HRIS – Human Resources Information System

Moderne Personalarbeit beruht auf vielfältigen Informationen – beginnend bei den Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge und Lohndaten bis hin zu Weiterbildungszertifikaten. Ein Human Resources Information System deckt den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden ab und unterstützt HR dabei, seine Abläufe zu optimieren.

Was ist ein HRIS?

Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine All-in-one-Software, die alle wichtigen Mitarbeiterdaten zentral speichert und HR-Kernprozesse wie Personalstammdatenverwaltung, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung automatisiert.

Es fungiert als Datenbank für persönliche, demografische und Vergütungsinformationen und ermöglicht über APIs oder Schnittstellen die nahtlose Integration in Payroll-, Zeitwirtschafts- und Recruitment-Tools.

Was sind die Kernfunktionen eines HRIS?

Ein HRIS begleitet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und bündelt alle HR-Aufgaben in einer Plattform:

• Stammdatenverwaltung & Payroll: Mitarbeiterprofile, Vertragsdaten und Gehälter werden zentral gepflegt, inklusive automatisierter Lohnabrechnung.
  
  
• Recruiting & Personalauswahl: Kandidatenprofile, Bewerbermanagement und Shortlisting laufen ohne Medienbrüche direkt im System.
  
  
• Arbeits- & Abwesenheitserfassung: Zeiten, Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub werden per Self-Service-Portal oder Terminal erfasst, unabhängig vom Einsatzort.
  
  
• Verwaltung von Sozialleistungen: Benefits-Programme, Zuschüsse und Versicherungen lassen sich automatisiert und transparent verwalten.
  
  
• Aus- und Weiterbildung: Schulungen werden geplant, Abschlüsse dokumentiert und Qualifikationspfade mit eingebetteten Lernmodulen verfolgt.
  
  
• Mitarbeiterbeurteilungen & Feedback: Jahresgespräche, 360°-Feedback und Skills-Assessments erfolgen strukturiert und revisionssicher.
  
  
• Nachfolgeplanung & Karrierepfade: Talente werden identifiziert, Nachfolgepläne angelegt und individuelle Entwicklungspfade modelliert.
  
  
• Reporting & Analytics: Vorgefertigte Dashboards und individuelle Reports liefern Kennzahlen zur Fluktuation, Headcount, Altersstrukturen, Budget und Performance.
  
  
• Self-Service-Tools: Mitarbeiter loggen sich in das Dashboard der Human-Resources-Software ein, reichen Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen ein und lösen automatisierte Genehmigungs-Workflows

Mit dieser Funktionstiefe erweitert ein Human Resources Information System die Effizienz, Transparenz und Datenqualität in allen HR-Prozessen.

Wie sind Human-Resources-Information-Systeme entstanden?

In den 1980er-Jahren gab es die ersten Personalinformationssysteme auf der Basis einer Client-Server-Technologie. Sie erlaubte es, Mitarbeiterdaten kostengünstig und zentral zu verwalten sowie erste einfache Analysen dieser Daten durchzuführen.

In den vergangenen vier Jahrzehnten hat sich viel getan. Die Technologie hat sich weiterentwickelt. Lange Jahre waren On-Premise-Lösungen, die auf unternehmenseigenen Servern gehostet wurden, der Standardfall. Erst in den letzten zehn Jahren wanderte der Fokus immer mehr zu Cloud-Lösungen, die den Anwendern zahlreiche Vorteile bieten.

Von der reinen Verwaltung von Mitarbeiterdaten haben sich die Systeme hin zu mächtigen HR-Tools gewandelt. Mit ihnen können Personalverantwortliche nicht nur die gesetzeskonforme Abwicklung der Payroll sicherstellen. Sie nutzen künstliche Intelligenz (KI), um HR-Prozesse zu automatisieren und manuelle Routineaufgaben zu reduzieren.

Moderne Human-Resources-Information-Systeme bieten zudem Ansatzpunkte, um die Mitarbeitererfahrung zu optimieren. Die Grundlage für ein erfolgreiches Human Experience Management (HXM).

On-Premise oder SaaS: Technische Basis fürs HRIS

Unternehmen entscheiden sich heute meist für eines von zwei Bereitstellungsmodellen:

1. Klassische On-Premise-Installationen (laufen auf firmeneigenen Servern)
2. Cloudbasierte HRIS (SaaS – bereitgestellt über das Internet)

Der Trend zur Cloud erklärt sich durch die Flexibilität und Skalierbarkeit moderner SaaS-HR-Systems.

SaaS-Vorteile im Überblick:

• Skalierung der HR-Systeme in Minuten statt monatelanger Hardwarebeschaffung
• Wartung und Updates durch den Anbieter entlasten die interne IT
• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff per Browser oder App, ideal für Homeoffice und Außendienst
• ISO-zertifizierte Rechenzentren gewährleisten hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit auf Enterprise-Niveau

On-Premise-Stärken im Überblick:

• Einmalige Lizenzkosten statt laufender Abos und volle Kontrolle über sensible Personaldaten.
• Betrieb ohne Internetverbindung – auch wichtig für strikte Compliance-Anforderungen.
• Anpassungen am HRIS-Code oder den Datenbanken realisieren Sie selbst direkt vor Ort.

HRIS im Vergleich zu anderen HR-Tools

Ein HRIS sammelt Daten und steuert Prozesse über den gesamten Employee Lifecycle. Im Unterschied dazu decken spezialisierte HR-Tools nur Teilbereiche ab:

HR-Controlling vs. HRIS

HR-Controlling-Software liefert Auswertungen und Kennzahlen. Ein HR-System stellt die zugrunde liegenden Daten bereit, automatisiert Workflows wie Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung und liefert tagesaktuelle Dashboards – ganz ohne Datenexport.

Talent Management System vs. HRIS

Ein Talent Management System fokussiert sich auf Entwicklung, Weiterbildung und Nachfolgeplanung. Das HRIS integriert diese Funktionen, ergänzt um Self-Service-Portale, Reporting und Schnittstellen zu Payroll, Recruiting-Software und weiteren Personalinformationssystemen.

Learning Management System vs. HRIS

Ein Learning Management System (LMS) organisiert Schulungsinhalte und Lernpfade. Im HRIS sind Schulungsdaten ein Modul unter vielen, mit direkter Verknüpfung zu Qualifikationsprofilen und Karrierepfaden.

Applicant Tracking System vs. HRIS

Ein Applicant Tracking System (ATS) steuert Bewerbungsprozesse und Kandidatenkommunikation. Ein HR-System verbindet ATS-Daten mit Mitarbeiterstammdaten, sodass nach der Einstellung alle Personalinformationen unmittelbar verfügbar sind.

HRIS oder Einzellösung: Was eignet sich besser?

Bei der Einführung von HR-Tools stehen Unternehmen vor einer grundsätzlichen Frage: Setzt man auf eine integrierte HRIS-Plattform mit zentraler Datenbasis oder kombiniert man mehrere spezialisierte Einzellösungen für einzelne HR-Bereiche?

Meist setzen kleine und mittlere Unternehmen auf eine All-in-one-HRIS und ergänzen sie bei Bedarf mit spezifischen Einzellösungen.

Große Unternehmen verfolgen hingegen eine hybride Strategie: Sie nutzen ein zentrales HRIS, binden per API leistungsstarke Speziallösungen für Recruiting, Learning oder Payroll ein und prüfen bei bestehendem ERP-System auch dessen HR- und Payroll-Module. So entsteht eine skalierbare HR-Architektur, die sowohl Tiefe als auch Breite abdeckt.

Was sind die Vorteile eines Human-Resource-Information-Systems?

Ein HRIS liefert messbare Verbesserungen in der Personalabteilung und trägt entscheidend zu Kosten­einsparungen und Prozess­optimierung bei:

• Zentralisierte Datenhaltung: Alle Mitarbeiterdaten und HR-Abläufe liegen in einer Plattform, wodurch redundante Einträge und Inkonsistenzen entfallen.
  
  
• Automatisierte Workflows: Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung laufen im Self-Service ab und entlasten die HR-Abteilung.
  
  
• Echtzeit-Reporting: Dashboards und Reports stehen jederzeit tagesaktuell bereit und unterstützen zielgerichtete Entscheidungen zu Personal- und Budgetfragen.
  
  
• Skalierbarkeit & Flexibilität: Ob Mittelstand oder Großunternehmen, das System wächst mit den Anforderungen und lässt sich durch Module wie Learning, Recruiting oder Talent Management erweitern.
  
  
• Compliance & Sicherheit: DSGVO-konforme Zugriffsrechte, revisionssichere Protokolle und ISO-zertifizierte Hosting-Optionen schützen sensible Personaldaten.

Mit rexx HRIS steigern Sie die Effizienz Ihrer HR-Prozesse, reduzieren Fehlerquellen und schaffen transparente Zuständigkeiten. Dadurch gewinnen Sie mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf strategische Themen zu konzentrieren.

HRIS – Häufige Fragen und Antworten

Wie lange dauert die Einführung eines HRIS?

Die Implementierung eines HRIS nimmt in der Regel vier bis zwölf Wochen in Anspruch, abhängig von Unternehmensgröße und Komplexität der HR-Prozesse. Pilotphase, Datenmigration und Schulungen laufen dabei parallel, sodass das System meist schon nach wenigen Wochen produktiv genutzt werden kann.

Wie gestaltet sich die Datenmigration in ein HRIS?

Bestehende Mitarbeiterdaten lassen sich über standardisierte CSV-Templates oder APIs in das neue System importieren, wobei Validierungsregeln Dubletten vermeiden und Datenqualität sicherstellen. Anschließend prüft ein Migrationsteam Abweichungen und gleicht historische Excel- oder Papierdaten ab, um einen einfachen Übergang zu gewährleisten.

Welche Preismodelle bieten HRIS-Anbieter typischerweise an?

HRIS-Anbieter arbeiten häufig mit monatlichen SaaS-Abonnements, die sich nach Nutzerzahl, Modulumfang oder aktivem User-Count staffeln, und bieten gelegentlich Volumenrabatte bei Jahresverträgen. On-Premise-Lizenzen werden dagegen meist einmalig erworben, hinzu kommen Wartungsgebühren und optionale Supportpakete.

Wie flexibel lassen sich HRIS-Workflows anpassen?

Moderne HRIS erlauben die Konfiguration von Genehmigungs- und Eskalationsprozessen per Drag-and-Drop-Editor, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Standardisierte Workflows lassen sich so an unternehmensspezifische Freigaberichtlinien und Compliance-Vorgaben anpassen.

Welche Möglichkeiten der mobilen Nutzung bietet ein HRIS?

Mobile Apps und responsive Weboberflächen erlauben den Zugriff auf Personalstammdaten, Urlaubsanträge und Reporting auch unterwegs; Push-Benachrichtigungen informieren über Freigaben und Termine in Echtzeit. Offline-Funktionalität ermöglicht das Erfassen von Zeitbuchungen oder Abwesenheiten selbst ohne Netzverbindung.

Wie integriert rexx HRIS bestehende Recruiting-Tools?

rexx HRIS ist als ganzheitliches Human-Resource-System konzipiert und bietet vorgefertigte Schnittstellen zu gängigen Applicant-Tracking-Systemen und ermöglicht bidirektionale Datensynchronisation von Bewerberprofilen und Mitarbeiterstammdaten. Über REST-APIs lassen sich Recruiting-Workflows direkt im HRIS steuern, sodass nach Abschluss des Einstellungsprozesses alle Daten automatisch übernommen werden.

Welche Schulungs- und Supportleistungen bietet rexx für HRIS-Kunden?

rexx stellt umfassende Onboarding-Webinare, eine Online-Dokumentation sowie persönliche Trainingseinheiten im Rahmen von Einführungsprojekten bereit. Außerdem bietet der deutschsprachige Helpdesk 24/7-Support und regelmäßige Release-Webinare, um Anwender stets auf dem neuesten Stand zu halten.