Kurz, einfach und flexibel sollte das Bewerbungsverfahren ablaufen. Die Qualität des Recruitingprozesses ist ausschlaggebend dafür, ob ein Unternehmen passende Bewerber findet und einen positiven Eindruck bei den Kandidaten hinterlässt oder nicht. Zunächst sollte der Arbeitgeber die Faktoren für die Qualität des Recruitingprozesses identifizieren. Anschließend geht es darum, bei den richtigen Punkten anzusetzen und die Candidate Experience zu optimieren.
Wie lässt sich Qualität im Recruitingprozess definieren?
Qualität ist als Zusammenspiel aller Personen und Prozesse zu verstehen, die am Recruiting teilnehmen. Im Idealfall bringen sich daher alle Beteiligten aktiv ein und überdenken, wie sie die Qualität im eigenen Verantwortungsbereich erhöhen können. Dazu gehören Recruiter und Personalchefs ebenso wie die Verantwortlichen des Fachbereichs und Betriebsratsmitglieder.
Diese Aspekte bestimmen aus Sicht der Bewerbende unter anderem die Qualität eines Recruitingprozesses:
- transparentes Bewerbungsverfahren
- schnelle Reaktionszeiten der Verantwortlichen
- leicht verständliche Online-Bewerbungsformulare
- sympathisches Auftreten der Ansprechpartner im Unternehmen
- klare und einheitliche Kommunikation
- kurze Bewerbungsdauer
- ansprechende Stellenanzeige
- Möglichkeit der mobilen Bewerbung
Diese Punkte tragen wesentlich dazu bei, wie zufrieden die Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess sind und wie positiv die Candidate Experience ausfällt.
Um herauszufinden, wie gut der Recruitingprozess aus Bewerbersicht funktioniert, ist es sinnvoll, den Selbsttest zu wagen. So könnte sich einer der HR-Mitarbeitenden probeweise auf eine offene Stelle bewerben und den Prozess zu realen Bedingungen durchlaufen. Bei diesem Selbsttest können sie herausfinden, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht und was bereits gut funktioniert.
Was können Unternehmen tun, um die Qualität des Recruitingprozesses zu steigern?
Es gibt einige Ansatzpunkte, um den Recruitingprozess zu optimieren:
Tipp 1: Authentisch sein – Kultur und Werte verkörpern
Bewerbende möchten wissen, was im Unternehmen auf sie zukommen würde. Dies betrifft nicht nur die fachlichen Anforderungen und zukünftigen Aufgaben, sondern auch die Organisationskultur. Neben Gehalt und Benefits interessieren sich Kandidaten auch für die Unternehmenswerte und die Teamkultur. Wie sieht der Umgang miteinander im Team aus? Welche Verhaltensweisen sind ausdrücklich erwünscht, welche sind zu unterlassen? Diese und andere Fragen zu den Werten sollten Unternehmen ehrlich und offen beantworten.
Tipp 2: Blick auf das große Ganze – Unternehmensstrategie
Um eine Stelle gut zu besetzen, braucht es den Blick auf das große Ganze. In Hinblick auf die Unternehmensstrategie stellt sich die Frage, welche Kompetenzen das Unternehmen aktuell benötigt, mit welchen Herausforderungen die Abteilung konfrontiert ist und ob es ausreichend Möglichkeiten für Innovationen gibt. Die Personalverantwortlichen und Führungskräfte sollten darüber nachdenken, welche Persönlichkeit mit welchen Fähigkeiten gefragt ist, um das bestehende Team optimal zu unterstützen und zu verstärken.
Tipp 3: Klares Zeitfenster
Das digitale Zeitalter zeichnet sich durch Schnelligkeit aus. Heutzutage lässt sich vieles mit wenigen Klicks online erledigen. Schnelle Antworten wünschen sich Bewerbende auch im Rekrutierungsprozess. Lange Auswahlverfahren, die mehrere Wochen in Anspruch nehmen, führen zu hohen Absprungraten.
Die Qualität im Recruitingprozess definiert sich daher auch über ein klares Zeitfenster, das von der Stellenausschreibung über die Begutachtung der Bewerbungsunterlagen und Umsetzung verschiedener Auswahlprozesse bis zur Stellenbesetzung eindeutig formuliert sein soll. Unternehmen sollten sich nicht nur einen überschaubaren Zeitrahmen setzen, sondern auch dafür sorgen, dass während dieser Phase die für die Personalauswahl zuständigen HR-Mitarbeitenden und Führungskräfte anwesend und erreichbar sind.
Es ist daher kein gutes Timing, Jobs kurz vor dem Beginn der Urlaubszeit auszuschreiben, weil dies den Rekrutierungsprozess zum Stillstand bringt und damit in die Länge zieht.
Tipp 4: Rollen und Verantwortungsbereiche definieren
Die Rollen sollten im Recruitingprozess klar verteilt sein. Dabei ist insbesondere zu klären, wer welche Tätigkeiten übernimmt, wer den Bewerbenden Auskünfte erteilen darf und wer über die Stellenbesetzung entscheidet. Für den Fall, dass zuständige Mitarbeitende ausfallen, sollten bereits vorab Stellvertreter benannt werden. Üblicherweise sind Personen aus unterschiedlichen Funktionen (HR-Abteilung, Fachbereich und Führungsetage) am Auswahlprozess beteiligt.
Tipp 5: Im Team entscheiden
Im Recruitingprozess ist es sinnvoll, verschiedene Meinungen einzuholen und die gewonnenen Eindrücke zu besprechen. Im Idealfall fällt die Personalentscheidung nicht im Alleingang einer Person, sondern im Team. Es sind nicht nur Personen aus dem jeweiligen Fachbereich relevant, sondern auch Führungskräfte mit dem Blick auf die strategischen Ziele des Unternehmens.
Tipp 6: Erfahrene HR-Fachkräfte betrauen
Im Optimalfall bringt das HR-Personal eine gehörige Portion Lebenserfahrung mit. Solche Erfahrungswerte helfen dabei, die Prozesse zu steuern, den Überblick zu behalten und die offenen Stellen so gut wie möglich zu besetzen. Dabei geht es auch um eine geschickte Gesprächsführung. Diese kann dazu beitragen, möglichst viele Informationen über den Bewerbenden in Erfahrung zu bringen und so eine gute Entscheidungsgrundlage zu haben.
Tipp 7: Lückenlose Kommunikation
Die Kommunikation sollte lückenlos funktionieren. Das bedeutet, dass jeder Kandidat eine Eingangsbestätigung und eine Rückmeldung über den Fortschritt des Bewerbungsprozesses bekommt. Abgelehnte Bewerbende sollten zeitnah eine wertschätzende und begründete Absage erhalten. Eine gute Kommunikation kann Unternehmen vor einer schlechten Nachrede bewahren.
Auch zwischen den beteiligten Fachabteilungen und verschiedenen Entscheidungsträgern sollte die Kommunikation sehr gut funktionieren.
Tipp 8: Ansprechendes Verhalten gegenüber den Bewerbern
Die Recruiter beeinflussen mit ihrem Verhalten das Bild, das sich ein Bewerbender von einem potenziellen Arbeitgeber macht. Deshalb ist es wichtig, dass die Ansprechpartner im Unternehmen gegenüber allen Kandidaten die Netiquette-Standards wahren und eine einheitliche Kommunikationslinie wählen.
Tipp 9: Recruitingsoftware
Um die Qualität zu gewährleisten, ist es wichtig, Fehlerquellen im Prozess auszuschalten und nicht zu viele Personen daran zu beteiligen. In diesem Zusammenhang bietet sich eine Bewerbermanagement Software an, die die einzelnen Teilprozesse optimiert und alle Beteiligten an den richtigen Stellen einbindet. Sie ermöglicht es, Prozesse zu standardisieren und schnell abzuwickeln.
Tipp 10: Einfache Online-Bewerbung
Für Bewerbende sollte es so einfach wie möglich sein, eine Bewerbung abzuschicken. Im Idealfall können die Kandidaten Daten aus ihrem Profil auf Xing oder aus PDF-Dateien direkt in das Bewerbermanagementsystem übertragen. Eine Bewerbung mit nur wenigen Klicks kommt besonders gut an und trägt zu höheren Bewerbungszahlen und geringeren Abbruchraten bei.
Tipp 11: Mehrere Bewerbungswege eröffnen
Unternehmen sollten sich bei den Bewerbungsmöglichkeiten flexibel zeigen und neben dem Online-Bewerbungsformular auch eine E-Mail-Bewerbung und eine mobile Kurzbewerbung ermöglichen. Im Optimalfall ist die Bewerbung via Tablet und Smartphone möglich.
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