Human Resources (HR): Definition, Aufgaben und Veränderungen durch KI

Human Resources, oft einfach nur HR genannt, meint einerseits alle Menschen, die in einer Firma arbeiten, und andererseits die Abteilung, die sich um sie kümmert. Das Human Resource Management (HRM) sorgt dafür, dass die richtigen Talente gefunden werden, sich im Job wohlfühlen und sich so weiterentwickeln können, dass das gesamte Unternehmen davon profitiert.

Welche Aufgaben übernimmt die Human Resources-Abteilung?

Die Aufgaben der Human Resources-Abteilung umfassen die gesamte Betreuung der Mitarbeitenden, vom ersten Kontakt im Bewerbungsprozess bis zum Austritt aus dem Unternehmen. HR stellt sicher, dass alle personellen Abläufe rechtssicher, tragfähig und wertschätzend ablaufen, damit das Unternehmen seine Ziele mit einem motivierten Team erreichen kann.

• Personalgewinnung (Recruiting): HR erfasst den Personalbedarf, schaltet Stellenanzeigen und wählt passende Talente aus. Der Nutzen: Die Fachabteilungen erhalten zeitnah die Unterstützung, die sie benötigen, um ihre Projekte erfolgreich umzusetzen.
• Personalverwaltung und Recht (Administration): Hierzu gehören das Erstellen von Arbeitsverträgen, die Pflege der Personalakten und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben. Der Nutzen: Das Unternehmen agiert juristisch sicher, und alle personellen Daten sind jederzeit korrekt und abrufbar dokumentiert.
• Entgeltabrechnung (Payroll): HR sorgt für die pünktliche Auszahlung von Gehältern sowie die korrekte Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
• Personalentwicklung: HR plant Schulungen und entwirft Karrierepfade für die Mitarbeitenden. Die Qualifikationen bleiben somit im Team und auf dem neuesten Stand, was das Unternehmen innovationsfähig macht und die Abhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt verringert.
• Mitarbeiterbindung (Retention): Durch Maßnahmen wie Feedbackgespräche, Benefits und die Gestaltung der Unternehmenskultur sorgt HR dafür, dass Talente langfristig im Betrieb bleiben.

HR beinhaltet nicht nur die Mitarbeiter selbst, sondern auch deren Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und Potenziale. Im Wesentlichen geht es darum, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter anwerben, entwickeln, verwalten und motivieren, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Weitere Bezeichnungen für Human Resources sind das Personalwesen, das Humankapital oder die Personalabteilung.

Human Resources wird nicht über die Anzahl der Mitarbeitenden definiert, sondern über das Leistungsspektrum, das ihnen innewohnt. Damit wird der immaterielle Wert eines Unternehmens, also die Fähigkeiten, das Wissen und die Motivation von jedem einzelnen Mitarbeitenden gemeint.

Wie hilft eine Software dabei, die Human Resources besser zu verwalten?

Eine Human Resources-Software dient dazu, alle Informationen über die Mitarbeitenden an einem Ort zu bündeln und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Diese Software wird auch Human Resource Management System (HRMS) genannt.

Eine solche Software löst das Problem, dass Personaldaten mitunter über verschiedene Excel-Tabellen, E-Mails und Papierakten verstreut sind, was fehleranfällig ist und unnötig Zeit kostet. Eine Software übernimmt diese Aufgaben:

• Zentrale und digitale Personalakte: Alle Infos von der Adresse bis zum Arbeitsvertrag sind sofort griffbereit.
• Automatisierte Abläufe (Workflows): Wenn jemand neu eingestellt wird, erinnert das System automatisch alle Beteiligten an ihre Aufgaben (z. B. IT-Zugänge einrichten oder Arbeitskleidung bestellen). 
• Einfache Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung: Mitarbeitende beantragen Urlaub digital und Vorgesetzte geben ihn mit einem Klick frei. Das System berechnet Urlaubsansprüche und Resttage automatisch und fehlerfrei.
• Sicheres Bewerbermanagement: Bewerbungen gehen direkt in das System ein und werden dort bewertet. Sie behalten den Überblick über alle Kandidaten und halten gleichzeitig alle Datenschutz-Vorgaben (DSGVO) ohne weiteren Aufwand ein.
• Self-Service für Mitarbeitende: Über ein eigenes Portal können Angestellte ihre Daten selbst aktualisieren oder ihre Gehaltsabrechnungen herunterladen. Die HR-Abteilung wird somit von Routine-Anfragen entlastet.

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Wie verändert künstliche Intelligenz (KI) den Arbeitsalltag in Human Resources?

Künstliche Intelligenz in HR hilft dabei, große Datenmengen in Sekunden zu analysieren, wofür HR-Mitarbeiter Stunden bräuchten. Dadurch wird HR schneller und kann Entscheidungen auf Basis von Fakten und Zahlen treffen.

• Sichten von Bewerbungen: KI kann hunderte Lebensläufe und weitere Bewerbungsunterlagen scannen und diejenigen markieren, die am besten zu den Anforderungen passen.
• Erstellen von Texten: Stellenanzeigen oder Absage-E-Mails können mit KI  entworfen werden.
• Beantwortung von Standardfragen: Ein KI-Chatbot kann Mitarbeitenden sofort sagen, wie viele Urlaubstage sie noch haben oder wo sie das Formular für die Reisekostenabrechnung finden.
• Frühwarnsystem für Fluktuation: Die Technik erkennt Muster, wenn die Zufriedenheit in Teams sinkt oder die Wechselbereitschaft steigt. Der Vorteil: Sie können gegensteuern, bevor wertvolle Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
• Individuelle Lernpläne: Die KI erkennt, welche Fortbildung für welchen Mitarbeiter sinnvoll und wirkungsvoll ist. So werden Weiterbildungskapazitäten sehr gezielt eingesetzt.

Ansonsten trägt HRM dazu bei, ein positives Arbeitsklima zu schaffen, das die Mitarbeitermotivation, -bindung und -zufriedenheit steigert. Indem es faire Vergütungssysteme, Weiterbildungsprogramme und Leistungsbeurteilungen implementiert, fördert HRM die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Insgesamt trägt HRM wesentlich zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit und dem nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens bei, indem es sicherstellt, dass die wichtigste Ressource, die Mitarbeiter, optimal verwaltet und entwickelt wird.

“Human Resources” vs. “Human Resource Management”

Der Hauptunterschied zwischen “Human Resources” und “Human Resource Management” liegt in ihrem Umfang und ihrer Funktion.

“Human Resources” beziehen sich auf die Gesamtheit der Mitarbeiter in einem Unternehmen sowie auf deren individuelle Eigenschaften und Potenziale. Es ist ein breiterer Begriff, der die Bedeutung der Mitarbeiter als Ressource hervorhebt.

“Human Resource Management” hingegen ist ein spezifischer Bereich innerhalb eines Unternehmens, der sich auf die Verwaltung und Optimierung dieser Ressource konzentriert. HRM ist verantwortlich für die Konzeption und Umsetzung von Strategien, Prozessen und Praktiken zur Anwerbung, Entwicklung, Führung und Motivation von Mitarbeitern.

Insgesamt ist “Human Resource Management” ein Teilbereich von “Human Resources“. HRM ist die praktische Umsetzung und Verwaltung von HR-Prinzipien, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens effektiv und effizient arbeiten und somit zum Unternehmenserfolg beitragen.

Aufgaben von Human Resource Management

HRM vereint klassisches Personalmanagement mit Unternehmens-strategischen Handlungsfeldern.

Zu den typischen Aufgabenbereichen des Human Resource Management zählen:

• strategische Entscheidungen zur optimalen Unterstützung der Unternehmensziele durch die Deckung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs
  
  
• Priorisierung und Management der verschiedenen Mitarbeitergruppen in Abhängigkeit von ihrer strategischen Bedeutung für die Unternehmensziele
  
  
• Entwicklung von Strategien, um die Mitarbeitererfahrung zu optimieren und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden gezielt zu gestalten
  
  
• Gestaltung von Vergütungsmodellen und Entlohnungssystemen, um gezielt Anreize zu setzen und Lohngerechtigkeit im Unternehmen zu realisieren
  
  
• Berechnung und Analyse von HR-Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indikatoren) zur Kontrolle, ob die gesteckten Ziele erreicht werden können (Personalcontrolling)
  
  
• strukturelle Gestaltung der Organisation des Unternehmens
  
  
• Entwicklung von Maßnahmen, um demografische Herausforderungen zu lösen (Demografie-Management)
  
  
• Kulturmanagement zur perfekten Ausrichtung der Unternehmenskultur und zur Schaffung eines positiven Arbeitsklimas
  
  
• Begleitung von Transformationsprozessen im HR-Bereich sowie den Rest der Organisation betreffend (Change Management)
  
  

Eine weitere Aufgabe von Human Resource Management ist die gezielte Entwicklung bestimmter Mitarbeitenden, um sie für höherwertige oder andere Aufgaben zu qualifizieren. Die stetige Förderung kann die Mitarbeitermotivation steigern und die Teilnehmenden dazu zu animieren, ihre neuen Erkenntnisse gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen.

Zudem deckt Human Resource Management das gesamte Spektrum des Personalmanagements ab. Hierzu zählen Aufgaben der Personalverwaltung wie Recruiting, Organisation, Payroll und Controlling sowie Aufgaben, die in den Bereich der Personalführung fallen.

Im Bereich der Personalführung fallen etwa die Personalplanung, die Nachfolgeplanung, die Personalentwicklung, das Talentmanagement sowie die Bewältigung von Konflikten an.

Personalverwaltung im Human Resources

Die Personalverwaltung eines Unternehmens kümmert sich um eine Vielzahl wichtiger Aufgaben. Diese wären:

• Das Rekrutieren von neuem Personal, dem sogenannten Recruiting. Dabei begleitet und kontrolliert sie das komplette Verfahren. Dieses beginnt mit dem Ausschreiben der zur Verfügung stehenden Stellen, woraufhin die eingegangenen Bewerbungsunterlagen ausgewertet und geeignete sich bewerbende Personen zu einem Auswahlverfahren eingeladen und schließlich eingestellt werden.
  
  
• Das Verfahren des Active Sourcing. Dieses beschreibt das aktive und gezielte Ansprechen für die Stelle geeigneter Personen auf Social-Media-Kanälen oder den Bewerberdatenbanken von Jobbörsen. Durch die zunehmende Digitalisierung des Arbeitsmarktes und der Etablierung von Social-Media-Plattformen, ist es den Unternehmen mittlerweile möglich solche Bewerbungsmöglichkeiten zu explorieren.
  
  
• Administrative Aufgaben wie das Aufsetzen und Auflösen der Arbeitsverträge der Angestellten, die Erstellung und Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Umsetzung neuer arbeitsrechtlicher Vorgaben.
  
  
• Die Bereitstellung der erforderlichen Daten bezüglich der Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens, dem Controlling, fällt ebenfalls in den Tätigkeitsbereich der Personalverwaltung.
  
  

Personalführung im Human Resources

Die Personalführung beschäftigt sich grundsätzlich mit der gezielten Integration aller mitarbeitenden Personen sowie der Führungskräfte in die Abläufe des Unternehmens.

Dabei obliegt ihr eine wichtige Verantwortung, denn es ist ihre Aufgabe, das Personal weitestgehend so zu motivieren, dass eine bestmögliche Arbeitsleistung erbracht und mit unerwarteten Problemsituationen gekonnt umgegangen werden kann.

Eine Abteilung der Personalführung, die Personalentwicklung, ist an der Ausarbeitung der Unternehmensziele beteiligt.

Dabei kann grundsätzlich zwischen zwei Vorgehensweisen unterschieden werden. Bei dem sogenannten Top-Down-Prozess werden die Unternehmensziele auf die einzelnen Unternehmensbereiche heruntergebrochen.

Ansonsten werden globale Ziele festgemacht und in Zusammenarbeit mit den Führungskräften abteilungsspezifische Kennzahlen bestimmt. Die Kontrastvariante stellt der Bottom-Up-Prozess dar. Hier werden Führungskräfte und Belegschaft bei der Festsetzung und Ausformulierung der Unternehmensziele berücksichtigt und können jeweils eigene Anregungen und Vorstellungen in Form eines Feedbacks mitteilen.

Letzteres gibt Aufschluss über den vorherrschenden Führungsstil, Führungsinstrumente sowie die Unternehmenskultur und maßgebende Managementmodelle eines Unternehmens. Das Aufgabenfeld der Personalführung ist ein sehr umfangreiches, welches gleichzeitig mit viel Verantwortung einhergeht.

Mit aktuellen Kenntnissen der Führungsforschung vertraut zu sein ist ebenso notwendig wie die bedürfnisorientierte Förderung des Personals. Diese kann grundsätzlich durch berufsbegleitende oder arbeitsplatznahe Aus- und Weiterbildungen veranlasst werden.

Welche Aufgaben fallen konkret in den HR-Bereich?

Der Aufgabenbereich von Human Resource ist sehr vielseitig, was vor allem darauf zurückzuführen ist, dass HR das Bindeglied eines Unternehmens darstellt, welches in alle Richtungen vermittelt.

Ebenso ist die HR-Abteilung auch der Kontaktträger für Angelegenheiten außerhalb des Unternehmens, steht somit auch in enger Verbindung zu staatlichen Institutionen und Freelancern.

Das Personalmanagement dient den Angestellten als qualifizierte Anlaufstelle, wenn es darum geht, vertretend für die Führungskraft ein Problem zu lösen. Außerdem kümmert sie sich um krankheitsbedingte Anliegen und spielt eine führende Rolle im Konfliktmanagement eines Unternehmens.

In Bezug auf die Entwicklung der Motivation der Angestellten stellt die HR-Abteilung besondere Leistungen oder sogenannte Corporate Benefits sicher. Diese Corporate Benefits sollen das Personal an das Unternehmen langfristig binden und eine bestmögliche Arbeitsweise garantieren.

Gängige Beispiele gibt es in materieller Form, wie Rabatt im eigenen Unternehmen, Gutscheine oder die Bereitstellung eines Dienstwagens und in immaterieller Form, wie flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit zum Home-Office.

Human Resources verwaltet die komplette Organisation, wenn es zum Abschluss der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und eines Angestellten kommt. Dabei stellt das Personalmanagement sicher, dass der Prozess rechtlich korrekt abgelaufen ist und noch ausstehende Zahlungen veranlasst werden. Oftmals führt die HR-Abteilung ein anschließendes Interview mit der aussteigenden Person durch, um Auslöser, Motive und Ursachen des Austritts in Erfahrung zu bringen.

Human Resource ist außerdem zur Stelle, wenn es darum geht, wichtige Informationen, Trends und Prognosen bezüglich der personellen Beschaffenheit an die Unternehmensführung weiterzuleiten. Anschließend werden diese sensitiven Daten verwendet, wichtige Entscheidungen für den weiteren Verlauf der Organisation zu bestimmen. HR ist somit auch mit dem Datenschutz beauftragt.

Warum ist eine gute Human Resources Strategie wichtig?

Bei Human Resources geht es um den Menschen in seiner Ganzheitlichkeit und den Mehrwert, den ein Unternehmen daraus ziehen kann. Es geht darum, das Personal mitsamt seinen Fähigkeiten und Wissens als wichtigsten Teil des Unternehmens zu betrachten, dessen Motivation es zu fördern und aufrechtzuerhalten gilt.

Ein Unternehmen obliegt einer sozialen Verantwortung gegenüber seinen Angestellten, deren Wünsche, Sorgen und Ziele zu erhören und in den Arbeitsalltag einzubeziehen. Richtig exekutiert führt dies zu einer Win-win-Situation, indem das Personal im Gegenzug die bestmögliche Arbeitsleistung erbringt.

Eine gute und langfristig ausgelegte HR Strategie hilft außerdem neue Talente ausfindig zu machen und diese von dem Unternehmen zu überzeugen. Dies ist besonders wegen des dynamischen Arbeitsmarktes und dem einhergehenden Konkurrenzkampf um die besten Nachwuchskräfte von großer Bedeutung.

Human Resources hilft dabei, das Arbeitsklima so attraktiv wie möglich zu gestalten, indem es Kommunikationskanäle schafft, die Work-Life-Balance unterstützt, eine offene Unternehmenskultur etabliert und die persönliche sowie professionelle Entwicklung von Angestellten fördert.

Die richtige Strategie stellt eine profitable Chance für alle Parteien dar und setzt wichtige Impulse für einen menschlicheren Arbeitsmarkt.

Unterstützung durch HRM-Software?

Human Resources Management Systeme (kurz: HRMS) stellen Softwarelösungen dar, die den gesamten HRM-Prozess digital abbilden.

Sie gehen weiter als HRIS- und HCM-Softwarelösungen und optimieren die Zusammenarbeit zwischen der strategischen Komponente des Human Resource Management und der Controlling-Funktion von HR.

HRM-Software ermöglicht die automatisierte Analyse der gespeicherten personalbezogenen Daten und die Entwicklung eines individuellen HR-Kennzahlensystems.

Vorteile einer HRM-Software

Mithilfe von an die internen Prozesse angepasster Software lassen sich die Abläufe digitalisieren und automatisieren. So steigern Arbeitgeber die Effizienz der Abteilung und reduzieren den Aufwand für Routineaufgaben deutlich.

Die Auswahl von KPIs, die für strategische Entscheidungen relevant sind, ermöglichen eine konsequente Verfolgung von Trends im Unternehmen. HCM-Software automatisiert deren Berechnung und Analyse, indem sie die erforderlichen Daten sammelt und aufbereitet.

Ein wichtiger Bestandteil von HRMS sind Mitarbeiter-Self-Service-Tools. Durch diese können viele Prozesse ohne händisches Eingreifen von HR abgebildet werden. So klären die Mitarbeitenden Fragen selbstständig mithilfe eines Chatbots, reichen ihren Urlaubsantrag zur (digitalen) Genehmigung ein oder lassen ihre Reisekostenabrechnung genehmigen. Dies setzt Zeit in der Personalabteilung frei, die die Mitarbeitenden in strategische Aufgaben investieren können.

Übersichtlich gestaltete Dashboards ermöglichen es der Personalleitung, stets den Überblick über die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie wichtige Informationen zur restlichen Belegschaft zu behalten.