Urlaubsabgeltung berechnen

Wer sein Arbeitsverhältnis beendet und noch offene Urlaubstage hat, möchte Klarheit: Was passiert mit den nicht genommenen Tagen und gibt es eine Auszahlung? Die Urlaubsabgeltung zu berechnen heißt, Anspruch, Berechnungsformel und steuerliche Aspekte im Detail zu kennen.

Was ist eine Urlaubsabgeltung?

Die Urlaubsabgeltung bezeichnet den finanziellen Ausgleich für Urlaubstage, die aufgrund der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden können. Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 4 BUrlG. Tritt eine Urlaubsabgeltung ein, muss der Arbeitgebende die offenen Urlaubstage auszahlen. Das gilt unabhängig von der Beendigung der Anstellung durch ordentliche Kündigung, außerordentliche Kündigung oder andere Gründe.

Abgrenzung der Urlaubsabgeltung von ähnlichen Begriffen:

• Urlaubsentgelt: Lohnfortzahlung im Urlaub.
• Urlaubsgeld: Freiwillige Sonderzahlung durch den Arbeitgebenden, zusätzlich zum Urlaubsentgelt.

Wie lässt sich die Urlaubsabgeltung berechnen?

Die Höhe der Urlaubsabgeltung orientiert sich an den Regeln für das Urlaubsentgelt (§ 11 BUrlG). Grundlage ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Aus diesem wird der Tagesverdienst berechnet, der mit den verbliebenen Urlaubstagen multipliziert wird.

Formel zur Berechnung der Urlaubsabgeltung

Welche Entgeltbestandteile zählen bei der Urlaubsabgeltung?

Einbezogen werden:

• Grundgehalt oder Lohn (inkl. Akkordlohn)
• Zulagen mit Bezug zur Arbeit (z.B. Schicht-, Gefahren-, Schmutz- oder Nachtzulagen)
• Prämien, die direkt an Arbeitsleistung gekoppelt sind (z.B. Verkaufs- oder Inkassoprämien)
• Provisionen, die kurzfristig und leistungsbezogen sind
• Sachbezüge (z.B. Verpflegung)
• Dauerhafte Verdienststeigerungen

Nicht berücksichtigt werden:

• Einmalzahlungen (z.B. Weihnachtsgeld, Treueprämien, Jubiläumsgeld)
• Umsatz- oder Gewinnbeteiligungen, Gratifikationen
• Vermögenswirksame Leistungen
• Spesen und Aufwendungsersatz
• Trinkgelder
• Überstundenvergütungen
• Lohnausfälle durch Kurzarbeit oder Krankheit

Beispiel 1: Urlaubsabgeltung berechnen bei Festgehalt

Ein Arbeitnehmender erhält 2.000€ pro Monat und hat am Ende des Arbeitsverhältnisses noch 5 Urlaubstage offen.

• Gesamtverdienst der letzten 13 Wochen (wird meist mit 3 Monaten gleichgestellt): 6.000€
  (3 × 2.000€)
• Arbeitstage im Bezugszeitraum: 65
• Tagesverdienst: 6.000€ ÷ 65 = 92,31€
• Abgeltungsanspruch: 92,31€ × 5 Urlaubstage = 461,55€

Beispiel 2: Urlaubsabgeltung berechnen mit Zulagen

Ein Arbeitnehmender verdient 2.000€ pro Monat. Zusätzlich erhält er oder sie Zulagen für Schichtarbeit und Erschwernisse:

• Gesamtverdienst: 6.655 €
• Arbeitstage: 65
• Tagesverdienst: 6.655 € ÷ 65 = 102,38 €
• Resturlaub: 10 Tage
• Abgeltung: 102,38 € × 10 = 1.023,80 €

Beispiel 3: Urlaubsabgeltung bei Teilzeit berechnen

Für Teilzeitkräfte gelten dieselben Grundsätze wie bei Vollzeit. Der Unterschied liegt in der geringeren Anzahl der Arbeitstage im Berechnungszeitraum.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmender arbeitet regelmäßig an 3 Tagen pro Woche (39 Arbeitstage in 13 Wochen) und verdient monatlich 1.500€ plus Zulagen. Er hat am Ende noch 5 Urlaubstage offen.

• Gesamtverdienst: 5.020€
• Arbeitstage: 39
• Tagesverdienst: 5.020€ ÷ 39 = 128,72€
• Abgeltung: 128,72€ × 5 Urlaubstage = 643,60€

Urlaubsabgeltung bei Stundenlohn berechnen

Bei Stundenlohnempfängern wird der Tagesverdienst aus dem durchschnittlichen Stundenlohn berechnet.
Formel:

• Tagesverdienst = (Stundenlohn × Wochenarbeitszeit) ÷ Wochenarbeitstage
• Abgeltungsanspruch = Tagesverdienst × Resturlaubstage

Welche Voraussetzungen gelten für den Urlaubsabgeltungsanspruch?

Ein Urlaubsabgeltungsanspruch entsteht nur, wenn bestimmte Bedingungen nach § 7 Abs. 4 BUrlG erfüllt sind:

Grundvoraussetzungen für eine Urlaubsabgeltung

Damit ein Anspruch entsteht, müssen drei Punkte zusammenkommen:

1. Bestehender Urlaubsanspruch
   Der Urlaub darf nicht bereits genommen oder verfallen sein. Grundsätzlich verfällt Resturlaub mit Jahresende, es sei denn, er wird aus betrieblichen oder persönlichen Gründen auf das Folgejahr übertragen. Dann muss er bis zum 31. März genommen werden. Ohne gültigen Restanspruch gibt es keine Urlaubsabgeltung.
   
2. Unmöglichkeit der Inanspruchnahme
   Urlaub ist grundsätzlich in Freizeit zu gewähren (“in natura“). Erst wenn dies unmöglich ist, z.B. weil zwischen Kündigung und Austrittsdatum keine Zeit mehr bleibt, wandelt sich der Anspruch in Geld.
   
   Beispiele:

• Fristlose Kündigung mit offenen Urlaubstagen → komplette Abgeltung
• Beendigung durch Aufhebungsvertrag zum Jahresende, Arbeitgebender verweigert Freistellung → offene Tage werden ausgezahlt
• Freistellung unter Anrechnung von Resturlaub → kein Anspruch auf Auszahlung, wenn die Freistellung unwiderruflich ist

3. Beendigung des Arbeitsverhältnisses
   Ohne Ende des Arbeitsverhältnisses entsteht kein Anspruch. Wer bleibt, muss Urlaubstage grundsätzlich durch Freizeit nehmen.

Ausschlussfristen und Verfall bei der Urlaubsabgeltung

Es können auch Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt sein. Typisch sind zwei bis drei Monate, innerhalb derer der Anspruch schriftlich geltend gemacht werden muss. Wer diese Frist versäumt, verliert die Auszahlung.

Wichtig: Eine generelle Klausel, die den Anspruch auf Urlaubsabgeltung vollständig ausschließt, ist unwirksam (§ 13 BUrlG).

Sonderfälle der Urlaubsabgeltung

• Langzeitkrankheit: Auch bei Krankheit entstehen Urlaubsansprüche. Sie verfallen aber 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Endet das Arbeitsverhältnis in dieser Zeit, besteht Anspruch auf Auszahlung.
• Tod des Arbeitnehmenden: Nach einem Urteil des EuGH (12. Juni 2014, C-118/13) geht der Anspruch auf Urlaubsabgeltung auf die Erben über.

Ist der Arbeitgebende zur Zahlung der Urlaubsabgeltung verpflichtet?

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, die Urlaubsabgeltung auszuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch offene Urlaubstage bestehen.

Wann die Pflicht zur Auszahlung der Urlaubsabgeltung besteht

• Ende des Arbeitsverhältnisses: Der Anspruch entsteht automatisch mit der Beendigung, unabhängig von Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Renteneintritt.
• Noch vorhandene Urlaubstage: Wurden nicht alle Urlaubstage genommen, müssen sie in Geld abgegolten werden.
• Keine Möglichkeit zur Freistellung: Die Auszahlung kommt nur zustande, wenn der Urlaub nicht mehr „in natura“ genommen werden kann, etwa weil das Arbeitsverhältnis schon beendet ist.

Grenzen der Pflicht zur Zahlung der Urlaubsabgeltung

• Abgeltungspflicht gilt nur für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche). Für darüberhinausgehende Zusatzurlaube können andere Regeln im Arbeits- oder Tarifvertrag gelten.
• Der Anspruch verfällt, wenn Urlaub rechtzeitig hätte genommen werden können und keine Hindernisse bestanden.
• Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag können den Anspruch zeitlich begrenzen.

Urlaubsabgeltung berechnen bei Konflikten mit dem Arbeitgebenden

Auch wenn die Berechnung der Urlaubsabgeltung durch das Bundesurlaubsgesetz klar geregelt ist, kommt es in der Praxis immer wieder zu Konflikten. Typische Fälle sind falsche Berechnungen, verspätete Zahlungen oder die völlige Verweigerung der Abgeltung.

Typische Streitpunkte bei der Urlaubsabgeltung

• Nichtberücksichtigung von Zulagen oder Prämien: Arbeitgebende rechnen oft nur das Grundgehalt ein, obwohl auch Schicht- oder Gefahrenzulagen zum Urlaubsentgelt zählen.
• Verfall des Anspruchs: Manche Betriebe berufen sich auf angeblich verfallene Urlaubstage, obwohl diese noch bestehen.
• Falsche Berechnung: Arbeitgebende setzen den Anspruch zu niedrig an, weil sie den Bezugszeitraum falsch wählen oder Zuschläge und variable Vergütungsbestandteile nicht beachten, die nach § 11 BUrlG einzubeziehen sind.
• Verweigerung der Auszahlung: Statt einer Auszahlung wird eine fiktive Freistellung behauptet, obwohl das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist.
• Ausschlussfristen: Bei verspäteter Geltendmachung können Ansprüche tatsächlich untergehen, wenn im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag Ausschlussfristen vereinbart sind.

Vorgehen bei Streitigkeiten wegen der Urlaubsabgeltung

1. Anspruch schriftlich einfordern: Setzen Sie eine Frist (z.B. 14 Tage) und berufen Sie sich ausdrücklich auf § 7 Abs. 4 BUrlG.
2. Gehaltsabrechnung prüfen: Kontrollieren Sie, inwiefern sämtliche relevanten Zulagen und Vergütungen berücksichtigt wurden.
3. Ausschlussfristen beachten: Viele Verträge enthalten Fristen von zwei bis drei Monaten. Wer zu lange wartet, riskiert den Verlust seines Anspruchs.
4. Rechtsberatung oder Betriebsrat einschalten: Bei Uneinigkeit sollten Arbeitnehmer juristische Beratung suchen oder Unterstützung durch den Betriebsrat nutzen.
5. Klage beim Arbeitsgericht: Wenn keine Einigung erzielt wird, bleibt der Weg über das Arbeitsgericht. Ansprüche auf Urlaubsabgeltung sind einklagbar und in der Regel gut durchsetzbar.

Können Arbeitnehmende auf ihre Urlaubsabgeltung verzichten?

Ein Verzicht auf die Urlaubsabgeltung ist in einem Arbeitsverhältnis ausgeschlossen. Nach dessen Beendigung kann er jedoch wirksam sein, etwa im Rahmen eines gerichtlichen Vergleichs oder einer einvernehmlichen Einigung mit dem Arbeitgebenden. Wichtig ist, dass dies ein freiwilliger Schritt ist und nicht erzwungen wird.

Ist die Urlaubsabgeltung steuerpflichtig?

Ja, denn die Auszahlung nicht genommener Urlaubstage wird nach § 19 EStG als Arbeitslohn behandelt. Sie zählt steuerlich zu den ”sonstigen Bezügen“ und unterliegt denselben Abzügen wie das reguläre Gehalt.

Welche Abgaben fallen bei der Urlaubsabgeltung an?

Von der Urlaubsabgeltung werden einbehalten:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer (sofern zutreffend)
• Solidaritätszuschlag
• Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

Damit unterscheidet sich die Urlaubsabgeltung deutlich von einer Abfindung, die unter bestimmten Umständen steuerlich begünstigt sein kann.

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Urlaubsabgeltung berechnen – Häufige Fragen und Antworten