Moderne Personalarbeit beruht auf vielfältigen Informationen – beginnend bei den Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge und Lohndaten bis hin zu Weiterbildungszertifikaten. Ein Human Resources Information System deckt den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden ab und unterstützt HR dabei, seine Abläufe zu optimieren.
Was ist ein Human Resources Information System?
Bei einem Human Resources Information System (kurz: HRIS) handelt es sich um eine All-in-one-Softwarelösung. Diese umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben des Personalmanagements und ermöglicht es, die HR-Kernprozesse zu verwalten, zu digitalisieren und zu automatisieren.
Ein Human Resources Information System deckt die typischen Funktionen des Human Resources Managements (HRM) ab. Hierzu zählen etwa die Personalbeschaffung, das Performance-Management, die Personalentwicklung oder die Entlohnung.
Wie sind Human Resources Information Systeme entstanden?
In den 1980er-Jahren gab es die ersten Personalinformationssysteme auf der Basis einer Client-Server-Technologie. Sie erlaubten die kostengünstige, zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten und erste einfache Analysen dieser Daten.
In den vergangenen vier Jahrzehnten hat sich viel getan. Die Technologie hat sich weiterentwickelt. Lange Jahre waren On-Premise-Lösungen, die auf unternehmenseigenen Servern gehostet wurden, der Standardfall. Erst in den letzten zehn Jahren wanderte der Fokus immer mehr zu Cloud-Lösungen, die den Anwendern zahlreiche Vorteile bieten.
Von der reinen Verwaltung von Mitarbeiterdaten haben sich die Systeme hin zu mächtigen HR-Tools gewandelt. Mit ihnen können Personalverantwortliche nicht nur die gesetzeskonforme Abwicklung der Payroll sicherstellen. Sie nutzen künstliche Intelligenz (KI), um HR-Prozesse zu automatisieren und manuelle Routineaufgaben zu reduzieren. Moderne Human Resources Information Systeme bieten zudem Ansatzpunkte, um die Mitarbeitererfahrung zu optimieren – Grundlage für ein erfolgreiches Human Experience Management (HXM).
On Premise oder Software as a Service: technische Basis für HRIS
Heute wählen Unternehmen überwiegend aus zwei Modellen der Softwarebereitstellung. Die klassische On-Premise-Software, die auf eigenen Servern gehostet wird, wird zunehmend von Cloud-Lösungen verdrängt. Dies hängt mit den Vorteilen von Human Resources Information Systemen in der Cloud zusammen:
- einfache Skalierbarkeit innerhalb kurzer Zeit
- deutlich geringerer Administrations- und Wartungsaufwand und dadurch Schonung der meist knappen IT-Ressourcen
- keine Investition in Server und andere Hardware
- orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Software (ideale Basis für Remote-Worker und Homeoffice)
- sehr hohe Datensicherheit dank Datenspeicherung in leistungsfähigen Rechenzentren mit umfassenden Schutzmaßnahmen
- hohe Verfügbarkeit durch professionelle IT-Services
- oft kürzere Projektlaufzeiten bei der Neueinführung
- direkte Verfügbarkeit neuer Features
Mit On-Premise-Lösungen bleiben Unternehmen hingegen unabhängig. Im Umgang mit sensiblen Daten können Arbeitgeber diese Variante im Hinblick auf die Datensicherheit und mögliche Datenschutzverstöße bevorzugen. Hinzu kommt, dass die Lizenzkosten im Gegensatz zu Cloud-Lösungen nur einmalig anfallen, die Systeme ohne Internetverbindung nutzbar sind und die Human Resources Information Systeme individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können.
Typische Funktionen eines Human Resources Information Systems
Human Resources Information Systeme umfassen den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden und decken so ein breites Spektrum an Aufgaben ab. Hierzu gehören:
- Kernaufgaben des Personalwesens wie Payroll oder Stammdatenverwaltung
- Recruiting und Personalauswahl
- große Datenspeicherkapazitäten
- Verwaltung von Sozialleistungen
- Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten
- Aus- und Weiterbildung
- Mitarbeiterbeurteilungen
- Nachfolgeplanung
- Berichterstattung und Reportings
Ein wichtiger Bestandteil moderner Human Resources Information Systeme sind Self-Service-Tools für die Mitarbeitenden. Sie können sich in ihr eigenes Profil einloggen und über ihr Dashboard beispielsweise Urlaubsanträge zur Freigabe zum Vorgesetzten schicken, ihre Reisekostenabrechnung einreichen oder vergessene Stempelzeiten nachmelden. Die eingereichten Daten gehen in automatisierte Workflows über, die die frühere Zettelwirtschaft ersetzen. Der Vorgesetzte genehmigt etwa den Urlaubsantrag mit nur einem Mausklick und die entsprechenden Daten werden automatisiert in die Zeitwirtschaft übernommen.
Diese Funktionen von HRIS eröffnen fantastische Möglichkeiten für die Automatisierung und die effizientere Gestaltung der Verwaltungstätigkeiten im Personalwesen.
HRIS oder Einzellösung: Was eignet sich besser?
Bei der Einführung von HR-Tools stehen Unternehmen vor einer grundsätzlichen Frage: Sollen sie besser auf ein Human Resources Information System zurückgreifen, das alle Personalprozesse abdeckt, oder sind mehrere Einzellösungen geeignet, die auch spezielle Anforderungen abdecken können?
Meist fahren kleinere und mittlere Unternehmen mit einer All-in-one-Lösung besser, die sie bei Bedarf mit einer Speziallösung ergänzen. Große Unternehmen hingegen setzen häufig auf eine Kombination aus mehreren Best-of-Breed-Lösungen, die sie dank ihrer hausinternen IT-Ressourcen gewinnbringend managen. Ist im Unternehmen bereits ein ERP-System im Einsatz, kann es sich zudem lohnen, die oft zusätzlich verfügbaren HR- und Payroll-Module zu prüfen – auch sie könnten eine sinnvolle Ergänzung darstellen.
Gegenüber Einzellösungen hat ein umfassendes Human Resources Information System einige Vorteile:
- Aufwand für Installation, Customizing und Einarbeitung nur für ein System statt für mehrere
- zentrale Datenspeicherung, dadurch Vermeidung von Fehlern und Doppelerfassung
- effizienteres Handling von Daten
- nahtloses Ineinandergreifen der einzelnen Module und Funktionen, in der Folge effizienteres Arbeiten
Abgesehen von kleineren Betrieben decken Human Resources Information Systeme aber dann doch oft nicht alle Anforderungen vollständig ab. In der Praxis kommen Arbeitgeber deshalb oft nicht darum herum, zusätzlich einzelne Insellösungen zu nutzen.
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