällig. Es bleibt unklar, wer wann welche Akte einsehen konnte.
• Daten im Umlauf: Kopien von Gehaltsabrechnungen oder Abmahnungen können ungesichert kursieren und sensible Informationen offenbaren.
• Fristen übersehen: Kündigungsfristen und Befristungen verwalten Teams nur über Kalender oder Zettel – ein verloren gegangenes Dokument kann rechtliche Folgen haben.

Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?

Die digitale Personalakte spart Zeit, senkt Ausgaben und sorgt für mehr Übersicht im Personalwesen. Dies sind die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick:

Zeit- und Kostenersparnis

• Schneller Zugriff: Dokumente per Schlagwortsuche oder Filter in Sekunden finden
• Weniger Materialaufwand: Reduzierte Ausgaben für Papier, Druck und externe Archivierung
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Wegfall manueller Kopien und Verteilerlisten

Strukturierte Abläufe und transparente Prozesse

• Automatische Fristenverwaltung: Erinnerungen an Vertragsverlängerungen oder Probezeitende
• Standardisierte Ablage: Einheitliche Metadaten (Mitarbeitername, Dokumenttyp) verbessern Wiederauffindbarkeit
• Audit-Trail: Protokoll aller Abrufe und Änderungen für Nachweiszwecke

Schutz und Nachweisführung

• Zugriffsdokumentation: Automatisches Protokoll aller Abrufe und Änderungen
• Verschlüsselung: Daten sind im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt
• Backups und Archivkopien: Regelmäßig durchgeführt nach höchsten Sicherheitsstandards
• Löschkonzept: Automatisierte Löschung nach Ablauf der Fristen mit vollständiger Protokollierung
• Zertifikate: Werden regelmäßig erneuert und entsprechen aktuellen Webstandards.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Absicherung sensibler Zugänge durch mehrstufige Identitäts- und Zugriffsverwaltung
• Zertifizierungen & Tests: ISO 27001‑Zertifikat, regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellen-Scans

Einbindung in bestehende Systeme

• Integration: Anbindung einer Software für digitale Personalakten, Zeiterfassung und Lohnabrechnung
• Flexibler Zugriff: Web-Portal und App ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff
• Skalierbarkeit: Module können ergänzt werden, wenn neue Anforderungen entstehen

Häufige Stolperfallen beim Umstieg zur digitalen Personalakte

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte schleichen sich immer wieder ähnliche Probleme ein. Die folgenden Stolperfallen zeigen, worauf Sie achten sollten, um einen reibungslosen Wechsel zu erreichen:

Unterschätzter Migrationsaufwand

• Scannen und Indexieren großer Papierbestände kostet Zeit und Personal.
• Fehlt ein klarer Plan, verzögert sich der gesamte Projektzeitraum.

Fehlende Abstimmung mit Betriebsrat und IT

• Betriebsrat muss früh eingebunden werden, um Mitbestimmungsrechte zu wahren.
• IT-Teams benötigen genaue Spezifikationen für Schnittstellen zu Lohn‑ und Zeiterfassungssystemen.

Unklare Zugriffsrechte

• Wenn Rollen und Berechtigungen nicht präzise definiert sind, entstehen Sicherheitslücken.
• Regelmäßige Prüfungen und Updates des Rechtekonzepts verhindern unautorisierten Zugriff.

Vernachlässigte Testphase

• Ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Abteilungen deckt versteckte Fehler auf.
• Ohne Tests laufen zentrale Funktionen wie Fristenüberwachung oder Volltextsuche Gefahr auszufallen.

Alleiniger Fokus auf Anschaffungskosten

• Der Blick allein auf Lizenzgebühren kann zu Nachteilen führen, wenn Folgekosten für Support oder Schulung übersehen werden.
• Setzen Sie bei der Kalkulation früh Einsparpotenziale durch weniger Papier- und Archivkosten an.

Unzureichende Schulung

• Nur eine umfassende Einweisung stellt sicher, dass Nutzer die digitale Personalakte richtig nutzen.
• FAQs, Leitfäden und ein Support-Kontakt festigen das neue Verfahren.

Umstieg und Implementierung: So führen Sie die digitale Personalakte in 5 Schritten ein

Ein strukturierter Fahrplan hilft dabei, die Einführung der digitalen Personalakte reibungslos umzusetzen. Die folgenden 5 Schritte zeigen, wie Sie Ihr bisheriges Papierarchiv in ein elektronisches System überführen:

1. Planung und Analyse

• Ist‑Status ermitteln:
  • Welche Unterlagen existieren in Papierform?
  • Welche Prozesse (z. B. Urlaubsanträge) sollen integriert werden?
• Projektteam zusammenstellen:
  • HR, IT und Datenschutzbeauftragte klären Rollen.
  • Eventuell den Betriebsrat frühzeitig einbinden.

2. Auswahl der richtigen Software

• Funktionscheck: Volltextsuche, Metadaten‑Verwaltung, Fristen‑Automatik
• Integrationsfähigkeit: Schnittstellen zu Zeiterfassung, Lohn‑ und Bewerbermanagement
• Betriebsmodell: Cloud-Abo vs. On‑Premises (relevante Punkte: Datenschutz, Kosten, IT‑Ressourcen)

3. Datenübernahme und Migration

• Papierakten scannen und indexieren:
  • Einsatz von KI-gestützter Texterkennung (OCR) für bessere Suche
  • Einheitliche Dateinamen und Schlagwörter
• Datenqualität prüfen: Vollständigkeitstests und Backup der Originale
• Import bestehender Dateien: Übernahme digitaler Unterlagen aus E‑Mails und HR‑Systemen

4. Schulung und Einführung

• Training für HR‑Teams:
  • Bedienung der neuen Oberfläche
  • Umgang mit Berechtigungen
• Kommunikation im Unternehmen:
  • Vorteile der neuen Akte vorstellen
  • Support‑Hotline und FAQs bereitstellen

5. Rollout und Testphase

• Pilotbetrieb:
  • Führen Sie das System in einzelne Abteilungen ein und dokumentieren Sie Abläufe.
  • Sammeln Sie erste Erfahrungen im realen Betrieb.
• Feedbackrunde:
  • Fragen Sie die ersten User nach Schwachstellen und Ideen zur Optimierung.
  • Passen Sie Workflows, Berechtigungen und Einstellungen an.
• Finaler Rollout:
  • Schalten Sie die papierbasierte Ablage für neue Dokumente ab.
  • Übernehmen Sie verbleibende Altakten nach dem etablierten Verfahren.
  • Stellen Sie Support-Ansprechpartner sowie Leitfäden für alle Nutzer bereit.

So gelingt der Übergang zur digitalen Personalakte reibungslos und praxisnah.

Ab wann lohnt sich eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte rechnet sich immer dann, wenn Ihr aktueller Aktenbestand und die Zahl der Vorgänge einen manuellen Aufwand verursachen, der höher ist als die Gesamtkosten für Einführung und Betrieb der Software.

Indikatoren für eine lohnende Umstellung

• Papiervolumen: Ab etwa 20–30 Ordnern pro Monat zahlt sich der Wegfall von Druck- und Archivkosten schnell aus.
• Suchaufwand: Beträgt die durchschnittliche Suchdauer pro Dokument mehr als fünf Minuten, gleicht sich der Zeitgewinn durch Volltextsuche bereits im ersten Jahr aus.
• Fristen‑Management: Wenn häufig Erinnerungen manuell verwaltet werden, sinkt das Risiko teurer Fristversäumnisse durch automatisierte Benachrichtigungen.

Grobe ROI‑Rechnung

• Kostenvergleich:
  • Jährliche Papier‑ und Druckkosten: 1.000 €–3.000 €
  • Lohnkosten für Suchvorgänge (z.B. 100 Suchen × 5 Min. × 30 € / Stunde): ~2.500 €
• Softwarekosten:
  • Cloud-Abo (10 Nutzer × 10 € / Monat): 1.200 € jährlich
  • Einmalkosten für Migration und Schulung: ca. 5.000 €
• Amortisationszeitraum: Einsparungen von 3.500 € vs. Kosten von 6.200 € amortisieren sich meist innerhalb von 2 Jahren.

Weitere Nutzenfaktoren

• Compliance‑Sicherheit: Vermeidung von Bußgeldern durch lückenlose Protokolle.
• Skalierbarkeit: Mit steigendem Mitarbeiterbestand wächst der Nutzen tendenziell deutlich.
• rexx systems-Vorteil: Durch modulare Erweiterung (z.B. 360°-Feedback und Onboarding) können Sie die Lösung exakt an wachsende Anforderungen anpassen.

Routineprozesse automatisieren und Suchzeiten verkürzen, dank der digitalen Personalakte von Rexx Systems

rexx systems vereint alle HR-Prozesse in einer Plattform, für Sie bedeutet das:

• Schnellerer Zugriff: Durch automatische Fristensteuerung und Volltextsuche Unterlagen in Sekunden finden.
• Volle Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff wird automatisch protokolliert, Berechtigungen sind klar geregelt.
• Mitwachsende Modulbaukästen: Funktionen wie 360°-Feedback oder Onboarding lassen sich jederzeit ergänzen.
• Hohe Datensicherheit: EU‑Rechenzentren mit Verschlüsselung gewährleisten Schutz im Ruhezustand und bei der Übermittlung von Daten.
• Reibungsloser Datenaustausch: Anbindungen an DATEV, Zeiterfassung und Bewerbermanagement sowie mobiler Zugriff via Rexx Go App.

Digitale Personalakte – Häufige Fragen und Antworten