Die Personalfreisetzung umfasst Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihren Personalbestand und Personalkosten reduzieren. Mit einer sorgfältigen Personalfreisetzungsplanung und mehrere Optionen können Arbeitgeber aber auch ohne das Aussprechen von Kündigungen das Fachkräftepotenzial innerhalb des Betriebes umstrukturieren.

Definition: Was bedeutet Personalfreisetzungsplanung?

Die Personalfreisetzung ist eine Verminderung des quantitativen Personalbestands eines Unternehmens. Im Allgemeinen ist Personalfreisetzung auch bekannt als Personalabbau, Personalumstrukturierung oder Downsizing. Bei der Planung der Personalfreisetzung wird ermittelt, inwieweit weitreichende personelle Umstrukturierungen notwendig sind oder ob diese eventuell umgangen werden können. Diese strukturellen Anpassungen und Veränderungen des Unternehmens sind Teil des Organisationsentwicklungsprozesses im Rahmen des Human Resources.

Gründe für die Personalfreisetzung

Die Personalfreisetzung kann aus persönlichen oder betriebsbedingten Gründen erfolgen. Bei einer verhaltens- bzw. leistungsbedingten Freisetzung gibt der einzelne Angestellte den Anlass für eine Kündigung. Eine betriebsbedingte Personalfreisetzung begründet sich durch betriebswirtschaftliche Entwicklungen, die nicht auf den einzelnen Angestellten zurückzuführen sind. In den meisten Fällen ist ein Personalüberhang, der auch als negativer Nettopersonalbedarf bezeichnet wird, der Grund für eine Personalfreisetzung. Das heißt, der Personalbestand liegt über dem Personalbedarf, wodurch mehr finanzielle Ressourcen verbraucht werden als dauerhaft tragbar sind. Die Ursachen für einen Personalüberhang können sehr vielfältig sein. Zu nennen sind zum Beispiel:

sinkende Margen
Umsatzeinbrüche durch den Wegfall von Aufträgen
saisonale, konjunkturelle oder periodische Schwankungen
Arbeitsprozessoptimierung durch Digitalisierung bzw. technischen Fortschritt
Unternehmensfusion oder -auflösung
Produktumstellung
sinkender Marktanteil durch mehr oder neue Konkurrenz
Standortverlagerung
Zusammenlegung von Standorten oder Abteilungen
Fehlkalkulation
schlechtes Personalmanagement

Reaktive und antizipative Personalfreisetzungsplanung

Je nachdem, wie viel Zeit für die Personalfreisetzungsplanung zur Verfügung steht, ist zwischen zwei verschiedenen Arten zu unterscheiden. Bei der reaktiven Personalfreisetzung ist ein Personalüberhang nicht mehr abzuwenden oder besteht bereits, sodass für den Arbeitgeber ein Personalabbau unumgänglich ist. Die antizipative Personalfreisetzung ist im Personalmanagement ein Planungsvorgang, durch den bereits im Vorfeld ein möglicher Personalüberhang abzusehen ist. Ziel ist es, Personalüberkapazitäten zu beeinflussen oder gar auszuschließen, indem zum Beispiel saisonale Schwankungen vorzeitig erkannt und rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Auf beide Arten der Personalfreisetzungsplanung kann der Arbeitgeber mit unterschiedlichen Maßnahmen reagieren, um den betriebswirtschaftlichen Erfolg sicherzustellen und gegebenenfalls sogar den Personalabbau zu vermeiden.

Maßnahmen zur Personalfreisetzung

Hinsichtlich der Personalanpassung wird zwischen interner und externer Personalfreisetzung unterschieden, bei denen der negative Nettopersonalbedarf mit quantitativen bzw. qualitativen, zeitlichen, örtlichen, unternehmens- und personalpolitischen Mitteln abgebaut wird. Die externe Personalfreisetzung umfasst alle Maßnahmen, die die Kündigung von Angestellten und einen großflächigen Personalabbau zur Folge haben. Sie werden auch als quantitative Maßnahmen bezeichnet, da ihr Ziel in der Verringerung der Angestelltenzahl liegt. Neben der Kündigung gibt es zum Beispiel folgende Möglichkeiten:

Arbeitsvertrag befristen (keine Vertragsverlängerung und keine Neubesetzung der Stelle)
natürliche Fluktuation nutzen (frei werdende Stellen nicht mehr besetzen)
Aufhebungsverträge mit Abfindung
vorzeitige Pensionierung
Einstellungsstopp
Abbau von Leiharbeitern
Personalleasing beenden
Aufträge von Fremdfirmen abbauen
Einstellungsstopp
Rückruf von Lohnaufträgen (Insourcing)

Die interne Personalfreisetzung zielt darauf ab, den Stellenabbau zu vermeiden und das Arbeitskräftepotenzial durch Umstrukturierungen im Unternehmen anders zu verteilen. Die strukturellen Veränderungen umfassen hierbei folgende Möglichkeiten:

qualitative Maßnahmen
zeitliche Maßnahmen
örtliche Maßnahmen
personalpolitische Maßnahmen
unternehmenspolitische Maßnahmen

Zu den qualitativen Maßnahmen zählt in erster Linie die Personalentwicklung. Das heißt, Mitarbeitende erhalten die Chance, in anderen Abteilungen oder auf anderen Positionen zu arbeiten. Mithilfe von Schulungen, Weiter- und Fortbildungen können sie neue Fähigkeiten erlernen und durch höhere Qualifikationen ihren Karriereaufstieg vorantreiben.

Zeitliche Maßnahmen eignen sich insbesondere für saisonale Schwankungen oder einen kurzzeitigen Personalüberhang. Dazu gehören zum Beispiel:

die Verkürzung der Arbeitszeit
Wechsel von Vollzeit- in Teilzeitarbeit
der Abbau von Überstunden oder Urlaub
Sonderschichten
Kurzarbeit

Unternehmen mit mehreren Standorten können darüber hinaus auch örtliche Maßnahmen ergreifen. Mittels Versetzungen können sie überschüssige Arbeitskräfte dort einsetzen, wo Personalbedarf besteht – sei es in anderen Abteilungen oder an anderen Standorten.

Das Ziel von unternehmenspolitischen Maßnahmen ist es, den mithilfe unterschiedlicher Maßnahmen den Personalüberhang zu senken und zugleich den Bedarf an Arbeitskräften zu steigern. Das gelingt zum Beispiel durch

Kostensenkungen im Betrieb
Entwicklung neuer Geschäftsfelder
zusätzliche Marketingaktivitäten
staatliche Beschäftigungsgarantien (Subventionen)

Zu den personalpolitischen Maßnahmen gehören beispielsweise der Aufbau von Rand- und Stammbelegschaft oder die Reorganisation der Altersstrukturen, um die Nachteile der Personalfreisetzung für Arbeitnehmende und Arbeitgeber zu verringern.

Tipps für Arbeitgeber: Was bei der Personalfreisetzungsplanung ist zu beachten?

Sowohl für das Unternehmen als auch die Angestellten bedeuten Maßnahmen zur Personalanpassung eine tiefgreifende Veränderung. Das gilt insbesondere für das Aussprechen von Kündigungen. Umso wichtiger ist es, bei der Personalfreisetzungsplanung sorgfältig abzuwägen. Ob quantitativ oder qualitativ – die unterschiedlichen Aktionen sollten miteinander verglichen sowie Vor- und Nachteile eingehend analysiert werden. Es ist sinnvoll, wenn Arbeitgeber bei der Umsetzung bestimmte Maßnahmen priorisieren. So können zunächst interne Schritte eingeleitet werden, um alternative Einsatzmöglichkeiten für Mitarbeitende zu finden und auf diese Weise Entlassungen zu vermeiden. Denn schließlich bergen Personalanpassungen gleichermaßen Chancen für die Angestellten und das Unternehmen. Des Weiteren sind bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen die Kosten der Personalfreisetzung einzubeziehen. Neben den finanziellen Ausgaben sind auch soziale Kosten zu berücksichtigen, wenn Arbeitnehmende entlassen werden, aber im Anschluss keine neue Anstellung finden und arbeitslos sind.

Entscheidend ist, dass Arbeitgeber die Veränderungen nicht nur sorgfältig organisieren, sondern gegenüber der Belegschaft auch transparent und nachvollziehbar erklären. Eine kontinuierliche Kommunikation ist unerlässlich, um Ängste, Unsicherheit und negative Stimmung unter den Angestellten entgegenzuwirken. Unternehmen können Anreize schaffen, um die freiwillige Mitwirkung der Arbeitnehmenden zu fördern. Indem die Mitarbeitenden einbezogen werden, tragen sie die strukturellen Veränderungen eher mit und sowohl Produktivität als auch Motivation der verbleibenden Angestellten bleibt erhalten. Das ist wichtig, um Leistungsträger im Unternehmen zu halten.

Darüber hinaus ist die Personalfreisetzung für Arbeitgeber mit einigen Pflichten verbunden. In Betrieben mit mehr als 10 Arbeitnehmenden ist das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ebenso zu beachten wie gegebenenfalls bestehende tarifvertragliche Vorgaben. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser bei der Kündigung von Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht. Wird eine bestimmte Anzahl von Kündigungen überschritten, gilt dies als Massenentlassung und muss gemäß KSchG bei der Agentur für Arbeit gemeldet werden. Das gilt, wenn:

in Betrieben mit einer Angestelltenzahl von mehr als 20 und weniger als 60 über 5 Mitarbeitenden gekündigt wird
in Betrieben mit mindestens 60 und maximal 500 Angestellten über 25 Mitarbeitende bzw. 10 Prozent der Belegschaft gekündigt wird
in Betrieben mit 500 oder mehr Angestellten mindestens 30 Mitarbeitenden gekündigt wird.